Prośba o pliki zamiast załącznika e-mail

Problem z dokumentami przesyłanymi e-mailem

Kto potrzebuje dokumentów od innych, dostaje je zwykle e-mailem. Prowadzi to do znanych trudności: załączniki są za duże i nie docierają. Zdjęcia są w komunikatorach zmniejszane i wychodzą nieostre. Kilka plików przychodzi w kilku wiadomościach i na końcu i tak czegoś brakuje. A poufne dokumenty leżą potem w Państwa skrzynce w postaci niezaszyfrowanej.

Dla Państwa klientów jest to często równie uciążliwe. Muszą dowiedzieć się, jak wysyłać duże pliki, i trafiają na usługi, których nie znają i którym nie ufają.

Po Państwa stronie kosztuje to czas: zbierają Państwo załączniki z różnych wiadomości, dopytują o brakujące dokumenty i zapisują wszystko ręcznie. Im więcej klientów wysyła Państwu pliki, tym większy nakład pracy. Przy poufnych dokumentach dochodzi pytanie, jak długo leżą niezaszyfrowane w skrzynce i kto w zespole ma do nich dostęp.

Rozwiązanie: link do przesyłania

Zamiast czekać na wiadomość z załącznikami, wysyłają Państwo klientowi link. Klient otwiera go w przeglądarce, wybiera pliki lub je przeciąga i przesyła. Pliki trafiają bezpośrednio do Państwa, na Państwa konto Fairsend. Klient nie potrzebuje do tego konta ani programu.

Zaleta: to Państwo wyznaczają drogę. Pliki są szyfrowane w przeglądarce nadawcy, zanim zostaną przesłane, a Państwo otrzymują powiadomienie, gdy coś dotrze.

Także rozmiar przestaje być problemem. Zdjęcia, skany i filmy docierają w jakości, w jakiej klient je nagrał, a nie jako zmniejszona wersja z komunikatora. Kilka plików trafia razem do jednej sprawy zamiast rozproszyć się po wielu wiadomościach.

Krok po kroku: prośba o pliki w Fairsend

Ta funkcja jest dostępna w każdym koncie, także w planie bezpłatnym. Maksymalny rozmiar przesyłanych plików zależy od Państwa planu: do 5 GB w planie bezpłatnym, do 100 GB w planach płatnych.

• Proszę zalogować się w Fairsend i otworzyć „Prośba o pliki”.
• Proszę wpisać adres e-mail osoby, od której potrzebują Państwo plików, i krótko napisać, czego potrzebują.
• Proszę ustawić, jak długo link do przesyłania jest ważny, i w razie potrzeby zabezpieczyć go hasłem.
• Klient otrzymuje wiadomość z linkiem, otwiera go i przesyła pliki.
• Państwo otrzymują powiadomienie i pobierają pliki ze swojego konta.

Kiedy jest to szczególnie przydatne

Link do przesyłania jest praktyczny wszędzie tam, gdzie regularnie otrzymują Państwo dokumenty z zewnątrz:

• Doradztwo podatkowe i księgowość: rachunki, wyciągi z konta i dokumenty roczne od klientów.
• Kancelarie: umowy, korespondencja i zdjęcia dowodowe od mocodawców.
• Działy kadr: aplikacje i zaświadczenia, bez trafiania do ogólnej skrzynki.
• Pośrednicy ubezpieczeniowi i zarządcy nieruchomości: zdjęcia szkód, faktury i formularze.
• Agencje i drukarnie: dane do druku, logo i materiał źródłowy w pełnej jakości.
• Gabinety i poradnie: wyniki badań, wnioski i zaświadczenia od pacjentów lub klientów.

Stałe przyjmowanie: formularz na Państwa stronie

Jeśli nie chcą Państwo wysyłać osobnego linku przy każdej prośbie, mogą Państwo osadzić formularz przesyłania na swojej stronie. Dzięki Fairsend Secure Inbox klienci przesyłają pliki w dowolnym momencie przez Państwa stronę, a każde zgłoszenie trafia do skrzynki odbiorczej jako osobna sprawa. Państwo decydują, jakie dane są wymagane, i dopasowują formularz do swojego wyglądu.

Secure Inbox jest zawarta w planie Premium i wyższych. Pojedyncza prośba przez link działa w każdym koncie.

Wskazówki dla sprawnej prośby o pliki

• W prośbie proszę napisać, jakich dokumentów dokładnie potrzebują Państwo, na przykład „Zaświadczenie o dochodach 2025 i wyciągi z konta od stycznia do marca”.
• Proszę wybrać termin, który daje klientowi dość czasu, ale nie pozostaje otwarty niepotrzebnie długo.
• Proszę krótko zapowiedzieć wiadomość, aby link nie zginął w podejrzeniu o spam.
• Proszę szybko pobrać pliki i zapisać je we własnym systemie. Fairsend jest usługą przesyłania, nie archiwum.

Bezpieczeństwo dla obu stron

Link do przesyłania jest celowo ograniczony: pozwala tylko na przesyłanie do Państwa, nie na przeglądanie innych plików. Wygasa po wybranym przez Państwa terminie i potem niczego już nie przyjmuje. Dzięki hasłu mają Państwo pewność, że przesyłać może tylko właściwa osoba, nawet jeśli wiadomość zostanie przekazana dalej.

Dla klienta ta droga jest również bezpieczniejsza niż załącznik. Pliki są szyfrowane już w jego przeglądarce i nie pozostają potem w jego folderze „Wysłane”. Nie musi też sam szukać usługi, której powierzy swoje dokumenty.

Jak wyjaśnić to klientom

Wielu klientów nie zna jeszcze linków do przesyłania. Jedno zdanie w prośbie rozwiewa wątpliwości, na przykład: „Proszę przesłać dokumenty przez link w tej wiadomości. Nie potrzebują Państwo do tego konta, pliki są przesyłane w postaci zaszyfrowanej.” W razie potrzeby proszę podać numer telefonu do pytań.

Jeśli ustawiają Państwo hasło, proszę przekazać je klientowi telefonicznie lub SMS-em, nie w tej samej wiadomości. Przy powtarzalnych okazjach, na przykład miesięcznej księgowości, warto przyjąć stały schemat: ten sam termin, ten sam opis, to samo miejsce zapisu po otrzymaniu.

Krótkie podsumowanie

• Link do przesyłania oszczędza klientom szukania sposobu na przesłanie dużych lub poufnych plików.
• Pliki są szyfrowane w przeglądarce i trafiają bezpośrednio na Państwa konto.
• Nadawca nie potrzebuje konta ani programu.
• Do stałego przyjmowania plików przez własną stronę służy Secure Inbox od planu Premium.