Bestanden versleuteld versturen: waar het op aankomt

Waarom een gewone e-mail niet volstaat

Een e-mail is op weg tussen mailservers tegenwoordig meestal beschermd door transportversleuteling. Dat voorkomt dat iemand de verbinding kan meelezen. Op de servers zelf staan de berichten met hun bijlagen echter in de regel leesbaar: bij uw eigen aanbieder, bij de aanbieder van de ontvanger en in alle back-ups. Wie toegang krijgt tot een van deze mailboxen, ziet alle bijlagen, vaak jarenlang.

Daar komt bij dat een e-mail niet kan worden teruggehaald. Een typfout in het adres en de documenten staan in de verkeerde mailbox. Voor vertrouwelijke inhoud hebt u daarom meer nodig dan de bescherming van de verbinding.

Bij persoonsgegevens komt de juridische kant erbij. De AVG vereist passende technische maatregelen om gegevens te beschermen en noemt versleuteling daarbij uitdrukkelijk als voorbeeld. Wat in een concreet geval passend is, hangt af van de aard van de gegevens. Bij gezondheidsgegevens, personeelsdossiers of financiële documenten zijn de eisen hoger dan bij een ontwerp voor een folder.

Transportversleuteling en bestandsversleuteling

Bij het versturen van bestanden is het zinvol twee soorten versleuteling te onderscheiden:

• Transportversleuteling (TLS, herkenbaar aan „https”) beschermt de gegevens alleen onderweg. Op de bestemming komen ze ontsleuteld aan.
• Bestandsversleuteling maakt het bestand zelf onleesbaar. Het blijft versleuteld, ook als het is opgeslagen, en wordt pas voor de bevoegde ontvanger weer leesbaar.

Voor vertrouwelijke documenten moeten beide samenkomen. Fairsend gebruikt beide: de bestanden worden in uw browser met AES-256-GCM versleuteld voordat ze uw apparaat verlaten, en bovendien is de hele verbinding met TLS versleuteld. Op de servers in Duitsland staan de bestanden alleen versleuteld. De sleutel wordt apart en eveneens versleuteld opgeslagen.

De gangbare wegen in overzicht

Er zijn meerdere mogelijkheden om bestanden versleuteld te versturen. Ze verschillen vooral in hoeveel moeite het de ontvanger kost:

• Versleuteld ZIP-archief: met een inpakprogramma maakt u een archief met wachtwoord en AES-versleuteling. Dat werkt goed zolang de ontvanger een geschikt programma heeft en u het wachtwoord apart doorgeeft. Let op AES, de oudere ZIP-versleuteling geldt als zwak.
• E-mailversleuteling met certificaten of sleutelparen: zeer veilig, maar beide partijen moeten het hebben ingericht. Met nieuwe contacten stuit het daar vaak op.
• Versleuteld versturen van bestanden via een link: u uploadt het bestand, de ontvanger opent een link in de browser. Hij heeft geen programma en geen account nodig.

Voor de dagelijkse praktijk met klanten, cliënten of sollicitanten is de link meestal de praktischste weg, omdat de ontvanger niets hoeft in te richten.

Wachtwoord en link apart versturen

Een wachtwoord beschermt een zending alleen als het niet in hetzelfde bericht staat als de link. Deel het via een tweede weg: telefonisch, per sms of in een persoonlijk gesprek. Zo is het niet genoeg om alleen de e-mail te onderscheppen of per ongeluk door te sturen.

Bij Fairsend voorziet u een zending in de betaalde abonnementen van een wachtwoord. Als alternatief vraagt de e-mailcode bij het downloaden een eenmalige code aan, die naar het adres van de ontvanger gaat. Zo kan alleen openen wie toegang heeft tot die mailbox, en hoeft u geen wachtwoord door te geven.

Termijnen, downloadlimieten en verwijdering

Hoe korter een bestand beschikbaar is, hoe kleiner het risico. Stel daarom een termijn in die bij de aanleiding past, bijvoorbeeld enkele dagen voor een handtekening. Beperk het aantal downloads als slechts één persoon het bestand nodig heeft, of laat de zending na de eerste download verwijderen.

Fairsend verwijdert zendingen na afloop van de termijn automatisch en definitief. Een prullenbak of herstelfunctie is er niet. In het gratis abonnement blijft een zending 7 dagen beschikbaar en wordt ze na de eerste download verwijderd.

Nagaan wie wat heeft ontvangen

Juist bij belangrijke documenten wilt u weten of ze zijn aangekomen. Fairsend toont per zending de status en waarschuwt u zodra er is gedownload. Bij de start van een download worden tijdstip, IP-adres en ontvanger vastgelegd en samen met de SHA-256-controlesommen van de bestanden samengevoegd tot een bezorgbewijs. Zo kunt u later aantonen welk bestand wanneer is opgehaald.

In de abonnementen voor teams komen een auditlog, het vierogenprincipe voor gevoelige zendingen en een landenbeperking voor downloads erbij.

Wat versleuteling niet kan

Versleuteling beschermt bestanden onderweg en op de server. Ze beschermt niet tegen alle risico's. Wie de link en eventueel het wachtwoord heeft, kan het bestand openen. Stuur de link daarom alleen naar het juiste adres en controleer adressen vóór het verzenden, vooral bij namen die op elkaar lijken.

Ook de apparaten aan beide kanten spelen een rol. Als een computer met schadelijke software is besmet, helpt de beste versleuteling bij het verzenden weinig. Houd besturingssysteem en browser actueel en sla gedownloade documenten niet op in openbare mappen. Na de download staat het bestand onversleuteld bij de ontvanger, voor de verdere bewaring is hij zelf verantwoordelijk.

Voor teams en gevoelige sectoren

Bij advocatenkantoren, praktijken, personeelsafdelingen of overheden gelden vaak interne regels voor het versturen. Dan zijn functies nuttig die verder gaan dan de afzonderlijke verzending: een gedeeld teamaccount met rollen, een auditlog dat vastlegt wie wanneer wat heeft verzonden, en het vierogenprincipe, waarbij een tweede persoon een zending goedkeurt. Welke verplichtingen voor uw gegevens gelden, stemt u het best af met uw functionaris voor gegevensbescherming.

Checklist voor vertrouwelijke bestanden

• Het bestand wordt al vóór het uploaden versleuteld, niet alleen tijdens het transport.
• De ontvanger heeft geen eigen programma en geen account nodig.
• Wachtwoord of eenmalige code, het wachtwoord altijd via een tweede weg.
• Korte termijn en beperkte downloads, daarna automatische verwijdering.
• Een bewijs van wanneer welk bestand is opgehaald.