Αίτημα αρχείων αντί για συνημμένο email

Το πρόβλημα με τα έγγραφα μέσω email

Όποιος χρειάζεται έγγραφα από άλλους τα λαμβάνει συνήθως με email. Αυτό οδηγεί σε γνωστές δυσκολίες: τα συνημμένα είναι πολύ μεγάλα και δεν φτάνουν. Οι φωτογραφίες μικραίνουν στις εφαρμογές μηνυμάτων και είναι θολές. Πολλά αρχεία έρχονται σε πολλά email και στο τέλος κάτι λείπει. Και τα εμπιστευτικά έγγραφα βρίσκονται έπειτα αποκρυπτογραφημένα στο γραμματοκιβώτιό σας.

Για τους πελάτες σας είναι συχνά εξίσου κουραστικό. Πρέπει να βρουν πώς στέλνονται μεγάλα αρχεία και καταλήγουν σε υπηρεσίες που δεν γνωρίζουν και δεν εμπιστεύονται.

Από τη δική σας πλευρά κοστίζει χρόνο: συγκεντρώνετε συνημμένα από διάφορα email, ζητάτε ξανά όσα λείπουν και τα αποθηκεύετε όλα με το χέρι. Όσο περισσότεροι πελάτες σάς στέλνουν αρχεία, τόσο μεγαλώνει η προσπάθεια. Στα εμπιστευτικά έγγραφα προστίθεται το ερώτημα για πόσο διάστημα βρίσκονται αποκρυπτογραφημένα στο γραμματοκιβώτιο και ποιος στην ομάδα έχει πρόσβαση σε αυτά.

Η λύση: ένας σύνδεσμος μεταφόρτωσης

Αντί να περιμένετε ένα email με συνημμένα, στέλνετε στον πελάτη έναν σύνδεσμο. Τον ανοίγει στο πρόγραμμα περιήγησης, επιλέγει τα αρχεία ή τα σύρει και τα ανεβάζει. Τα αρχεία καταλήγουν απευθείας σε εσάς, στον λογαριασμό σας στο Fairsend. Ο πελάτης σας δεν χρειάζεται γι' αυτό λογαριασμό ούτε πρόγραμμα.

Το πλεονέκτημα: τον τρόπο τον καθορίζετε εσείς. Τα αρχεία κρυπτογραφούνται στο πρόγραμμα περιήγησης του αποστολέα πριν από τη μεταφόρτωση και λαμβάνετε ειδοποίηση μόλις φτάσει κάτι.

Ούτε το μέγεθος είναι πια θέμα. Φωτογραφίες, σαρώσεις και βίντεο φτάνουν στην ποιότητα που τα κατέγραψε ο πελάτης σας και όχι ως μικρότερη εκδοχή από εφαρμογή μηνυμάτων. Πολλά αρχεία συγκεντρώνονται σε μία υπόθεση αντί να είναι διασκορπισμένα σε πολλά email.

Βήμα προς βήμα: αίτημα αρχείων με το Fairsend

Η λειτουργία είναι διαθέσιμη σε κάθε λογαριασμό, και στο δωρεάν πρόγραμμα. Πόσο μεγάλα μπορούν να είναι τα αρχεία που ανεβάζονται εξαρτάται από το πρόγραμμά σας: έως 5 GB στο δωρεάν πρόγραμμα, έως 100 GB στα προγράμματα επί πληρωμή.

• Συνδεθείτε στο Fairsend και ανοίξτε το «Αίτημα αρχείων».
• Συμπληρώστε τη διεύθυνση email του ατόμου από το οποίο χρειάζεστε αρχεία και γράψτε σύντομα τι χρειάζεστε.
• Ορίστε για πόσο διάστημα ισχύει ο σύνδεσμος μεταφόρτωσης και προστατέψτε τον, αν χρειάζεται, με κωδικό πρόσβασης.
• Ο πελάτης σας λαμβάνει email με τον σύνδεσμο, τον ανοίγει και ανεβάζει τα αρχεία.
• Ειδοποιείστε και κατεβάζετε τα αρχεία από τον λογαριασμό σας.

Πότε αξίζει ιδιαίτερα

Ένας σύνδεσμος μεταφόρτωσης είναι πρακτικός παντού όπου λαμβάνετε τακτικά έγγραφα από έξω:

• Φοροτεχνικά γραφεία και λογιστική: παραστατικά, αντίγραφα κινήσεων λογαριασμού και ετήσια έγγραφα από πελάτες.
• Δικηγορικά γραφεία: συμβάσεις, αλληλογραφία και φωτογραφίες αποδεικτικών στοιχείων από εντολείς.
• Τμήματα προσωπικού: αιτήσεις και δικαιολογητικά, χωρίς να καταλήγουν στο κοινό γραμματοκιβώτιο.
• Ασφαλιστικοί διαμεσολαβητές και διαχειρίσεις ακινήτων: φωτογραφίες ζημιών, τιμολόγια και έντυπα.
• Γραφεία και τυπογραφεία: αρχεία εκτύπωσης, λογότυπα και ακατέργαστο υλικό σε πλήρη ποιότητα.
• Ιατρεία και υπηρεσίες συμβουλευτικής: ευρήματα, αιτήσεις και δικαιολογητικά από ασθενείς ή εξυπηρετούμενους.

