Cum trimiteți fișiere criptate: ce contează

De ce nu ajunge un e-mail obișnuit

Un e-mail este astăzi, pe drumul dintre serverele de e-mail, de obicei protejat prin criptare la transport. Aceasta împiedică pe cineva să citească conexiunea. Pe servere, însă, mesajele cu atașamentele lor stau de regulă în formă lizibilă: la furnizorul propriu, la furnizorul destinatarului și în toate copiile de rezervă. Cine obține acces la una dintre aceste căsuțe vede toate atașamentele, adesea ani la rând.

La aceasta se adaugă faptul că un e-mail nu poate fi retras. O greșeală de tastare în adresă și documentele ajung în căsuța greșită. Pentru conținuturi confidențiale aveți de aceea nevoie de mai mult decât de protecția conexiunii.

La datele cu caracter personal se adaugă latura juridică. GDPR cere măsuri tehnice adecvate pentru protecția datelor și menționează expres criptarea ca exemplu. Ce este adecvat într-un caz concret depinde de natura datelor. La datele medicale, dosarele de personal sau documentele financiare cerințele sunt mai ridicate decât la un proiect de pliant.

Criptarea la transport și criptarea fișierelor

La trimiterea fișierelor merită să deosebiți două tipuri de criptare:

• Criptarea la transport (TLS, recunoscută după „https”) protejează datele doar pe drum. La destinație ele ajung decriptate.
• Criptarea fișierelor face ca fișierul însuși să fie ilizibil. Rămâne criptat chiar și atunci când este stocat și devine din nou lizibil abia pentru destinatarul îndreptățit.

Pentru documente confidențiale ar trebui să existe amândouă. Fairsend le folosește pe ambele: fișierele sunt criptate în browserul dumneavoastră cu AES-256-GCM înainte de a părăsi dispozitivul, iar în plus întreaga conexiune este criptată prin TLS. Pe serverele din Germania, fișierele se află doar criptate. Cheia este stocată separat și tot criptat.

Variantele uzuale pe scurt

Există mai multe posibilități de a trimite fișiere criptate. Ele se deosebesc mai ales prin cât efort cer din partea destinatarului:

• Arhivă ZIP criptată: cu un program de arhivare creați o arhivă cu parolă și criptare AES. Funcționează bine atâta timp cât destinatarul are un program potrivit și îi transmiteți parola separat. Urmăriți ca arhiva să folosească AES, criptarea ZIP mai veche este considerată slabă.
• Criptarea e-mailului cu certificate sau perechi de chei: foarte sigură, dar ambele părți trebuie să o fi configurat. Cu contacte noi, de aceasta se lovește adesea trimiterea.
• Trimitere criptată prin link: încărcați fișierul, iar destinatarul deschide un link în browser. Nu are nevoie nici de program, nici de cont.

Pentru comunicarea de zi cu zi cu clienți, mandanți sau candidați, linkul este de obicei calea cea mai practică, fiindcă destinatarul nu trebuie să configureze nimic.

Trimiteți parola și linkul separat

O parolă protejează un transfer doar dacă nu se află în același mesaj cu linkul. Comunicați-o pe o a doua cale: la telefon, prin SMS sau într-o discuție personală. Astfel nu ajunge să fie interceptat sau redirecționat din greșeală doar e-mailul.

La Fairsend, în abonamentele plătite protejați un transfer cu o parolă. Alternativ, confirmarea prin cod de e-mail solicită la descărcare un cod unic, trimis la adresa destinatarului. Astfel poate deschide doar cine are acces la acea căsuță, iar dumneavoastră nu trebuie să transmiteți nicio parolă.

Termene, limite de descărcare și ștergere

Cu cât un fișier este disponibil mai puțin timp, cu atât riscul este mai mic. Stabiliți de aceea un termen potrivit scopului, de exemplu câteva zile pentru o semnătură. Limitați numărul de descărcări dacă fișierul este necesar unei singure persoane sau lăsați transferul să fie șters după prima descărcare.

Fairsend șterge transferurile automat și definitiv la expirarea termenului. Nu există coș de gunoi și nici restaurare. În abonamentul gratuit, un transfer rămâne disponibil 7 zile și este șters după prima descărcare.

Cum urmăriți cine ce a primit

Mai ales la documente importante vreți să știți dacă au ajuns. Fairsend arată pentru fiecare transfer starea și vă notifică de îndată ce a avut loc descărcarea. La începerea unei descărcări sunt înregistrate momentul, adresa IP și destinatarul, iar împreună cu sumele de control SHA-256 ale fișierelor sunt reunite într-o dovadă de livrare. Astfel puteți dovedi ulterior ce fișier a fost descărcat și când.

În abonamentele pentru echipe se adaugă un jurnal de audit, principiul celor patru ochi pentru transferuri sensibile și o restricție pe țări pentru descărcări.

Ce nu poate oferi criptarea

Criptarea protejează fișierele pe drum și pe server. Nu protejează împotriva tuturor riscurilor. Cine are linkul și, după caz, parola poate deschide fișierul. Trimiteți de aceea linkul doar la adresa corectă și verificați adresele înainte de trimitere, mai ales la nume care seamănă.

Contează și dispozitivele de pe ambele părți. Dacă un calculator este infectat cu programe malware, cea mai bună criptare la trimitere ajută puțin. Țineți sistemul de operare și browserul la zi și nu salvați documentele descărcate în dosare publice. După descărcare, fișierul se află necriptat la destinatar, iar pentru păstrarea lui ulterioară răspunde acesta.

Pentru echipe și domenii sensibile

În cabinete de avocatură, cabinete medicale, departamente de personal sau autorități se aplică adesea reguli interne pentru trimitere. Sunt utile atunci funcții care depășesc trimiterea individuală: un cont comun de echipă cu roluri, un jurnal de audit care reține cine ce a trimis și când, și principiul celor patru ochi, în care o a doua persoană aprobă un transfer. Ce obligații se aplică datelor dumneavoastră clarificați cel mai bine cu responsabilul cu protecția datelor.

Listă de verificare pentru fișiere confidențiale

• Fișierul este criptat deja înainte de încărcare, nu doar pe drumul de transport.
• Destinatarul nu are nevoie de program propriu și nici de cont.
• Parolă sau cod unic, iar parola întotdeauna pe o a doua cale.
• Termen scurt și descărcări limitate, apoi ștergere automată.
• O dovadă a momentului în care a fost descărcat fiecare fișier.