Solicitați fișiere în loc de atașamente de e-mail

Problema documentelor primite prin e-mail

Cine are nevoie de documente de la alții le primește de obicei prin e-mail. Asta duce la dificultăți cunoscute: atașamentele sunt prea mari și nu ajung. Fotografiile sunt micșorate în aplicațiile de mesagerie și devin neclare. Mai multe fișiere vin în mai multe e-mailuri, iar la urmă tot lipsește ceva. Iar documentele confidențiale rămân apoi necriptate în căsuța dumneavoastră.

Pentru clienții dumneavoastră este adesea la fel de incomod. Trebuie să afle cum se trimit fișiere mari și ajung la servicii pe care nu le cunosc și în care nu au încredere.

De partea dumneavoastră costă timp: adunați atașamentele din diverse e-mailuri, cereți documentele lipsă și salvați totul manual. Cu cât vă trimit fișiere mai mulți clienți, cu atât efortul crește. La documentele confidențiale se adaugă întrebarea cât timp stau necriptate în căsuță și cine din echipă are acces la ele.

Soluția: un link de încărcare

În loc să așteptați un e-mail cu atașamente, trimiteți clientului un link. Acesta îl deschide în browser, alege fișierele sau le trage în pagină și le încarcă. Fișierele ajung direct la dumneavoastră, în contul Fairsend. Clientul dumneavoastră nu are nevoie pentru aceasta de cont și nici de program.

Avantajul: dumneavoastră stabiliți calea. Fișierele sunt criptate în browserul expeditorului înainte de încărcare, iar dumneavoastră primiți o notificare de îndată ce a sosit ceva.

Nici dimensiunea nu mai e o problemă. Fotografiile, scanările și videoclipurile ajung la calitatea la care le-a realizat clientul dumneavoastră, nu ca versiune micșorată dintr-o aplicație de mesagerie. Mai multe fișiere ajung adunate într-un singur dosar de lucru, nu răspândite în multe e-mailuri.

Pas cu pas: solicitați fișiere cu Fairsend

Funcția este disponibilă în fiecare cont, inclusiv în abonamentul gratuit. Cât de mari pot fi fișierele încărcate depinde de abonamentul dumneavoastră: până la 5 GB în abonamentul gratuit, până la 100 GB în abonamentele plătite.

• Autentificați-vă la Fairsend și deschideți „Solicitați fișiere”.
• Introduceți adresa de e-mail a persoanei de la care aveți nevoie de fișiere și scrieți pe scurt ce vă trebuie.
• Stabiliți cât timp este valabil linkul de încărcare și protejați-l, la nevoie, cu o parolă.
• Clientul dumneavoastră primește un e-mail cu linkul, îl deschide și încarcă fișierele.
• Sunteți notificat și descărcați fișierele din contul dumneavoastră.

Când merită în mod deosebit

Un link de încărcare este practic oriunde primiți regulat documente din exterior:

• Consultanță fiscală și contabilitate: justificative, extrase de cont și documente anuale de la clienți.
• Cabinete de avocatură: contracte, corespondență și fotografii-probă de la clienți.
• Departamente de personal: candidaturi și dovezi, fără să ajungă în căsuța generală.
• Brokeri de asigurări și administratori de imobile: fotografii ale daunelor, facturi și formulare.
• Agenții și tipografii: date de tipar, logouri și material brut la calitate maximă.
• Cabinete medicale și servicii de consiliere: rezultate, cereri și dovezi de la pacienți sau clienți.

Primire permanentă: formularul de pe site-ul dumneavoastră

Dacă nu doriți să trimiteți un link separat pentru fiecare solicitare, integrați un formular de încărcare în site-ul dumneavoastră. Cu Fairsend Secure Inbox, clienții își încarcă fișierele oricând prin pagina dumneavoastră, iar fiecare trimitere ajunge ca dosar separat în Inbox. Dumneavoastră stabiliți ce informații se cer și adaptați formularul la aspectul dumneavoastră.

Secure Inbox este inclus începând de la abonamentul Premium. Solicitarea individuală prin link funcționează în orice cont.

Sfaturi pentru o solicitare fără probleme

• Scrieți în solicitare exact ce documente aveți nevoie, de exemplu „adeverință de venit 2025 și extrase de cont ianuarie până în martie”.
• Alegeți un termen care îi lasă clientului suficient timp, dar nu rămâne deschis inutil de mult.
• Anunțați pe scurt e-mailul, ca linkul să nu se piardă din cauza suspiciunii de spam.
• Descărcați fișierele la timp și salvați-le în propriul sistem. Fairsend este un serviciu de transfer, nu o arhivă.

Siguranță pentru ambele părți

Un link de încărcare este limitat în mod intenționat: permite doar încărcarea către dumneavoastră, nu vizualizarea altor fișiere. Expiră după termenul ales de dumneavoastră, iar după aceea nu mai primește nimic. Cu o parolă vă asigurați că poate încărca doar persoana vizată, chiar dacă e-mailul este redirecționat.

Și pentru clientul dumneavoastră calea este mai sigură decât un atașament. Fișierele sunt criptate chiar în browserul lui și nu rămân apoi în dosarul „Trimise”. Iar el nu trebuie să-și caute singur un serviciu căruia să-i încredințeze documentele.

Cum le explicați clienților dumneavoastră

Mulți clienți nu cunosc încă linkurile de încărcare. O frază în solicitare înlătură nesiguranța, de exemplu: „Vă rugăm să încărcați documentele prin linkul din acest e-mail. Nu aveți nevoie de cont, fișierele sunt transmise criptat.” Indicați, la nevoie, un număr de telefon pentru întrebări.

Dacă stabiliți o parolă, comunicați-o clientului la telefon sau prin SMS, nu în același e-mail. La situații recurente, de exemplu contabilitatea lunară, merită un flux fix: același termen, aceeași descriere, aceeași arhivare după primire.

Pe scurt

• Un link de încărcare scutește clienții de căutarea unei căi pentru fișiere mari sau confidențiale.
• Fișierele sunt criptate în browser și ajung direct în contul dumneavoastră.
• Expeditorul nu are nevoie de cont și nici de program.
• Pentru primire permanentă prin propriul site există Secure Inbox începând de la Premium.