Szyfrowane wysyłanie plików: na co zwrócić uwagę

Dlaczego zwykły e-mail nie wystarcza

Wiadomość e-mail jest dziś na drodze między serwerami pocztowymi zwykle chroniona szyfrowaniem transportu. Zapobiega to podsłuchaniu połączenia. Na samych serwerach wiadomości wraz z załącznikami leżą jednak zazwyczaj w postaci czytelnej: u Państwa dostawcy, u dostawcy odbiorcy i we wszystkich kopiach zapasowych. Kto uzyska dostęp do jednej z tych skrzynek, widzi wszystkie załączniki, często przez lata.

Dochodzi do tego, że wiadomości e-mail nie da się wycofać. Literówka w adresie i dokumenty trafiają do niewłaściwej skrzynki. Dla poufnych treści potrzebują Państwo więc czegoś więcej niż ochrony połączenia.

Przy danych osobowych dochodzi strona prawna. RODO wymaga odpowiednich środków technicznych chroniących dane i wymienia szyfrowanie wprost jako przykład. To, co jest odpowiednie w danym przypadku, zależy od rodzaju danych. W przypadku danych o zdrowiu, akt osobowych lub dokumentów finansowych wymagania są wyższe niż przy projekcie ulotki.

Szyfrowanie transportu i szyfrowanie plików

Przy wysyłaniu plików warto odróżniać dwa rodzaje szyfrowania:

• Szyfrowanie transportu (TLS, rozpoznawalne po „https”) chroni dane tylko w drodze. Do celu docierają w postaci odszyfrowanej.
• Szyfrowanie plików sprawia, że sam plik jest nieczytelny. Pozostaje zaszyfrowany także podczas przechowywania i dopiero dla uprawnionego odbiorcy znów staje się czytelny.

W przypadku poufnych dokumentów powinny występować oba. Fairsend stosuje oba: pliki są szyfrowane w przeglądarce algorytmem AES-256-GCM, zanim opuszczą Państwa urządzenie, a dodatkowo całe połączenie jest szyfrowane protokołem TLS. Na serwerach w Niemczech pliki są przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej. Klucz jest przechowywany oddzielnie, również w postaci zaszyfrowanej.

Popularne sposoby w skrócie

Istnieje kilka możliwości szyfrowanego wysyłania plików. Różnią się przede wszystkim tym, ile pracy wymagają od odbiorcy:

• Szyfrowane archiwum ZIP: programem do pakowania tworzą Państwo archiwum z hasłem i szyfrowaniem AES. Działa to dobrze, o ile odbiorca ma odpowiedni program, a hasło przekazują Państwo osobno. Proszę zwrócić uwagę na AES, starsze szyfrowanie ZIP uchodzi za słabe.
• Szyfrowanie poczty e-mail za pomocą certyfikatów lub par kluczy: bardzo bezpieczne, ale obie strony muszą mieć je skonfigurowane. Przy nowych kontaktach często na tym się kończy.
• Szyfrowane wysyłanie plików przez link: przesyłają Państwo plik, a odbiorca otwiera link w przeglądarce. Nie potrzebuje ani programu, ani konta.

W codziennej pracy z klientami, mocodawcami lub kandydatami link jest zwykle najpraktyczniejszym sposobem, ponieważ odbiorca nie musi niczego konfigurować.

Hasło i link wysyłać osobno

Hasło chroni przesyłkę tylko wtedy, gdy nie znajduje się w tej samej wiadomości co link. Proszę przekazać je drugą drogą: telefonicznie, SMS-em lub w rozmowie osobistej. Wtedy samo przechwycenie wiadomości lub jej przypadkowe przekazanie dalej nie wystarcza.

W Fairsend w planach płatnych zabezpieczają Państwo przesyłkę hasłem. Alternatywnie kod odbiorcy wymaga przy pobieraniu jednorazowego kodu, który trafia na adres odbiorcy. Otworzyć może ją wtedy tylko ten, kto ma dostęp do tej skrzynki, a hasła nie trzeba przekazywać.

Terminy, limity pobrań i usuwanie

Im krócej plik jest dostępny, tym mniejsze ryzyko. Dlatego proszę ustawić termin dopasowany do okoliczności, na przykład kilka dni na podpis. Liczbę pobrań proszę ograniczyć, gdy plik potrzebuje tylko jedna osoba, albo ustawić usunięcie przesyłki po pierwszym pobraniu.

Fairsend usuwa przesyłki po upływie terminu automatycznie i nieodwracalnie. Nie ma kosza ani przywracania. W planie bezpłatnym przesyłka pozostaje dostępna przez 7 dni i jest usuwana po pierwszym pobraniu.

Sprawdzenie, kto co otrzymał

Zwłaszcza przy ważnych dokumentach chcą Państwo wiedzieć, czy dotarły. Fairsend pokazuje dla każdej przesyłki status i powiadamia Państwa, gdy pliki zostaną pobrane. Przy rozpoczęciu pobierania zapisywane są czas, adres IP i odbiorca, a wraz z sumami kontrolnymi SHA-256 plików łączone w potwierdzenie doręczenia. Dzięki temu można później udokumentować, który plik został pobrany i kiedy.

W planach dla zespołów dochodzą dziennik audytu, zasada czterech oczu dla wrażliwych przesyłek oraz Geo-Lock dla pobierania.

Czego szyfrowanie nie zapewni

Szyfrowanie chroni pliki w drodze i na serwerze. Nie chroni przed wszystkimi zagrożeniami. Kto ma link i ewentualnie hasło, może otworzyć plik. Dlatego link należy wysyłać tylko na właściwy adres, a adresy sprawdzać przed wysłaniem, zwłaszcza przy podobnych nazwach.

Rolę odgrywają także urządzenia po obu stronach. Jeśli komputer jest zainfekowany złośliwym oprogramowaniem, nawet najlepsze szyfrowanie przy wysyłce niewiele pomoże. Proszę dbać o aktualność systemu operacyjnego i przeglądarki oraz nie zapisywać pobranych dokumentów w publicznych folderach. Po pobraniu plik leży u odbiorcy w postaci niezaszyfrowanej, a za dalsze przechowywanie odpowiada on sam.

Dla zespołów i wrażliwych obszarów

W kancelariach, gabinetach, działach kadr czy urzędach obowiązują często wewnętrzne zasady wysyłania. Pomocne są wtedy funkcje wykraczające poza pojedynczą wysyłkę: wspólne konto zespołu z rolami, dziennik audytu rejestrujący, kto, kiedy i co wysłał, oraz zasada czterech oczu, w której druga osoba zatwierdza przesyłkę. Jakie obowiązki dotyczą Państwa danych, najlepiej wyjaśnić z inspektorem ochrony danych.

Lista kontrolna dla poufnych plików

• Plik jest szyfrowany już przed przesłaniem, nie tylko w drodze.
• Odbiorca nie potrzebuje własnego programu ani konta.
• Hasło lub kod jednorazowy, hasło zawsze drugą drogą.
• Krótki termin i ograniczona liczba pobrań, potem automatyczne usunięcie.
• Potwierdzenie, kiedy który plik został pobrany.