Suurten tiedostojen lähettäminen: näin se onnistuu ilman sähköpostin kokorajaa

Miksi suuret liitteet epäonnistuvat niin usein

Useimmat sähköpostipalvelut rajoittavat viestin koon noin 20–25 megatavuun. Se kuulostaa paljolta, mutta ei riitä usein edes muutamalle täysikokoiselle valokuvalle tai pidemmälle esitykselle, jossa on videoita. Lisäksi liitteet koodataan lähetystä varten uudelleen, jolloin ne kasvavat noin kolmanneksen. Jo 18 megatavun tiedosto voi siksi ylittää rajan.

Vaikka oma palveluntarjoajasi sallisi suuria viestejä, viime kädessä ratkaisee vastaanottajan postilaatikko. Monet yritykset asettavat omia, usein matalampia rajoja. Viesti palaa silloin virheilmoituksena, joskus vasta tuntien kuluttua, tai katoaa hiljaa suodattimeen.

Suuret liitteet kuormittavat lisäksi pysyvästi molempia postilaatikoita. Ne pysyvät Lähetetyt-kansiossa, saapuneissa ja kaikissa varmuuskopioissa, vaikka kukaan ei olisi tarvinnut niitä enää pitkään aikaan.

Tavalliset kiertotiet ja niiden ongelmat

Kun raja tulee vastaan, turvaudutaan yleensä johonkin näistä:

• Tiedoston jakaminen useaan osaan ja lähettäminen usealla viestillä: työlästä ja virhealtista, ja vastaanottajan täytyy koota kaikki takaisin yhteen.
• Voimakas pakkaaminen tai tarkkuuden pienentäminen: tiedosto pienenee, mutta laatu kärsii. Painotiedostoissa, piirustuksissa ja raakadatassa se ei ole vaihtoehto.
• Kansion jakaminen pilvitallennustilassa: toimii, mutta jako jää usein auki tarpeettoman pitkäksi aikaa, ja siivoaminen jää sinulle.
• USB-tikku tai kiintolevy postitse: ei kokorajoja, mutta hidas eikä kerro, kuka sai mitä ja milloin.

Kaikille tavoille on yhteistä, että ne vievät aikaa eikä niistä selviä, onko tiedosto perillä.

Helpompi tapa: linkki liitteen sijaan

Tiedostonlähetyspalvelussa lataat tiedoston kerran ja lähetät vastaanottajalle pelkän linkin. Viesti pysyy pienenä ja menee varmasti perille, ja vastaanottaja lataa tiedoston silloin, kun tarvitsee sen. Tiedoston koolla ei ole enää merkitystä viestin kannalta.

Tärkeää on, mitä tiedostolle tapahtuu latauksen jälkeen. Varmista, että se tallennetaan salattuna, että se poistetaan automaattisesti tietyn ajan kuluttua ja että näet, onko se ladattu. Fairsendissä nämä on otettu käyttöön alusta alkaen.

Vaihe vaiheelta Fairsendillä

Näin lähetät suuren tiedoston, myös ilman tiliä:

• Avaa fairsend.de ja vedä tiedostot tai kokonainen kansio latauskenttään.
• Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite tai valitse ”Luo linkki”, jos haluat antaa linkin eteenpäin itse.
• Sähköpostilähetyksessä vahvistat lähettäjän osoitteen kerran koodilla.
• Selaimesi salaa tiedostot ja lataa ne. Vastaanottaja saa sähköpostiviestin, jossa on latauslinkki.
• Heti kun tiedosto on ladattu, näet sen lähetysten yleiskatsauksessa ja saat ilmoituksen.

Ilmaispaketissa tiedostot voivat olla enintään 5 GB kokoisia, ja lähetys on noudettavissa 7 päivää. Maksullisissa paketeissa tiedostot voivat olla enintään 100 GB kokoisia, ja niissä on pidemmät säilytysajat ja useita vastaanottajia. Yksittäistä suurta lähetystä varten on päiväpassi hintaan 4,90 €, joka on voimassa 24 tuntia.

