Fairsend für Outlook im Unternehmen verteilen
Als Administrator stellen Sie das Add-in im Microsoft 365 Admin Center für Ihre Organisation bereit. Ihre Nutzer finden den Knopf dann ohne eigene Installation in Outlook, und die Prüfung großer Anhänge beim Senden ist aktiv.
Manifest-Adresse
Diese Adresse tragen Sie im Admin Center ein. Sie liefert immer die aktuelle Version des Add-ins.
https://addin.fairsend.de/addin/outlook/manifest.xmlBereitstellen in fünf Schritten
- Öffnen Sie admin.microsoft.com und wählen Sie Einstellungen › Integrierte Apps.
- Wählen Sie Benutzerdefinierte Apps hochladen, als App-Typ Office-Add-in und dann Benutzerdefinierte App über URL bereitstellen.
- Fügen Sie die Manifest-Adresse ein und bestätigen Sie die Prüfung.
- Legen Sie fest, wer das Add-in bekommt: nur Sie selbst zum Testen, bestimmte Benutzer oder Gruppen, oder die ganze Organisation.
- Schließen Sie die Bereitstellung ab. Bis das Add-in in Outlook erscheint, können bis zu 24 Stunden vergehen. Jeder Nutzer meldet sich einmal mit seinem Fairsend-Konto an.
Neue Versionen lädt Microsoft von der Manifest-Adresse. Eine erneute Bereitstellung ist dafür nicht nötig.
Zum Testen empfehlen wir, das Add-in zuerst nur sich selbst oder einer kleinen Gruppe zuzuweisen.
Voraussetzungen
Microsoft 365
Ein Microsoft-365-Tarif mit Exchange Online und ein Konto mit der Rolle Globaler Administrator oder Exchange-Administrator.
Fairsend-Konto je Nutzer
Jeder Nutzer meldet sich mit einem eigenen Fairsend-Konto an. Ein kostenloses Konto reicht. Es gelten die Grenzen des jeweiligen Tarifs, wie beim Versand über die Website.
Prüfung beim Senden
Hinweis beim Anhängen und Prüfung beim Senden starten nur, wenn das Add-in über das Admin Center bereitgestellt ist. Wer das Add-in selbst hinzufügt, hat nur den Knopf.
Netzwerk und Freigaben
Outlook muss diese Adressen über HTTPS erreichen. Das Anmeldefenster öffnet sich als Dialog von Outlook.
addin.fairsend.de, www.fairsend.de, appsforoffice.microsoft.com
Was auf welcher Plattform geht
| Outlook | Knopf und Dateiauswahl | Hinweis beim Anhängen | Prüfung beim Senden |
|---|---|---|---|
| Klassisches Outlook für Windows ab Version 2206 | Ja | Ja | Ja |
| Neues Outlook für Windows | Ja | Ja | Ja |
| Outlook im Web | Ja | Ja | Ja |
| Outlook für Mac ab Version 16.65 | Ja | Ja | Ja |
| Ältere Versionen und Exchange Server ohne Mailbox 1.12 | Ja | Nein | Nein |
| Outlook für iOS und Android | Nein | Nein | Nein |
Wo die Prüfung beim Senden fehlt, sendet Outlook ganz normal. Große Dateien senden Ihre Nutzer dort über den Knopf im Menüband. Auf dem Smartphone geht der Versand über fairsend.de im Browser.
Datenschutz und Daten
Dateien
Ausgewählte Dateien werden im Add-in verschlüsselt und dann zu Fairsend hochgeladen, so wie beim Versand über die Website. In die Mail kommt nur der Download-Link.
Das Add-in liest den Text der Mail nicht. Es liest die Empfängeradressen und, wenn der Nutzer das wählt, die Anhänge der Mail, die gerade bearbeitet wird. Es fügt den Link in die Mail ein und sendet selbst keine Mail.
Anmeldung
Nach der Anmeldung speichert das Add-in ein Anmelde-Token im Speicher von Outlook, kein Passwort. Abmelden im Add-in löscht es. Jeder Nutzer kann den Zugang auch in Fairsend unter Konto › Verbundene Apps beenden.
Berechtigung
Das Add-in verlangt nur das Recht, die gerade geöffnete Mail zu lesen und zu ändern (ReadWriteItem). Es hat keinen Zugriff auf das übrige Postfach.
Mehr zur Verschlüsselung auf der Seite Sicherheit, alles Rechtliche in der Datenschutzerklärung. Ob der Einsatz zu den Vorgaben Ihrer Organisation passt, klären Sie bitte mit Ihrer Datenschutz- oder IT-Sicherheitsstelle.
Add-in entfernen
Im Admin Center unter Einstellungen › Integrierte Apps wählen Sie Fairsend und dann Entfernen. Das Add-in verschwindet danach aus Outlook. Bereits verschickte Links bleiben bis zu ihrem Ablauf gültig.
Hilfe
Der Knopf erscheint nicht in Outlook.
Nach der Bereitstellung kann es bis zu 24 Stunden dauern. Starten Sie Outlook danach neu. In Outlook im Web heften Sie den Knopf unter Einstellungen › E-Mail › Aktionen anpassen an.
Beim Senden gibt es keinen Hinweis auf große Anhänge.
Die Prüfung braucht eine Bereitstellung über das Admin Center und eine Outlook-Version aus der Tabelle oben. Sie greift nur bei Anhängen, die Outlook angenommen hat. Für Dateien über der Anhanggrenze Ihres Postfachs ist der Knopf der richtige Weg.
Das Anmeldefenster öffnet sich nicht oder bleibt leer.
Prüfen Sie, ob ein Proxy oder Filter die Adressen unter Voraussetzungen sperrt. Im Browser darf Outlook im Web Popups öffnen.
Kann ich das Add-in testen, ohne es zu verteilen?
Ja. Weisen Sie es im Admin Center nur sich selbst zu. Einzelne Nutzer können das Manifest auch selbst in Outlook hinzufügen, dann fehlt aber die Prüfung beim Senden.
Was passiert, wenn Fairsend nicht erreichbar ist?
Outlook sendet dann normal. Das Add-in hält keine Mail auf, auch die Prüfung beim Senden lässt immer „Trotzdem senden“ zu.
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