Κρυπτογραφημένη αποστολή αρχείων: τι έχει σημασία

Γιατί ένα απλό email δεν αρκεί

Ένα email προστατεύεται σήμερα συνήθως με κρυπτογράφηση μεταφοράς στη διαδρομή μεταξύ των διακομιστών αλληλογραφίας. Αυτό εμποδίζει κάποιον να παρακολουθεί τη σύνδεση. Στους ίδιους τους διακομιστές όμως τα μηνύματα με τα συνημμένα τους βρίσκονται κατά κανόνα σε αναγνώσιμη μορφή: στον δικό σας πάροχο, στον πάροχο του παραλήπτη και σε όλα τα αντίγραφα ασφαλείας. Όποιος αποκτήσει πρόσβαση σε ένα από αυτά τα γραμματοκιβώτια βλέπει όλα τα συνημμένα, συχνά για χρόνια.

Επιπλέον, ένα email δεν μπορεί να ανακληθεί. Ένα τυπογραφικό λάθος στη διεύθυνση και τα έγγραφα βρίσκονται σε λάθος γραμματοκιβώτιο. Για εμπιστευτικό περιεχόμενο χρειάζεστε λοιπόν περισσότερα από την προστασία της σύνδεσης.

Στα προσωπικά δεδομένα προστίθεται η νομική πλευρά. Ο ΓΚΠΔ απαιτεί κατάλληλα τεχνικά μέτρα για την προστασία των δεδομένων και αναφέρει ρητά την κρυπτογράφηση ως παράδειγμα. Τι είναι κατάλληλο σε κάθε περίπτωση εξαρτάται από το είδος των δεδομένων. Για δεδομένα υγείας, φακέλους προσωπικού ή οικονομικά έγγραφα οι απαιτήσεις είναι υψηλότερες απ' ό,τι για ένα προσχέδιο φυλλαδίου.

Κρυπτογράφηση μεταφοράς και κρυπτογράφηση αρχείου

Στην αποστολή αρχείων αξίζει να ξεχωρίζετε δύο είδη κρυπτογράφησης:

• Η κρυπτογράφηση μεταφοράς (TLS, αναγνωρίσιμη από το «https») προστατεύει τα δεδομένα μόνο στη διαδρομή. Στον προορισμό φτάνουν αποκρυπτογραφημένα.
• Η κρυπτογράφηση αρχείου κάνει το ίδιο το αρχείο μη αναγνώσιμο. Παραμένει κρυπτογραφημένο ακόμη και όταν αποθηκεύεται και γίνεται ξανά αναγνώσιμο μόνο για τον εξουσιοδοτημένο παραλήπτη.

Για εμπιστευτικά έγγραφα πρέπει να συνδυάζονται και τα δύο. Το Fairsend χρησιμοποιεί και τα δύο: τα αρχεία κρυπτογραφούνται στο πρόγραμμα περιήγησής σας με AES-256-GCM πριν φύγουν από τη συσκευή σας και επιπλέον ολόκληρη η σύνδεση είναι κρυπτογραφημένη με TLS. Στους διακομιστές στη Γερμανία τα αρχεία βρίσκονται μόνο κρυπτογραφημένα. Το κλειδί αποθηκεύεται ξεχωριστά και επίσης κρυπτογραφημένο.

Οι συνήθεις τρόποι με μια ματιά

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να στείλετε αρχεία κρυπτογραφημένα. Διαφέρουν κυρίως ως προς την προσπάθεια που απαιτείται από τον παραλήπτη:

• Κρυπτογραφημένο αρχείο ZIP: με ένα πρόγραμμα συμπίεσης δημιουργείτε αρχείο με κωδικό πρόσβασης και κρυπτογράφηση AES. Λειτουργεί καλά εφόσον ο παραλήπτης έχει κατάλληλο πρόγραμμα και του στέλνετε τον κωδικό χωριστά. Προσέξτε το AES, η παλαιότερη κρυπτογράφηση ZIP θεωρείται αδύναμη.
• Κρυπτογράφηση email με πιστοποιητικά ή ζεύγη κλειδιών: πολύ ασφαλής, αλλά και οι δύο πλευρές πρέπει να την έχουν ρυθμίσει. Με νέες επαφές αυτό συχνά αποτυγχάνει.
• Κρυπτογραφημένη αποστολή αρχείων με σύνδεσμο: ανεβάζετε το αρχείο και ο παραλήπτης ανοίγει έναν σύνδεσμο στο πρόγραμμα περιήγησης. Δεν χρειάζεται ούτε πρόγραμμα ούτε λογαριασμό.

Για την καθημερινότητα με πελάτες, εντολείς ή υποψήφιους, ο σύνδεσμος είναι συνήθως ο πιο πρακτικός τρόπος, επειδή ο παραλήπτης δεν χρειάζεται να ρυθμίσει τίποτα.

Αποστολή κωδικού και συνδέσμου ξεχωριστά

Ένας κωδικός πρόσβασης προστατεύει μια αποστολή μόνο όταν δεν βρίσκεται στο ίδιο μήνυμα με τον σύνδεσμο. Γνωστοποιήστε τον με δεύτερο τρόπο: τηλεφωνικά, με SMS ή σε προσωπική συζήτηση. Έτσι δεν αρκεί η υποκλοπή ή η κατά λάθος προώθηση μόνο του email.

