Grote bestanden versturen: zo lukt het zonder mailgrens

Waarom grote bijlagen zo vaak mislukken

De meeste e-mailaanbieders beperken de grootte van een bericht tot ongeveer 20 tot 25 MB. Dat klinkt als veel, maar het is vaak niet eens genoeg voor een paar foto's in volledige resolutie of een langere presentatie met video's. Daar komt bij dat bijlagen voor de verzending worden omgezet en daardoor ongeveer een derde groter worden. Een bestand van 18 MB kan zo al boven de grens uitkomen.

Ook als uw eigen aanbieder grote berichten toestaat, beslist uiteindelijk de mailbox van de ontvanger. Veel bedrijven hanteren eigen, vaak lagere grenzen. De e-mail komt dan als foutmelding terug, soms pas uren later, of verdwijnt ongemerkt in een filter.

Grote bijlagen belasten bovendien beide mailboxen voortdurend. Ze blijven staan in de map „Verzonden items”, in de inbox en in elke back-up, ook als niemand ze nog nodig heeft.

De gebruikelijke uitwegen en hun nadelen

Wie tegen de grens aanloopt, kiest meestal een van deze wegen:

• Het bestand in meerdere delen splitsen en over meerdere e-mails verdelen: omslachtig, foutgevoelig, en de ontvanger moet alles weer in elkaar zetten.
• Sterk comprimeren of de resolutie verlagen: het bestand wordt kleiner, maar er gaat kwaliteit verloren. Bij drukwerk, tekeningen of ruwe data is dat geen optie.
• Een map delen in een cloudopslag: werkt, maar de gedeelde toegang blijft vaak langer open dan nodig, en u moet later zelf opruimen.
• USB-stick of harde schijf per post: veilig voor groottegrenzen, maar traag en zonder bewijs wie wat wanneer heeft ontvangen.

Al deze wegen hebben gemeen dat ze tijd kosten en in het midden laten of het bestand is aangekomen.

De eenvoudiger weg: een link in plaats van een bijlage

Bij een dienst voor het versturen van bestanden uploadt u het bestand één keer en stuurt u de ontvanger alleen een link. De e-mail blijft klein en komt zeker aan, de ontvanger downloadt het bestand wanneer hij het nodig heeft. De grootte van het bestand speelt voor de e-mail geen rol meer.

Belangrijk is wat er na het uploaden met het bestand gebeurt. Let erop dat het versleuteld wordt opgeslagen, dat het na een vaste termijn automatisch wordt verwijderd en dat u kunt zien of het is gedownload. Bij Fairsend is dat vanaf het begin zo ingesteld.

Stap voor stap met Fairsend

Zo verstuurt u een groot bestand, ook zonder account:

• Open fairsend.de en sleep de bestanden of een hele map naar het uploadveld.
• Voer het e-mailadres van de ontvanger in of kies „Alleen link aanmaken”, als u de link zelf wilt doorgeven.
• Bij verzending per e-mail bevestigt u uw afzenderadres één keer met een code.
• Uw browser versleutelt de bestanden en uploadt ze. De ontvanger krijgt een e-mail met de downloadlink.
• Zodra er is gedownload, ziet u dat in het zendingenoverzicht en ontvangt u een melding.

In het gratis abonnement zijn bestanden tot 5 GB mogelijk en blijft de zending 7 dagen beschikbaar. De betaalde abonnementen staan bestanden tot 100 GB toe, langere termijnen en meerdere ontvangers. Voor één grote verzending is er een dagpas voor € 4,90, die 24 uur geldig is.

Als de verbinding wegvalt

Bij meerdere gigabytes duurt het uploaden even, afhankelijk van uw lijn van enkele minuten tot een uur of langer. Fairsend verdeelt bestanden daarom in kleine blokken en verstuurt ze via meerdere parallelle verbindingen. Valt de verbinding weg of gaat de laptop in de slaapstand, dan gaat de upload verder waar hij gebleven was. U hoeft niet opnieuw te beginnen.

Enkele tips voor zeer grote zendingen: gebruik indien mogelijk een kabel of een stabiel wifinetwerk, laat het browservenster geopend en schakel de energiebesparing uit zolang de upload loopt. Veel kleine bestanden hoeft u niet eerst in een ZIP-archief te verpakken, u kunt hele mappen naar het uploadveld slepen.

Waar u op moet letten bij vertrouwelijke inhoud

Grote bestanden zijn vaak ook belangrijke bestanden: contracten met bijlagen, personeelsdossiers, tekeningen of patiëntgegevens. Voor dergelijke inhoud is extra bescherming zinvol. U kunt een zending voorzien van een wachtwoord dat u de ontvanger via een andere weg doorgeeft, bijvoorbeeld telefonisch. U kunt het aantal downloads beperken en de zending na de eerste download laten verwijderen.

Bij Fairsend worden bestanden al in uw browser met AES-256 versleuteld voordat ze worden geüpload. Op de servers in Duitsland staan ze alleen versleuteld, de sleutel wordt apart en eveneens versleuteld opgeslagen. Na afloop van de termijn wordt alles automatisch en definitief verwijderd.

Meerdere ontvangers, teams en terugkerende zendingen

Een groot bestand gaat vaak niet naar één persoon. In de betaalde abonnementen voert u meerdere ontvangers in één zending in. Iedereen krijgt een eigen link en u ziet per ontvanger of en wanneer er is gedownload. Dat is handig als u documenten naar een heel projectteam of naar meerdere betrokkenen bij een dossier stuurt.

Als u regelmatig naar dezelfde contacten verstuurt, legt u ze vast in het adresboek en start u de zending rechtstreeks vanaf daar. In een teamaccount zien alle leden de gedeelde zendingen, rollen bepalen wie wat mag. Herinneringen wijzen ontvangers op een zending die ze nog niet hebben opgehaald, voordat de termijn verloopt.

Waaraan u een betrouwbare dienst herkent

Bij het versturen van grote bestanden geeft u uw gegevens uit handen. Controleer daarom vooraf waar de aanbieder is gevestigd en waar de servers staan, of de bestanden versleuteld worden opgeslagen en na een termijn worden verwijderd en of de dienst reclame of tracking gebruikt. Duidelijke bedrijfsgegevens en een begrijpelijke privacyverklaring zijn goede tekenen. Voor bedrijven komt daar de vraag bij of de dienst functies voor teams biedt, zoals gedeelde accounts, rollen en een logboek van de zendingen.

Fairsend is een dienst uit Duitsland. De servers staan in Duitsland, gegevens worden verwerkt volgens de AVG en de pagina's komen zonder trackingcookies, analyse- of advertentiescripts.

Kort samengevat

• E-mailbijlagen zijn beperkt tot ongeveer 20 tot 25 MB, bij de ontvanger vaak nog minder.
• Een downloadlink omzeilt de grens zonder dat het bestand kleiner hoeft te worden.
• Let op versleuteling, automatische verwijdering en een bewijs van de download.
• Bij zeer grote bestanden helpt een upload die na een onderbreking verdergaat.