Μόνιμη λήψη: η φόρμα στον ιστότοπό σας

Αν δεν θέλετε να στέλνετε ξεχωριστό σύνδεσμο για κάθε αίτημα, ενσωματώστε μια φόρμα μεταφόρτωσης στον ιστότοπό σας. Με το Fairsend Secure Inbox οι πελάτες ανεβάζουν τα αρχεία τους ανά πάσα στιγμή μέσω της σελίδας σας και κάθε υποβολή καταλήγει ως ξεχωριστή υπόθεση στα εισερχόμενά σας. Εσείς ορίζετε ποια στοιχεία ζητούνται και προσαρμόζετε τη φόρμα στην εμφάνισή σας.

Το Secure Inbox περιλαμβάνεται από το πρόγραμμα Premium. Το μεμονωμένο αίτημα με σύνδεσμο λειτουργεί σε κάθε λογαριασμό.

Συμβουλές για ένα ομαλό αίτημα

• Γράψτε στο αίτημα ποια ακριβώς έγγραφα χρειάζεστε, για παράδειγμα «Βεβαίωση αποδοχών 2025 και αντίγραφα κινήσεων λογαριασμού Ιανουαρίου έως Μαρτίου».
• Επιλέξτε προθεσμία που αφήνει αρκετό χρόνο στον πελάτη, αλλά δεν μένει ανοιχτή άσκοπα.
• Ανακοινώστε σύντομα το email, ώστε ο σύνδεσμος να μην χαθεί λόγω υποψίας για ανεπιθύμητη αλληλογραφία.
• Κατεβάστε τα αρχεία σύντομα και αποθηκεύστε τα στο δικό σας σύστημα. Το Fairsend είναι υπηρεσία μεταφοράς και όχι αρχείο.

Ασφάλεια και για τις δύο πλευρές

Ένας σύνδεσμος μεταφόρτωσης είναι σκόπιμα περιορισμένος: επιτρέπει μόνο τη μεταφόρτωση προς εσάς, όχι την προβολή άλλων αρχείων. Λήγει μετά την προθεσμία που επιλέξατε και έπειτα δεν δέχεται τίποτα. Με κωδικό πρόσβασης διασφαλίζετε ότι μόνο το πρόσωπο που εννοείτε μπορεί να ανεβάσει, ακόμη και αν το email προωθηθεί.

Για τον πελάτη σας ο τρόπος αυτός είναι επίσης ασφαλέστερος από ένα συνημμένο. Τα αρχεία κρυπτογραφούνται ήδη στο πρόγραμμα περιήγησής του και δεν μένουν έπειτα στα Απεσταλμένα του. Και δεν χρειάζεται να αναζητήσει μόνος του μια υπηρεσία στην οποία θα εμπιστευτεί τα έγγραφά του.

Πώς θα το εξηγήσετε στους πελάτες σας

Πολλοί πελάτες δεν γνωρίζουν ακόμη τους συνδέσμους μεταφόρτωσης. Μία φράση στο αίτημα άρει την αβεβαιότητα, για παράδειγμα: «Παρακαλούμε ανεβάστε τα έγγραφα μέσω του συνδέσμου σε αυτό το email. Δεν χρειάζεστε λογαριασμό, τα αρχεία μεταφέρονται κρυπτογραφημένα.» Αναφέρετε, αν χρειάζεται, έναν αριθμό τηλεφώνου για διευκρινίσεις.

Αν ορίσετε κωδικό πρόσβασης, γνωστοποιήστε τον στον πελάτη τηλεφωνικά ή με SMS, όχι στο ίδιο email. Για επαναλαμβανόμενες περιπτώσεις, όπως η μηνιαία λογιστική, αξίζει μια σταθερή διαδικασία: ίδια προθεσμία, ίδια περιγραφή, ίδια αποθήκευση μετά την παραλαβή.

Συνοπτικά

• Ένας σύνδεσμος μεταφόρτωσης γλιτώνει τους πελάτες σας από την αναζήτηση τρόπου για μεγάλα ή εμπιστευτικά αρχεία.
• Τα αρχεία κρυπτογραφούνται στο πρόγραμμα περιήγησης και καταλήγουν απευθείας στον λογαριασμό σας.
• Ο αποστολέας δεν χρειάζεται λογαριασμό ούτε πρόγραμμα.
• Για μόνιμη λήψη μέσω του δικού σας ιστότοπου υπάρχει το Secure Inbox από το Premium.