Fájlok bekérése e-mail-melléklet helyett

Az e-mailben küldött iratok problémája

Aki másoktól kér iratokat, általában e-mailben kapja őket. Ez ismert nehézségekhez vezet: a mellékletek túl nagyok, és nem érkeznek meg. A fotókat az üzenetküldők lekicsinyítik, és homályosak lesznek. Több fájl több e-mailben jön, és a végén mégis hiányzik valami. A bizalmas iratok pedig utána titkosítatlanul vannak a postafiókjában.

Az ügyfeleinek is gyakran ugyanilyen fáradságos. Ki kell találniuk, hogyan küldjenek nagy fájlokat, és olyan szolgáltatásokhoz jutnak, amelyeket nem ismernek, és amelyekben nem bíznak.

Az Ön oldalán ez időbe kerül: különböző e-mailekből gyűjti össze a mellékleteket, rákérdez a hiányzó iratokra, és mindent kézzel ment. Minél több ügyfél küld Önnek fájlokat, annál nagyobb a teher. Bizalmas iratoknál az a kérdés is felmerül, mennyi ideig vannak titkosítatlanul a postafiókban, és a csapatban ki fér hozzájuk.

A megoldás: feltöltési hivatkozás

Ahelyett, hogy mellékletes e-mailre várna, hivatkozást küld az ügyfelének. Ő a böngészőben megnyitja, kiválasztja vagy behúzza a fájlokat, és feltölti őket. A fájlok közvetlenül Önhöz kerülnek, a Fairsend-fiókjába. Az ügyfelének ehhez nincs szüksége sem fiókra, sem programra.

Az előny: Ön határozza meg az utat. A fájlokat a feladó böngészőjében titkosítják feltöltés előtt, és értesítést kap, amint valami megérkezett.

A méret sem téma többé. A fotók, szkennelések és videók abban a minőségben érkeznek, ahogy az ügyfele felvette őket, nem egy üzenetküldő lekicsinyített változataként. Több fájl egy ügyben gyűlik össze, nem sok e-mail között szétszórva.

Lépésről lépésre: fájlok bekérése a Fairsenddel

A funkció minden fiókban elérhető, az ingyenes csomagban is. A feltöltött fájlok megengedett mérete a csomagjától függ: az ingyenes csomagban legfeljebb 5 GB, a fizetős csomagokban legfeljebb 100 GB.

• Jelentkezzen be a Fairsendbe, és nyissa meg a „Fájlok bekérése” részt.
• Adja meg annak a személynek az e-mail-címét, akitől fájlokat vár, és röviden írja meg, mire van szüksége.
• Állítsa be, meddig érvényes a feltöltési hivatkozás, és szükség esetén védje jelszóval.
• Az ügyfele e-mailt kap a hivatkozással, megnyitja, és feltölti a fájlokat.
• Értesítést kap, és letölti a fájlokat a fiókjából.

Mikor éri meg különösen

A feltöltési hivatkozás mindenhol praktikus, ahol rendszeresen kap kívülről iratokat:

• Adótanácsadás és könyvelés: bizonylatok, számlakivonatok és éves iratok megbízóktól.
• Ügyvédi irodák: szerződések, levelezés és bizonyítékként szolgáló fotók megbízóktól.
• Személyzeti osztályok: pályázatok és igazolások úgy, hogy nem a közös postafiókba érkeznek.
• Biztosításközvetítők és ingatlankezelők: kárfotók, számlák és nyomtatványok.
• Ügynökségek és nyomdák: nyomdai adatok, logók és nyersanyag teljes minőségben.
• Rendelők és tanácsadó szolgálatok: leletek, kérelmek és igazolások betegektől vagy ügyfelektől.

Tartós fogadás: az űrlap a weboldalán

Ha nem szeretne minden kéréshez külön hivatkozást küldeni, építsen be egy feltöltési űrlapot a weboldalába. A Fairsend Secure Inbox segítségével az ügyfelek bármikor feltölthetik fájljaikat az Ön oldalán keresztül, minden beküldés külön ügyként érkezik a bejövő mappájába. Ön határozza meg, milyen adatokat kérdezzen az űrlap, és az űrlapot a megjelenéséhez igazíthatja.

A Secure Inbox a Premium csomagtól kezdve tartalmazott. Az egyedi kérés hivatkozással minden fiókban működik.

Tippek a zökkenőmentes bekéréshez

• Írja meg a kérésben, pontosan milyen iratokra van szüksége, például „2025. évi jövedelemigazolás és számlakivonatok január-március”.
• Válasszon olyan határidőt, amely elég időt hagy az ügyfélnek, de nem marad feleslegesen sokáig nyitva.
• Röviden jelezze előre az e-mailt, hogy a hivatkozás ne vesszen el a spamgyanú miatt.
• Töltse le a fájlokat időben, és tegye el őket a saját rendszerében. A Fairsend átviteli szolgáltatás, nem archívum.

Biztonság mindkét oldalnak

A feltöltési hivatkozás szándékosan korlátozott: csak az Önhöz való feltöltést engedi, más fájlok megtekintését nem. Az Ön által választott határidő után lejár, utána már nem fogad semmit. Jelszóval biztosíthatja, hogy csak a megcélzott személy tölthessen fel, akkor is, ha az e-mailt továbbítják.

Az ügyfele számára is biztonságosabb ez az út, mint egy melléklet. A fájlokat már az ő böngészőjében titkosítják, és utána nem maradnak az Elküldött elemek mappájában. Nem kell magának olyan szolgáltatást keresnie, amelyre rábízza az iratait.

Így magyarázza el az ügyfeleinek

Sok ügyfél még nem ismeri a feltöltési hivatkozásokat. Egy mondat a kérésben eloszlatja a bizonytalanságot, például: „Kérjük, töltse fel az iratokat az e-mailben található hivatkozáson keresztül. Ehhez nincs szüksége fiókra, a fájlokat titkosítva visszük át.” Szükség esetén adjon meg egy telefonszámot a kérdésekhez.

Ha jelszót állít be, telefonon vagy SMS-ben közölje az ügyféllel, ne ugyanabban az e-mailben. Ismétlődő alkalmaknál, például a havi könyvelésnél, érdemes állandó rendet tartani: azonos határidő, azonos leírás, azonos mentés a beérkezés után.

Röviden összefoglalva

• A feltöltési hivatkozás megkíméli az ügyfeleit attól, hogy utat keressenek nagy vagy bizalmas fájlokhoz.
• A fájlokat a böngészőben titkosítják, és közvetlenül az Ön fiókjába kerülnek.
• A feladónak nincs szüksége fiókra és programra.
• A saját weboldalon keresztüli tartós fogadáshoz van Secure Inbox a Premiumtól.