Αποστολή μεγάλων αρχείων: πώς γίνεται χωρίς όριο email

Γιατί αποτυγχάνουν συχνά τα μεγάλα συνημμένα

Οι περισσότεροι πάροχοι email περιορίζουν το μέγεθος ενός μηνύματος σε περίπου 20 έως 25 MB. Αυτό ακούγεται πολύ, αλλά συχνά δεν αρκεί ούτε για λίγες φωτογραφίες σε πλήρη ανάλυση ή για μια μεγαλύτερη παρουσίαση με βίντεο. Επιπλέον, τα συνημμένα κωδικοποιούνται εκ νέου για την αποστολή και γίνονται περίπου κατά ένα τρίτο μεγαλύτερα. Ένα αρχείο 18 MB μπορεί έτσι να ξεπεράσει ήδη το όριο.

Ακόμη και αν ο δικός σας πάροχος επιτρέπει μεγάλα μηνύματα, τον τελευταίο λόγο τον έχει το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη. Πολλές επιχειρήσεις ορίζουν δικά τους, συχνά χαμηλότερα όρια. Το μήνυμα επιστρέφει τότε ως σφάλμα, μερικές φορές ώρες αργότερα, ή χάνεται αθόρυβα σε κάποιο φίλτρο.

Τα μεγάλα συνημμένα επιβαρύνουν επίσης μόνιμα και τα δύο γραμματοκιβώτια. Μένουν στα Απεσταλμένα, στα Εισερχόμενα και σε κάθε αντίγραφο ασφαλείας, ακόμη και όταν κανείς δεν τα χρειάζεται πια.

Οι συνηθισμένες λύσεις και τα προβλήματά τους

Όποιος φτάνει στο όριο καταφεύγει συνήθως σε μία από αυτές τις λύσεις:

• Διαίρεση του αρχείου σε πολλά μέρη και αποστολή με πολλά email: κουραστικό, επιρρεπές σε λάθη, και ο παραλήπτης πρέπει να τα συναρμολογήσει ξανά.
• Ισχυρή συμπίεση ή μείωση της ανάλυσης: το αρχείο μικραίνει, αλλά χάνεται ποιότητα. Για αρχεία εκτύπωσης, σχέδια ή ακατέργαστα δεδομένα αυτό δεν είναι επιλογή.
• Κοινοποίηση φακέλου σε αποθηκευτικό χώρο cloud: λειτουργεί, αλλά η κοινοποίηση μένει συχνά ανοιχτή περισσότερο απ' όσο χρειάζεται και πρέπει αργότερα να την καθαρίσετε μόνοι σας.
• USB ή σκληρός δίσκος με το ταχυδρομείο: δεν έχει όρια μεγέθους, αλλά είναι αργό και δεν υπάρχει απόδειξη για το ποιος έλαβε τι και πότε.

Κοινό χαρακτηριστικό όλων: κοστίζουν χρόνο και αφήνουν ανοιχτό αν το αρχείο έφτασε.

Ο πιο απλός τρόπος: σύνδεσμος αντί για συνημμένο

Με μια υπηρεσία αποστολής αρχείων ανεβάζετε το αρχείο μία φορά και στέλνετε στον παραλήπτη μόνο έναν σύνδεσμο. Το email παραμένει μικρό και φτάνει με ασφάλεια, ενώ ο παραλήπτης κατεβάζει το αρχείο όταν το χρειάζεται. Το μέγεθος του αρχείου δεν παίζει πια ρόλο για το email.

Σημασία έχει τι γίνεται με το αρχείο μετά τη μεταφόρτωση. Φροντίστε να αποθηκεύεται κρυπτογραφημένο, να διαγράφεται αυτόματα μετά από ορισμένη προθεσμία και να μπορείτε να δείτε αν έγινε λήψη. Στο Fairsend αυτά ισχύουν εξαρχής.

Βήμα προς βήμα με το Fairsend

Έτσι στέλνετε ένα μεγάλο αρχείο, ακόμη και χωρίς λογαριασμό:

• Ανοίξτε το fairsend.de και σύρετε τα αρχεία ή έναν ολόκληρο φάκελο στο πεδίο μεταφόρτωσης.
• Συμπληρώστε τη διεύθυνση email του παραλήπτη ή επιλέξτε «Δημιουργία συνδέσμου», αν θέλετε να δώσετε εσείς τον σύνδεσμο.
• Για αποστολή με email επιβεβαιώνετε μία φορά τη διεύθυνση του αποστολέα με έναν κωδικό.
• Το πρόγραμμα περιήγησής σας κρυπτογραφεί τα αρχεία και τα μεταφορτώνει. Ο παραλήπτης λαμβάνει email με τον σύνδεσμο λήψης.
• Μόλις γίνει λήψη, το βλέπετε στην επισκόπηση αποστολών και λαμβάνετε ειδοποίηση.

Στο δωρεάν πρόγραμμα επιτρέπονται αρχεία έως 5 GB και η αποστολή παραμένει διαθέσιμη για 7 ημέρες. Τα προγράμματα επί πληρωμή επιτρέπουν αρχεία έως 100 GB, μεγαλύτερες προθεσμίες και περισσότερους παραλήπτες. Για μία μεγάλη αποστολή υπάρχει το Ημερήσιο πάσο στην τιμή των 4,90 €, με διάρκεια 24 ωρών.

