Wysyłanie dużych plików bez limitu załącznika e-mail

Dlaczego duże załączniki tak często zawodzą

Większość dostawców poczty ogranicza rozmiar wiadomości do około 20 do 25 MB. Brzmi to jak dużo, ale często nie wystarcza nawet na kilka zdjęć w pełnej rozdzielczości albo dłuższą prezentację z filmami. Dochodzi do tego, że załączniki są przy wysyłce przekodowywane i stają się o około jedną trzecią większe. Plik o rozmiarze 18 MB może więc już przekraczać limit.

Nawet jeśli Państwa dostawca pozwala na duże wiadomości, ostatecznie decyduje skrzynka odbiorcy. Wiele firm ustala własne, często niższe limity. Wiadomość wraca wtedy z komunikatem o błędzie, czasem dopiero po kilku godzinach, albo po cichu ginie w filtrze.

Duże załączniki obciążają ponadto na stałe obie skrzynki. Pozostają w folderze „Wysłane”, w skrzynce odbiorczej i w każdej kopii zapasowej, nawet gdy nikt ich już nie potrzebuje.

Typowe obejścia i ich wady

Kto trafia na limit, sięga zwykle po jedno z tych rozwiązań:

• Podział pliku na części i rozesłanie ich w kilku wiadomościach: uciążliwe, podatne na błędy, a odbiorca musi wszystko ponownie złożyć.
• Silna kompresja lub obniżenie rozdzielczości: plik jest mniejszy, ale jakość spada. W przypadku danych do druku, planów lub danych źródłowych nie wchodzi to w grę.
• Udostępnienie folderu w chmurowym magazynie: działa, ale udostępnienie często pozostaje otwarte dłużej, niż trzeba, a porządkować trzeba samodzielnie.
• Pendrive lub dysk wysłany pocztą: nie ma limitów rozmiaru, ale jest powolne i bez dowodu, kto, kiedy i co otrzymał.

Wspólna cecha wszystkich tych rozwiązań: zabierają czas i nie dają pewności, czy plik dotarł.

Prostsza droga: link zamiast załącznika

W usłudze do wysyłania plików przesyłają Państwo plik raz, a odbiorcy wysyłają tylko link. Wiadomość pozostaje mała i dociera bez problemu, a odbiorca pobiera plik, gdy go potrzebuje. Rozmiar pliku nie ma już znaczenia dla wiadomości.

Ważne jest, co dzieje się z plikiem po przesłaniu. Proszę zadbać o to, aby był przechowywany w postaci zaszyfrowanej, automatycznie usuwany po ustalonym terminie i aby można było sprawdzić, czy został pobrany. W Fairsend jest to ustawione od początku.

Krok po kroku z Fairsend

Tak wysyłają Państwo duży plik, także bez konta:

• Proszę otworzyć fairsend.de i przeciągnąć pliki albo cały folder do pola przesyłania.
• Proszę wpisać adres e-mail odbiorcy albo wybrać „Utwórz link”, jeśli chcą Państwo przekazać link samodzielnie.
• Przy wysyłce e-mailem adres nadawcy potwierdza się jednorazowo kodem.
• Przeglądarka szyfruje pliki i przesyła je. Odbiorca otrzymuje wiadomość z linkiem do pobrania.
• Gdy pliki zostaną pobrane, widać to w przeglądzie przesyłek i przychodzi powiadomienie.

W planie bezpłatnym możliwe są pliki do 5 GB, a przesyłka pozostaje dostępna przez 7 dni. Plany płatne pozwalają na pliki do 100 GB, dłuższe terminy i wielu odbiorców. Do pojedynczej dużej wysyłki dostępna jest przepustka dobowa za 4,90 €, ważna 24 godz.

Gdy połączenie zostanie przerwane

Przy kilku gigabajtach przesyłanie trwa jakiś czas, zależnie od łącza od kilku minut do godziny lub dłużej. Dlatego Fairsend dzieli pliki na małe bloki i przesyła je kilkoma równoległymi połączeniami. Jeśli połączenie zostanie przerwane albo laptop przejdzie w stan uśpienia, przesyłanie zostanie wznowione od miejsca przerwania. Nie trzeba zaczynać od początku.

Kilka wskazówek przy bardzo dużych przesyłkach: w miarę możliwości proszę korzystać z kabla lub stabilnej sieci Wi-Fi, pozostawić okno przeglądarki otwarte i na czas przesyłania wyłączyć tryb oszczędzania energii. Wielu małych plików nie trzeba wcześniej pakować do archiwum ZIP, można przeciągnąć całe foldery.

Na co zwrócić uwagę przy poufnych treściach

Duże pliki to często także ważne pliki: umowy z załącznikami, dokumenty kadrowe, plany lub dane pacjentów. W takich przypadkach warto zastosować dodatkową ochronę. Przesyłkę można zabezpieczyć hasłem, które przekażą Państwo odbiorcy inną drogą, na przykład telefonicznie. Można ograniczyć liczbę pobrań i ustawić usunięcie przesyłki po pierwszym pobraniu.

W Fairsend pliki są szyfrowane algorytmem AES-256 już w przeglądarce, zanim zostaną przesłane. Na serwerach w Niemczech są przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej, a klucz jest przechowywany oddzielnie, również w postaci zaszyfrowanej. Po upływie terminu wszystko jest usuwane automatycznie i nieodwracalnie.

Wielu odbiorców, zespoły i regularne przesyłki

Często duży plik trafia nie tylko do jednej osoby. W planach płatnych wpisują Państwo kilku odbiorców w jednej przesyłce. Każdy otrzymuje własny link, a dla każdego z osobna widać, czy i kiedy pobrał pliki. Jest to praktyczne, gdy wysyłają Państwo dokumenty do całego zespołu projektowego lub do kilku uczestników sprawy.

Jeśli regularnie wysyłają Państwo pliki do tych samych kontaktów, warto dodać je do książki adresowej i rozpoczynać przesyłkę bezpośrednio z niej. W koncie zespołu wszyscy członkowie widzą wspólne przesyłki, a role określają, kto co może. Przypomnienia zwracają uwagę odbiorców na przesyłkę, której jeszcze nie pobrali, zanim upłynie termin.

Po czym poznać godną zaufania usługę

Wysyłając duże pliki, oddają Państwo swoje dane z rąk. Dlatego warto wcześniej sprawdzić, gdzie dostawca ma siedzibę i gdzie znajdują się serwery, czy pliki są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i usuwane po upływie terminu oraz czy usługa stosuje reklamy lub śledzenie. Dobrym znakiem są czytelna nota prawna i zrozumiała polityka prywatności. Firmy powinny dodatkowo sprawdzić, czy usługa oferuje funkcje dla zespołów, na przykład wspólne konta, role i dziennik przesyłek.

Fairsend to usługa z Niemiec. Serwery znajdują się w Niemczech, dane są przetwarzane zgodnie z RODO, a strony działają bez plików cookie śledzących oraz bez skryptów analitycznych i reklamowych.

Krótkie podsumowanie

• Załączniki e-mail są ograniczone do około 20 do 25 MB, u odbiorcy często jeszcze bardziej.
• Link do pobrania omija limit bez zmniejszania pliku.
• Proszę zwrócić uwagę na szyfrowanie, automatyczne usuwanie i potwierdzenie pobrania.
• Przy bardzo dużych plikach pomaga przesyłanie, które po przerwaniu jest kontynuowane.