Tiedostojen pyytäminen sähköpostiliitteen sijaan

Ongelma asiakirjoissa sähköpostitse

Kun tarvitset asiakirjoja muilta, saat ne yleensä sähköpostilla. Siitä seuraa tuttuja vaikeuksia: liitteet ovat liian suuria eivätkä tule perille. Valokuvat pienenevät pikaviestimissä ja ovat epätarkkoja. Useat tiedostot tulevat usealla viestillä, ja lopulta jotain puuttuu silti. Ja luottamukselliset asiakirjat jäävät sen jälkeen salaamattomina postilaatikkoosi.

Asiakkaillesi se on usein yhtä vaivalloista. Heidän pitää selvittää, miten suuria tiedostoja lähetetään, ja he päätyvät palveluihin, joita he eivät tunne ja joihin eivät luota.

Sinun puolellasi se vie aikaa: etsit liitteitä eri viesteistä, kysyt puuttuvia asiakirjoja ja tallennat kaiken käsin. Mitä useampi asiakas lähettää sinulle tiedostoja, sitä suuremmaksi työ kasvaa. Luottamuksellisissa asiakirjoissa tulee lisäksi kysymys, kuinka kauan ne ovat salaamattomina postilaatikossa ja kenellä tiimissä on pääsy niihin.

Ratkaisu: latauslinkki

Sen sijaan että odottaisit viestiä liitteineen, lähetät asiakkaallesi linkin. Hän avaa sen selaimessa, valitsee tiedostot tai vetää ne sinne ja lataa ne. Tiedostot päätyvät suoraan sinulle, Fairsend-tilillesi. Asiakkaasi ei tarvitse siihen tiliä eikä ohjelmaa.

Etu: sinä määrität reitin. Tiedostot salataan lähettäjän selaimessa ennen latausta, ja saat ilmoituksen heti, kun jotain on tullut perille.

Myöskään koko ei ole enää ongelma. Valokuvat, skannaukset ja videot saapuvat sillä laadulla, jolla asiakkaasi on ne tallentanut, eikä pikaviestimen pienennettynä versiona. Useat tiedostot päätyvät yhteen asiaan sen sijaan, että ne olisivat hajallaan monessa viestissä.

Vaihe vaiheelta: tiedostojen pyytäminen Fairsendillä

Toiminto on käytettävissä jokaisessa tilissä, myös ilmaispaketissa. Ladattavien tiedostojen sallittu koko riippuu paketistasi: enintään 5 GB ilmaispaketissa, enintään 100 GB maksullisissa paketeissa.

• Kirjaudu Fairsendiin ja avaa ”Pyydä tiedostoja”.
• Kirjoita sen henkilön sähköpostiosoite, jolta tarvitset tiedostoja, ja kerro lyhyesti, mitä tarvitset.
• Määritä, kuinka kauan latauslinkki on voimassa, ja suojaa se tarvittaessa salasanalla.
• Asiakkaasi saa sähköpostiviestin, jossa on linkki, avaa sen ja lataa tiedostot.
• Saat ilmoituksen ja lataat tiedostot tililtäsi.

Milloin siitä on erityisesti hyötyä

Latauslinkki on kätevä kaikkialla, missä saat säännöllisesti asiakirjoja ulkopuolelta:

• Veroneuvonta ja kirjanpito: tositteet, tiliotteet ja tilinpäätösasiakirjat asiakkailta.
• Asianajotoimistot: sopimukset, kirjeenvaihto ja todistuskuvat päämiehiltä.
• Henkilöstöosastot: hakemukset ja todistukset ilman, että ne päätyvät yleiseen postilaatikkoon.
• Vakuutusvälittäjät ja isännöitsijät: vahinkokuvat, laskut ja lomakkeet.
• Mainostoimistot ja painotalot: painotiedostot, logot ja raakamateriaali täydellä laadulla.
• Vastaanotot ja neuvontapalvelut: löydökset, hakemukset ja todistukset potilailta tai asiakkailta.

Pysyvä vastaanotto: lomake verkkosivustollasi

Jos et halua lähettää jokaiseen pyyntöön omaa linkkiä, upota latauslomake verkkosivustollesi. Fairsend Secure Inboxilla asiakkaat lataavat tiedostonsa milloin tahansa sivusi kautta, ja jokainen lähetys päätyy omana asianaan saapuneisiisi. Määrität, mitä tietoja kysytään, ja mukautat lomakkeen ulkoasun omaksesi.

Secure Inbox sisältyy Premium-paketista alkaen. Yksittäinen pyyntö linkillä toimii jokaisessa tilissä.

Vinkkejä sujuvaan pyyntöön

• Kirjoita pyyntöön, mitä asiakirjoja tarkalleen tarvitset, esimerkiksi ”Palkkatodistus 2025 ja tiliotteet tammi–maaliskuulta”.
• Valitse määräaika, joka antaa asiakkaalle riittävästi aikaa mutta ei jää turhan pitkäksi aikaa auki.
• Ilmoita viestistä lyhyesti etukäteen, jotta linkki ei huku roskapostiepäilyyn.
• Lataa tiedostot ajoissa ja tallenna ne omaan järjestelmääsi. Fairsend on siirtopalvelu eikä arkisto.

Turvaa molemmille osapuolille

Latauslinkki on tarkoituksella rajattu: se sallii vain lataamisen sinulle, ei muiden tiedostojen katselua. Se vanhenee valitsemasi määräajan jälkeen, minkä jälkeen se ei ota enää mitään vastaan. Salasanalla varmistat, että vain tarkoitettu henkilö voi ladata, vaikka viesti välitettäisiin eteenpäin.

Asiakkaallesikin tämä tapa on turvallisempi kuin liite. Tiedostot salataan jo hänen selaimessaan, eivätkä ne jää hänen Lähetetyt-kansioonsa. Eikä hänen tarvitse etsiä itse palvelua, jolle uskoa asiakirjansa.

Näin selität sen asiakkaillesi

Monet asiakkaat eivät vielä tunne latauslinkkejä. Yksi lause pyynnössä poistaa epävarmuuden, esimerkiksi: ”Lataa asiakirjat tämän viestin linkin kautta. Et tarvitse siihen tiliä, tiedostot siirretään salattuina.” Mainitse tarvittaessa puhelinnumero lisäkysymyksiä varten.

Jos asetat salasanan, kerro se asiakkaalle puhelimessa tai tekstiviestillä, älä samassa viestissä. Toistuvissa tilanteissa, kuten kuukausittaisessa kirjanpidossa, kannattaa sopia kiinteä toimintatapa: sama määräaika, sama kuvaus, sama tallennuspaikka vastaanoton jälkeen.

Lyhyesti

• Latauslinkki säästää asiakkaitasi etsimästä tapaa suurille tai luottamuksellisille tiedostoille.
• Tiedostot salataan selaimessa ja päätyvät suoraan tilillesi.
• Lähettäjä ei tarvitse tiliä eikä ohjelmaa.
• Pysyvään vastaanottoon omalla verkkosivustolla on Secure Inbox Premiumista alkaen.