Kun yhteys katkeaa

Usean gigatavun lataus kestää hetken, yhteydestä riippuen muutamasta minuutista tuntiin tai pidempäänkin. Siksi Fairsend jakaa tiedostot pieniin lohkoihin ja siirtää ne usean rinnakkaisen yhteyden kautta. Jos yhteys katkeaa tai kannettava siirtyy lepotilaan, lataus jatkuu siitä, mihin se jäi. Sinun ei tarvitse aloittaa alusta.

Muutama vinkki hyvin suuriin lähetyksiin: käytä mahdollisuuksien mukaan kaapeliyhteyttä tai vakaata WLAN-yhteyttä, pidä selainikkuna auki ja poista virransäästötila käytöstä latauksen ajaksi. Montaa pientä tiedostoa ei tarvitse pakata ensin ZIP-arkistoksi, vaan voit vetää kokonaisia kansioita latauskenttään.

Mihin kannattaa kiinnittää huomiota luottamuksellisessa sisällössä

Suuret tiedostot ovat usein myös tärkeitä: liitteellisiä sopimuksia, henkilöstöasiakirjoja, piirustuksia tai potilastietoja. Tällaiselle sisällölle kannattaa antaa lisäsuojaa. Voit suojata lähetyksen salasanalla, jonka kerrot vastaanottajalle toista kautta, esimerkiksi puhelimessa. Voit rajoittaa latausten määrää ja poistaa lähetyksen ensimmäisen latauksen jälkeen.

Fairsendissä tiedostot salataan AES-256:lla jo selaimessasi ennen latausta. Saksassa sijaitsevilla palvelimilla ne ovat vain salattuina, ja avain tallennetaan erikseen ja niin ikään salattuna. Kun säilytysaika päättyy, kaikki poistetaan automaattisesti ja peruuttamattomasti.

Useat vastaanottajat, tiimit ja toistuvat lähetykset

Suuri tiedosto ei usein mene vain yhdelle henkilölle. Maksullisissa paketeissa lisäät lähetykseen useita vastaanottajia. Jokainen saa oman linkkinsä, ja näet jokaisesta erikseen, onko hän ladannut tiedoston ja milloin. Se on kätevää, kun lähetät asiakirjoja koko projektitiimille tai usealle asian osapuolelle.

Jos lähetät säännöllisesti samoille yhteyshenkilöille, tallenna heidät osoitekirjaan ja aloita lähetys suoraan sieltä. Team-tilissä kaikki jäsenet näkevät yhteiset lähetykset, ja roolit määräävät, kuka saa tehdä mitä. Muistutukset huomauttavat vastaanottajia lähetyksestä, jota he eivät ole vielä noutaneet, ennen kuin määräaika päättyy.

Mistä tunnistat luotettavan palvelun

Suuria tiedostoja lähettäessäsi annat tietosi pois käsistäsi. Tarkista siksi etukäteen, missä palveluntarjoajan kotipaikka on ja missä palvelimet sijaitsevat, tallennetaanko tiedostot salattuina ja poistetaanko ne tietyn ajan kuluttua sekä käyttääkö palvelu mainontaa tai seurantaa. Selkeä yhteystietosivu ja ymmärrettävä tietosuojaseloste ovat hyviä merkkejä. Yrityksille tulee lisäksi kysymys siitä, onko palvelussa tiimitoimintoja, kuten yhteisiä tilejä, rooleja ja lähetysten loki.

Fairsend on saksalainen palvelu. Palvelimet sijaitsevat Saksassa, tietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen mukaisesti, ja sivut toimivat ilman seurantaevästeitä sekä analytiikka- tai mainoskomentosarjoja.

Lyhyesti

• Sähköpostiliitteet on rajattu noin 20–25 megatavuun, vastaanottajalla usein vähempään.
• Latauslinkki ohittaa rajan pienentämättä tiedostoa.
• Kiinnitä huomiota salaukseen, automaattiseen poistoon ja todisteeseen latauksesta.
• Hyvin suurissa tiedostoissa auttaa lataus, joka jatkuu katkosten jälkeen.