Cum trimiteți fișiere mari fără limita e-mailului

De ce eșuează atât de des atașamentele mari

Majoritatea furnizorilor de e-mail limitează dimensiunea unui mesaj la aproximativ 20 până la 25 MB. Pare mult, dar adesea nu ajunge nici pentru câteva fotografii la rezoluție maximă sau pentru o prezentare mai lungă cu videoclipuri. În plus, atașamentele sunt recodificate pentru trimitere și devin cu aproximativ o treime mai mari. Un fișier de 18 MB poate depăși astfel limita.

Chiar dacă furnizorul dumneavoastră permite mesaje mari, decide în final căsuța destinatarului. Multe firme stabilesc limite proprii, adesea mai mici. Mesajul se întoarce atunci cu o eroare, uneori abia după câteva ore, sau dispare pur și simplu într-un filtru.

Atașamentele mari încarcă, în plus, permanent ambele căsuțe. Rămân în dosarul „Trimise”, în Inbox și în fiecare copie de rezervă, chiar dacă nu mai are nevoie de ele nimeni.

Soluțiile obișnuite și dezavantajele lor

Cine ajunge la limită apelează de obicei la una dintre aceste variante:

• Fișierul se împarte în mai multe părți trimise în mai multe e-mailuri: incomod, expus la greșeli, iar destinatarul trebuie să le asambleze la loc.
• Comprimare puternică sau reducerea rezoluției: fișierul se micșorează, dar se pierde calitate. La date de tipar, planuri sau date brute nu este o opțiune.
• Partajarea unui dosar într-un spațiu de stocare în cloud: funcționează, dar accesul rămâne deseori deschis mai mult decât e nevoie, iar curățenia o faceți mai târziu singur.
• Stick USB sau hard disk prin poștă: nu are limită de dimensiune, dar este lent și fără dovadă cine ce a primit și când.

Toate variantele au în comun faptul că cer timp și lasă neclar dacă fișierul a ajuns.

Varianta mai simplă: un link în loc de atașament

La un serviciu de transfer de fișiere încărcați fișierul o singură dată și trimiteți destinatarului doar un link. E-mailul rămâne mic și ajunge sigur, iar destinatarul descarcă fișierul când are nevoie de el. Dimensiunea fișierului nu mai contează pentru e-mail.

Important este ce se întâmplă cu fișierul după încărcare. Urmăriți ca el să fie stocat criptat, să fie șters automat după un termen fix și să puteți vedea dacă a fost descărcat. La Fairsend acestea sunt setate așa de la început.

Pas cu pas cu Fairsend

Așa trimiteți un fișier mare, chiar și fără cont:

• Deschideți fairsend.de și trageți fișierele sau un dosar întreg în câmpul de încărcare.
• Introduceți adresa de e-mail a destinatarului sau alegeți „Creează link”, dacă doriți să transmiteți linkul chiar dumneavoastră.
• La trimiterea prin e-mail, confirmați o singură dată adresa expeditorului cu un cod.
• Browserul dumneavoastră criptează fișierele și le încarcă. Destinatarul primește un e-mail cu linkul de descărcare.
• De îndată ce fișierele au fost descărcate, vedeți acest lucru în lista de transferuri și primiți o notificare.

În abonamentul gratuit sunt posibile fișiere de până la 5 GB, iar transferul rămâne disponibil 7 zile. Abonamentele plătite permit fișiere de până la 100 GB, termene mai lungi și mai mulți destinatari. Pentru un singur transfer mare există un pass de o zi la prețul de 4,90 €, valabil 24 ore.

Când se întrerupe conexiunea

La mai mulți gigaocteți, încărcarea durează un timp, în funcție de linie de la câteva minute până la o oră sau mai mult. De aceea Fairsend împarte fișierele în blocuri mici și le transmite prin mai multe conexiuni paralele. Dacă conexiunea cade sau laptopul intră în repaus, încărcarea continuă din locul în care s-a oprit. Nu trebuie să o luați de la capăt.

Câteva sfaturi pentru transferuri foarte mari: folosiți pe cât posibil un cablu sau un WiFi stabil, lăsați fereastra browserului deschisă și dezactivați modul de economisire a energiei pe durata încărcării. Nu trebuie să împachetați mai întâi multe fișiere mici într-o arhivă ZIP, puteți trage direct dosare întregi.

La ce să fiți atenți la conținuturile confidențiale

Fișierele mari sunt adesea și fișiere importante: contracte cu anexe, documente de personal, planuri sau date ale pacienților. Pentru astfel de conținuturi merită o protecție suplimentară. Puteți proteja un transfer cu o parolă pe care o comunicați destinatarului pe altă cale, de exemplu telefonic. Puteți limita numărul de descărcări și puteți șterge transferul după prima descărcare.

La Fairsend, fișierele sunt criptate cu AES-256 chiar în browserul dumneavoastră, înainte de încărcare. Pe serverele din Germania ele se află doar criptate, iar cheia este stocată separat și tot criptat. La expirarea termenului, totul este șters automat și definitiv.

Mai mulți destinatari, echipe și transferuri recurente

Adesea un fișier mare nu merge doar la o singură persoană. În abonamentele plătite introduceți mai mulți destinatari într-un transfer. Fiecare primește propriul link, iar pentru fiecare vedeți separat dacă și când a descărcat. Este practic când trimiteți documente unei echipe de proiect întregi sau mai multor participanți la un dosar.

Dacă trimiteți regulat acelorași contacte, adăugați-le în agenda de adrese și porniți transferul direct de acolo. Într-un cont de echipă, toți membrii văd transferurile comune, iar rolurile stabilesc cine ce are voie. Memento-urile atrag atenția destinatarilor asupra unui transfer pe care nu l-au ridicat încă, înainte de expirarea termenului.

Cum recunoașteți un serviciu de încredere

Când trimiteți fișiere mari, vă încredințați datele altcuiva. Verificați de aceea în prealabil unde își are sediul furnizorul și unde se află serverele, dacă fișierele sunt stocate criptat și șterse după un termen și dacă serviciul folosește publicitate sau urmărire. Datele clare de identificare ale furnizorului și o politică de confidențialitate ușor de înțeles sunt semne bune. Pentru firme se adaugă întrebarea dacă serviciul oferă funcții pentru echipe, de exemplu conturi comune, roluri și un jurnal al transferurilor.

Fairsend este un serviciu din Germania. Serverele se află în Germania, datele sunt prelucrate potrivit GDPR, iar paginile funcționează fără cookie-uri de urmărire, fără scripturi de analiză sau de publicitate.

Pe scurt

• Atașamentele de e-mail sunt limitate la aproximativ 20 până la 25 MB, la destinatar adesea chiar mai puțin.
• Un link de descărcare ocolește limita fără a micșora fișierul.
• Urmăriți criptarea, ștergerea automată și o dovadă a descărcării.
• La fișiere foarte mari ajută o încărcare care continuă după întreruperi.