Nagy fájlok küldése: így megy e-mail-méretkorlát nélkül

Miért futnak zátonyra olyan gyakran a nagy mellékletek

A legtöbb e-mail-szolgáltató egy üzenet méretét nagyjából 20-25 MB-ra korlátozza. Ez soknak hangzik, de gyakran néhány teljes felbontású fotóra vagy egy videókkal teli hosszabb prezentációra sem elég. Ráadásul a mellékleteket a küldéshez átkódolják, és ettől körülbelül egyharmaddal nőnek. Egy 18 MB-os fájl így már a határ felett lehet.

Még ha a saját szolgáltatója engedélyez is nagy üzeneteket, végül a címzett postafiókja dönt. Sok cég saját, gyakran alacsonyabb korlátokat állít be. Az e-mail ilyenkor hibaüzenetként tér vissza, olykor órákkal később, vagy csendben elveszik egy szűrőben.

A nagy mellékletek ráadásul tartósan terhelik mindkét postafiókot. Ott maradnak az Elküldött elemek mappában, a bejövő levelek között és minden biztonsági mentésben, akkor is, ha régóta senkinek sincs rájuk szüksége.

A szokásos kiutak és buktatóik

Aki eléri a korlátot, többnyire ezek közül választ:

• A fájl több részre bontása és több e-mailben elküldése: fáradságos, hibalehetőségekkel teli, és a címzettnek mindent újra össze kell raknia.
• Erős tömörítés vagy a felbontás csökkentése: a fájl kisebb lesz, de a minőség romlik. Nyomdai adatoknál, terveknél vagy nyers adatoknál ez nem járható út.
• Mappa megosztása felhőtárhelyen: működik, de a megosztás gyakran a szükségesnél tovább nyitva marad, és később magának kell rendet raknia.
• Pendrive vagy merevlemez postán: nem korlátozza a méret, de lassú, és nincs bizonyíték arra, hogy ki mikor mit kapott meg.

Mindegyik megoldásban közös, hogy időbe kerül, és nyitva hagyja, megérkezett-e a fájl.

Az egyszerűbb út: hivatkozás melléklet helyett

Fájlküldő szolgáltatásnál egyszer feltölti a fájlt, a címzettnek pedig csak egy hivatkozást küld. Az e-mail kicsi marad és biztosan megérkezik, a címzett akkor tölti le a fájlt, amikor szüksége van rá. A fájl mérete az e-mail szempontjából már nem számít.

Fontos, hogy mi történik a fájllal a feltöltés után. Ügyeljen arra, hogy titkosítva tárolják, rögzített határidő után automatikusan törlődjön, és láthassa, hogy letöltötték-e. A Fairsendnél ez eleve így van beállítva.

Lépésről lépésre a Fairsenddel

Így küldhet nagy fájlt fiók nélkül is:

• Nyissa meg a fairsend.de oldalt, és húzza a fájlokat vagy egy egész mappát a feltöltési mezőbe.
• Adja meg a címzett e-mail-címét, vagy válassza a „Hivatkozás létrehozása” lehetőséget, ha a hivatkozást maga szeretné továbbadni.
• E-mailes küldésnél a feladó címét egyszer megerősíti egy kóddal.
• A böngészője titkosítja a fájlokat, és feltölti őket. A címzett e-mailt kap a letöltési hivatkozással.
• Amint letöltötték, a küldemények áttekintésében látja, és értesítést is kap.

Az ingyenes csomagban legfeljebb 5 GB méretű fájlok küldhetők, a küldemény 7 napig érhető el. A fizetős csomagok legfeljebb 100 GB méretű fájlokat, hosszabb határidőket és több címzettet engednek meg. Egyetlen nagy küldéshez van napijegy 4,90 € áron, amely 24 órán át érvényes.

Ha megszakad a kapcsolat

Több gigabájtnál a feltöltés eltart egy ideig, a vonaltól függően néhány perctől egy óráig vagy tovább. A Fairsend ezért kis blokkokra osztja a fájlokat, és több párhuzamos kapcsolaton keresztül továbbítja őket. Ha megszakad a kapcsolat, vagy a laptop alvó állapotba kerül, a feltöltés ott folytatódik, ahol abbamaradt. Nem kell elölről kezdenie.

Néhány tipp nagyon nagy küldeményekhez: lehetőleg kábelt vagy stabil Wi-Fit használjon, hagyja nyitva a böngészőablakot, és a feltöltés idejére kapcsolja ki az energiatakarékos módot. Sok kis fájlt nem kell előtte ZIP-archívumba csomagolnia, egész mappákat behúzhat.

Mire figyeljen bizalmas tartalmaknál

A nagy fájlok gyakran fontos fájlok is: mellékletes szerződések, személyzeti iratok, tervek vagy betegadatok. Az ilyen tartalmaknál érdemes további védelmet adni. A küldeményt jelszóval láthatja el, amelyet más úton közöl a címzettel, például telefonon. Korlátozhatja a letöltések számát, és az első letöltés után törölheti a küldeményt.

A Fairsendnél a fájlokat már a böngészőjében titkosítják AES-256-tal, mielőtt feltöltődnének. A németországi szervereken csak titkosítva vannak, a kulcsot ettől elkülönítve, szintén titkosítva tárolják. A határidő lejárta után minden automatikusan és visszavonhatatlanul törlődik.

Több címzett, csapatok és ismétlődő küldések

Egy nagy fájl gyakran nem csak egy személynek szól. A fizetős csomagokban több címzettet adhat meg egy küldeményben. Mindenki saját hivatkozást kap, és címzettenként látja, hogy letöltötte-e, és mikor. Ez hasznos, ha iratokat küld egy egész projektcsapatnak vagy egy ügy több érintettjének.

Ha rendszeresen ugyanazoknak a kapcsolatoknak küld, vegye fel őket a címjegyzékbe, és a küldést közvetlenül onnan indítsa. Csapatfiókban minden tag látja a közös küldeményeket, a szerepkörök határozzák meg, ki mit tehet. Az emlékeztetők a határidő lejárta előtt felhívják a címzettek figyelmét arra a küldeményre, amelyet még nem töltöttek le.

Miről ismeri fel a megbízható szolgáltatást

Nagy fájlok küldésekor kiadja az adatait a kezéből. Ezért előre ellenőrizze, hol van a szolgáltató székhelye és hol állnak a szerverek, titkosítva tárolják-e a fájlokat és egy határidő után törlik-e őket, és használ-e a szolgáltatás reklámot vagy követést. A világos impresszum és az érthető adatvédelmi tájékoztató jó jel. Cégeknél felmerül még, hogy a szolgáltatás kínál-e csapatfunkciókat, például közös fiókokat, szerepköröket és a küldemények naplóját.

A Fairsend Németországból működő szolgáltatás. A szerverek Németországban vannak, az adatokat a GDPR szerint kezelik, az oldalak pedig követő sütik, elemző vagy reklámszkriptek nélkül működnek.

Röviden összefoglalva

• Az e-mail-mellékletek mérete nagyjából 20-25 MB-ra korlátozott, a címzettnél gyakran még kevesebbre.
• A letöltési hivatkozás megkerüli a korlátot anélkül, hogy a fájlt kisebbre kellene venni.
• Ügyeljen a titkosításra, az automatikus törlésre és a letöltés igazolására.
• Nagyon nagy fájloknál olyan feltöltés segít, amely megszakadás után folytatódik.