Bestanden opvragen in plaats van per e-mailbijlage

Het probleem met documenten per e-mail

Wie documenten van anderen nodig heeft, ontvangt ze meestal per e-mail. Dat leidt tot bekende problemen: de bijlagen zijn te groot en komen niet aan. Foto's worden in messengers verkleind en zijn onscherp. Meerdere bestanden komen in meerdere e-mails en uiteindelijk ontbreekt toch iets. En vertrouwelijke documenten staan daarna onversleuteld in uw mailbox.

Voor uw klanten is het vaak even omslachtig. Ze moeten uitzoeken hoe ze grote bestanden versturen en komen terecht bij diensten die ze niet kennen en niet vertrouwen.

Aan uw kant kost het tijd: u zoekt bijlagen uit verschillende e-mails bij elkaar, vraagt ontbrekende documenten na en slaat alles met de hand op. Hoe meer klanten u bestanden sturen, hoe groter de inspanning. Bij vertrouwelijke documenten komt de vraag erbij hoe lang ze onversleuteld in de mailbox staan en wie in het team er toegang toe heeft.

De oplossing: een uploadlink

In plaats van te wachten op een e-mail met bijlagen stuurt u uw klant een link. Hij opent die in de browser, kiest de bestanden of sleept ze erheen en uploadt ze. De bestanden komen rechtstreeks bij u terecht, in uw Fairsend-account. Uw klant heeft daarvoor geen account en geen programma nodig.

Het voordeel: u bepaalt de weg. De bestanden worden in de browser van de afzender versleuteld voordat ze worden geüpload, en u ontvangt een melding zodra er iets is aangekomen.

Ook de grootte is geen probleem meer. Foto's, scans en video's komen aan in de kwaliteit waarin uw klant ze heeft opgenomen en niet als verkleinde versie uit een messenger. Meerdere bestanden komen gebundeld in één dossier terecht in plaats van verspreid over veel e-mails.

Stap voor stap: bestanden opvragen met Fairsend

De functie is in elk account beschikbaar, ook in het gratis abonnement. Hoe groot de geüploade bestanden mogen zijn, hangt af van uw abonnement: tot 5 GB in het gratis abonnement, tot 100 GB in de betaalde abonnementen.

• Meld u aan bij Fairsend en open „Bestanden opvragen”.
• Voer het e-mailadres in van de persoon van wie u bestanden nodig hebt en schrijf kort op wat u nodig hebt.
• Bepaal hoe lang de uploadlink geldig is en beveilig de link zo nodig met een wachtwoord.
• Uw klant ontvangt een e-mail met de link, opent die en uploadt de bestanden.
• U ontvangt een melding en downloadt de bestanden uit uw account.

Wanneer het vooral loont

Een uploadlink is overal praktisch waar u regelmatig documenten van buitenaf ontvangt:

• Belastingadvies en boekhouding: bonnen, rekeningafschriften en jaardocumenten van cliënten.
• Advocatenkantoren: contracten, correspondentie en bewijsfoto's van cliënten.
• Personeelsafdelingen: sollicitaties en bewijsstukken, zonder dat ze in de algemene mailbox terechtkomen.
• Verzekeringsadviseurs en vastgoedbeheerders: schadefoto's, facturen en formulieren.
• Bureaus en drukkerijen: drukbestanden, logo's en ruw materiaal in volle kwaliteit.
• Praktijken en hulpverleningsinstanties: uitslagen, aanvragen en bewijsstukken van patiënten of cliënten.

Voortdurend ontvangen: het formulier op uw website

Als u niet voor elke aanvraag een eigen link wilt versturen, plaatst u een uploadformulier op uw website. Met Fairsend Secure Inbox uploaden klanten hun bestanden op elk moment via uw pagina, elke inzending komt als afzonderlijk dossier in uw inbox terecht. U bepaalt welke gegevens worden gevraagd en past het formulier aan uw uitstraling aan.

Secure Inbox is vanaf het abonnement Premium inbegrepen. Het afzonderlijk opvragen via een link werkt in elk account.

Tips voor een vlot verlopende aanvraag

• Schrijf in de aanvraag welke documenten u precies nodig hebt, bijvoorbeeld „Jaaropgaaf 2025 en rekeningafschriften januari tot en met maart”.
• Kies een termijn die de klant genoeg tijd geeft, maar niet onnodig lang openblijft.
• Kondig de e-mail kort aan, zodat de link niet als spam wordt aangezien.
• Download de bestanden tijdig en sla ze op in uw eigen systeem. Fairsend is een overdrachtsdienst en geen archief.

Veiligheid voor beide kanten

Een uploadlink is bewust beperkt: hij staat alleen uploaden naar u toe, niet het bekijken van andere bestanden. Hij verloopt na de door u gekozen termijn en neemt daarna niets meer aan. Met een wachtwoord zorgt u ervoor dat alleen de bedoelde persoon kan uploaden, ook als de e-mail wordt doorgestuurd.

Ook voor uw klant is deze weg veiliger dan een bijlage. De bestanden worden al in zijn browser versleuteld en staan daarna niet in zijn map „Verzonden items”. En hij hoeft zelf geen dienst te zoeken waaraan hij zijn documenten toevertrouwt.

Zo legt u het uw klanten uit

Veel klanten kennen uploadlinks nog niet. Een zin in de aanvraag neemt de onzekerheid weg, bijvoorbeeld: „Upload de documenten via de link in deze e-mail. U hebt daarvoor geen account nodig, de bestanden worden versleuteld overgedragen.” Noem zo nodig een telefoonnummer voor vragen.

Als u een wachtwoord instelt, deel het dan telefonisch of per sms met de klant, niet in dezelfde e-mail. Bij terugkerende aanleidingen, zoals de maandelijkse boekhouding, loont een vaste werkwijze: dezelfde termijn, dezelfde beschrijving, dezelfde opslag na ontvangst.

Kort samengevat

• Een uploadlink bespaart uw klanten de zoektocht naar een weg voor grote of vertrouwelijke bestanden.
• De bestanden worden in de browser versleuteld en komen rechtstreeks in uw account terecht.
• De afzender heeft geen account en geen programma nodig.
• Voor permanente ontvangst via de eigen website is er Secure Inbox vanaf Premium.