Στο Fairsend προστατεύετε μια αποστολή με κωδικό πρόσβασης στα προγράμματα επί πληρωμή. Εναλλακτικά, ο κωδικός email ζητά στη λήψη έναν κωδικό μίας χρήσης που πηγαίνει στη διεύθυνση του παραλήπτη. Έτσι μπορεί να ανοίξει μόνο όποιος έχει πρόσβαση σε αυτό το γραμματοκιβώτιο και δεν χρειάζεται να δώσετε κωδικό πρόσβασης.

Προθεσμίες, όρια λήψεων και διαγραφή

Όσο μικρότερο είναι το διάστημα που ένα αρχείο είναι διαθέσιμο, τόσο μικρότερος είναι ο κίνδυνος. Ορίστε λοιπόν προθεσμία που ταιριάζει στην περίσταση, για παράδειγμα λίγες ημέρες για μια υπογραφή. Περιορίστε τον αριθμό των λήψεων όταν το αρχείο χρειάζεται μόνο ένα άτομο ή ορίστε να διαγράφεται η αποστολή μετά την πρώτη λήψη.

Το Fairsend διαγράφει τις αποστολές αυτόματα και αμετάκλητα μετά τη λήξη της προθεσμίας. Δεν υπάρχει κάδος ανακύκλωσης ούτε επαναφορά. Στο δωρεάν πρόγραμμα μια αποστολή παραμένει διαθέσιμη για 7 ημέρες και διαγράφεται μετά την πρώτη λήψη.

Παρακολούθηση του ποιος έλαβε τι

Ειδικά στα σημαντικά έγγραφα θέλετε να ξέρετε αν έφτασαν. Το Fairsend εμφανίζει για κάθε αποστολή την κατάσταση και σας ειδοποιεί μόλις γίνει λήψη. Κατά την έναρξη μιας λήψης καταγράφονται η χρονική στιγμή, η διεύθυνση IP και ο παραλήπτης και συνοψίζονται με τα αθροίσματα ελέγχου SHA-256 των αρχείων σε ένα Αποδεικτικό παράδοσης. Έτσι μπορείτε αργότερα να αποδείξετε ποιο αρχείο ελήφθη και πότε.

Στα προγράμματα για ομάδες προστίθενται αρχείο καταγραφής, η αρχή των τεσσάρων ματιών για ευαίσθητες αποστολές και γεωγραφικός περιορισμός για τις λήψεις.

Τι δεν μπορεί να προσφέρει η κρυπτογράφηση

Η κρυπτογράφηση προστατεύει τα αρχεία στη διαδρομή και στον διακομιστή. Δεν προστατεύει από όλους τους κινδύνους. Όποιος έχει τον σύνδεσμο και, ενδεχομένως, τον κωδικό μπορεί να ανοίξει το αρχείο. Στέλνετε λοιπόν τον σύνδεσμο μόνο στη σωστή διεύθυνση και ελέγχετε τις διευθύνσεις πριν από την αποστολή, ιδίως σε ονόματα που μοιάζουν.

Σημασία έχουν και οι συσκευές και των δύο πλευρών. Αν ένας υπολογιστής έχει μολυνθεί από κακόβουλο λογισμικό, η καλύτερη κρυπτογράφηση στην αποστολή βοηθά ελάχιστα. Κρατήστε ενημερωμένο το λειτουργικό σύστημα και το πρόγραμμα περιήγησης και μην αποθηκεύετε τα έγγραφα που κατεβάσατε σε δημόσιους φακέλους. Μετά τη λήψη το αρχείο βρίσκεται αποκρυπτογραφημένο στον παραλήπτη, και για την περαιτέρω φύλαξή του ευθύνεται ο ίδιος.

Για ομάδες και ευαίσθητους τομείς

Σε δικηγορικά γραφεία, ιατρεία, τμήματα προσωπικού ή δημόσιες υπηρεσίες ισχύουν συχνά εσωτερικοί κανόνες για την αποστολή. Χρήσιμες είναι τότε λειτουργίες που υπερβαίνουν τη μεμονωμένη αποστολή: ένας κοινός λογαριασμός Team με ρόλους, ένα αρχείο καταγραφής που καταγράφει ποιος έστειλε τι και πότε, και η αρχή των τεσσάρων ματιών, όπου ένα δεύτερο πρόσωπο εγκρίνει μια αποστολή. Ποιες υποχρεώσεις ισχύουν για τα δεδομένα σας, το διευκρινίζετε καλύτερα με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων σας.

Λίστα ελέγχου για εμπιστευτικά αρχεία

• Το αρχείο κρυπτογραφείται ήδη πριν από τη μεταφόρτωση, όχι μόνο στη διαδρομή.
• Ο παραλήπτης δεν χρειάζεται δικό του πρόγραμμα ούτε λογαριασμό.
• Κωδικός πρόσβασης ή κωδικός μίας χρήσης, με τον κωδικό πρόσβασης πάντα με δεύτερο τρόπο.
• Σύντομη προθεσμία και περιορισμένες λήψεις, μετά αυτόματη διαγραφή.
• Μια απόδειξη για το πότε ελήφθη κάθε αρχείο.