Όταν διακόπτεται η σύνδεση

Όταν πρόκειται για αρκετά gigabyte, η μεταφόρτωση διαρκεί κάποιο χρόνο, από λίγα λεπτά έως μία ώρα και περισσότερο, ανάλογα με τη γραμμή. Γι' αυτό το Fairsend χωρίζει τα αρχεία σε μικρά τμήματα και τα μεταφέρει μέσω πολλών παράλληλων συνδέσεων. Αν διακοπεί η σύνδεση ή ο φορητός υπολογιστής μπει σε αναστολή, η μεταφόρτωση συνεχίζεται από το σημείο που σταμάτησε. Δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε από την αρχή.

Μερικές συμβουλές για πολύ μεγάλες αποστολές: χρησιμοποιήστε, αν γίνεται, καλώδιο ή σταθερό WiFi, αφήστε ανοιχτό το παράθυρο του προγράμματος περιήγησης και απενεργοποιήστε τη λειτουργία εξοικονόμησης ενέργειας για όσο διαρκεί η μεταφόρτωση. Πολλά μικρά αρχεία δεν χρειάζεται να τα συσκευάσετε πρώτα σε ZIP, μπορείτε να σύρετε ολόκληρους φακέλους.

Τι να προσέχετε στο εμπιστευτικό περιεχόμενο

Τα μεγάλα αρχεία είναι συχνά και σημαντικά αρχεία: συμβάσεις με παραρτήματα, έγγραφα προσωπικού, σχέδια ή δεδομένα ασθενών. Για τέτοιο περιεχόμενο αξίζει μια πρόσθετη προστασία. Μπορείτε να προστατεύσετε μια αποστολή με κωδικό πρόσβασης, τον οποίο γνωστοποιείτε στον παραλήπτη με άλλο τρόπο, για παράδειγμα τηλεφωνικά. Μπορείτε να περιορίσετε τον αριθμό των λήψεων και να διαγράφεται η αποστολή μετά την πρώτη λήψη.

Στο Fairsend τα αρχεία κρυπτογραφούνται με AES-256 ήδη στο πρόγραμμα περιήγησής σας, πριν από τη μεταφόρτωση. Στους διακομιστές στη Γερμανία βρίσκονται μόνο κρυπτογραφημένα, ενώ το κλειδί αποθηκεύεται ξεχωριστά και επίσης κρυπτογραφημένο. Μετά τη λήξη της προθεσμίας όλα διαγράφονται αυτόματα και αμετάκλητα.

Πολλοί παραλήπτες, ομάδες και επαναλαμβανόμενες αποστολές

Συχνά ένα μεγάλο αρχείο δεν πηγαίνει μόνο σε ένα άτομο. Στα προγράμματα επί πληρωμή καταχωρίζετε πολλούς παραλήπτες σε μία αποστολή. Ο καθένας λαμβάνει τον δικό του σύνδεσμο και βλέπετε χωριστά για τον καθένα αν και πότε έκανε λήψη. Αυτό είναι πρακτικό όταν στέλνετε έγγραφα σε μια ολόκληρη ομάδα έργου ή σε περισσότερα εμπλεκόμενα μέρη μιας υπόθεσης.

Αν στέλνετε τακτικά στις ίδιες επαφές, δημιουργήστε τις στο Βιβλίο διευθύνσεων και ξεκινήστε την αποστολή απευθείας από εκεί. Σε έναν λογαριασμό Team όλα τα μέλη βλέπουν τις κοινές αποστολές και οι ρόλοι καθορίζουν ποιος μπορεί να κάνει τι. Οι υπενθυμίσεις επισημαίνουν στους παραλήπτες μια αποστολή που δεν έχουν παραλάβει ακόμη, πριν λήξει η προθεσμία.

Πώς αναγνωρίζετε μια αξιόπιστη υπηρεσία

Όταν στέλνετε μεγάλα αρχεία, δίνετε τα δεδομένα σας σε τρίτους. Ελέγξτε λοιπόν εκ των προτέρων πού εδρεύει ο πάροχος και πού βρίσκονται οι διακομιστές, αν τα αρχεία αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα και διαγράφονται μετά από ορισμένη προθεσμία, και αν η υπηρεσία χρησιμοποιεί διαφημίσεις ή παρακολούθηση. Καλά σημάδια είναι ένα σαφές νομικό σημείωμα και μια κατανοητή πολιτική απορρήτου. Για τις επιχειρήσεις προστίθεται το ερώτημα αν η υπηρεσία προσφέρει λειτουργίες για ομάδες, όπως κοινούς λογαριασμούς, ρόλους και αρχείο καταγραφής των αποστολών.

Το Fairsend είναι υπηρεσία από τη Γερμανία. Οι διακομιστές βρίσκονται στη Γερμανία, τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ και οι σελίδες λειτουργούν χωρίς cookies παρακολούθησης, σενάρια ανάλυσης ή διαφήμισης.

Συνοπτικά

• Τα συνημμένα email περιορίζονται σε περίπου 20 έως 25 MB, και στον παραλήπτη συχνά σε ακόμη λιγότερο.
• Ένας σύνδεσμος λήψης παρακάμπτει το όριο χωρίς να μικρύνει το αρχείο.
• Προσέξτε την κρυπτογράφηση, την αυτόματη διαγραφή και μια απόδειξη για τη λήψη.
• Για πολύ μεγάλα αρχεία βοηθά μια μεταφόρτωση που συνεχίζεται μετά από διακοπές.