Fairsend für Behörden und Kommunen
Akten, Pläne und Gutachten verschlüsselt austauschen, mit Rollen, Freigabe und Protokoll.
Die Ausgangslage
Ämter und Kommunen tauschen Bauantragsunterlagen, Gutachten, Personalunterlagen und Vergabeunterlagen mit Bürgern, Planungsbüros und anderen Stellen aus. Pläne und Scans sind für E-Mail-Postfächer oft zu groß, und externe Partner sind nicht an interne Fachverfahren angebunden. Dann weichen Beschäftigte auf Datenträger oder frei verfügbare Transferdienste aus, über die niemand einen Überblick hat. Auch Sozialdaten und Personalakten brauchen beim Austausch besondere Sorgfalt.
So hilft Fairsend
Firmen-Login mit Microsoft Entra ID ab Team
Beschäftigte melden sich mit dem Dienstkonto an. Fairsend richtet die Anmeldung für Ihr Team ein, verknüpft werden nur bestehende Team-Mitglieder.
Vier-Augen-Freigabe ab Team
Eine zweite Person gibt die Sendung frei, bevor sie zugestellt wird. Inhaber und Admins können das für das ganze Team vorschreiben.
Audit-Log ab Team
Sicherheitsrelevante Aktionen im Team werden protokolliert. Das unterstützt interne Prüfungen.
Unterlagen per Upload-Link annehmen
Bürger und Planungsbüros laden Unterlagen verschlüsselt hoch, ohne eigenes Konto.
Große Pläne und Akten ab Team
Bis 100 GB pro Sendung, auch ganze Ordner.
Server in Deutschland
Gespeichert wird auf Servern in Deutschland, dort nur verschlüsselt. Nach Ablauf der Frist werden die Dateien automatisch gelöscht.
Passender Tarif
Team
49,00 € / Monat
oder 490,00 € im Jahr
- Bis 100 GB pro Sendung
- Abrufbar bis zu 365 Tage
Team bringt Rollen, Vier-Augen-Freigabe, Audit-Log und große Sendungen mit. Für viele Plätze und abweichende Anforderungen gibt es Enterprise nach Absprache.
Im Team arbeiten
Fachbereiche arbeiten als Team mit festen Rollen, Inhaber und Admins sehen alle Team-Sendungen. Passwortschutz, Empfänger-Code und Vier-Augen-Freigabe lassen sich zentral vorschreiben, Ablauffrist und erlaubte Länder voreinstellen. Ihre IT kann Mitarbeitende über den Firmen-Login und das Outlook-Add-in anbinden.
Wie Verschlüsselung, Speicherung und Löschung im Einzelnen funktionieren, lesen Sie auf der Seite Sicherheit.
Häufige Fragen
Gibt es einen AV-Vertrag?
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag brauchen Sie in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bitte sprechen Sie uns dazu vor dem Einsatz über die Kontaktseite an, Thema Datenschutz.
Wie stimmen wir den Einsatz mit dem Datenschutzbeauftragten ab?
Beziehen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten früh ein. Technische Angaben stehen auf der Seite Sicherheit. Für Rückfragen erreicht er uns über die Kontaktseite mit dem Thema Datenschutz.
Hat Fairsend eine Freigabe für unser Land oder unseren Träger?
Fairsend nennt keine Freigaben einzelner Länder oder Träger. Ob der Dienst bei Ihnen eingesetzt werden kann, entscheidet Ihre Stelle nach ihren eigenen Vorgaben.
Ersetzt Fairsend Fachverfahren oder die elektronische Akte?
Nein. Fairsend ist ein Transferdienst, kein Archiv. Nach Ablauf der Frist werden die Dateien gelöscht. Für Akten und förmliche Zustellungen nutzen Sie weiter die dafür vorgesehenen Wege.
Brauchen Bürger ein Konto?
Nein. Zum Hochladen über einen Upload-Link und zum Herunterladen ist kein Konto nötig. Jeder Upload-Link funktioniert einmal.
Wie funktioniert das Outlook-Add-in?
Es läuft im klassischen und neuen Outlook sowie in Outlook im Web. Sie laden Dateien hoch und fügen den Download-Link in die Mail ein. Das Add-in gehört zu den Tarifen mit API-Zugang, Team und Enterprise.
Können wir Fairsend vorab testen?
Ja. Der Free-Tarif reicht für einen ersten Versand an einen Empfänger. Eine Sendung ist dort für einen vollständigen Download abrufbar. Dienstliche Daten sollten Sie erst nach Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten senden.