Dateien verschlüsselt versenden: worauf es ankommt

Warum eine normale E-Mail nicht genügt

Eine E-Mail ist auf dem Weg zwischen Mailservern heute meist durch eine Transportverschlüsselung geschützt. Das verhindert, dass jemand die Verbindung mitliest. Auf den Servern selbst liegen die Nachrichten mit ihren Anhängen aber in der Regel lesbar: beim eigenen Anbieter, beim Anbieter des Empfängers und in allen Sicherungen. Wer Zugang zu einem dieser Postfächer bekommt, sieht alle Anhänge, oft über Jahre.

Hinzu kommt, dass eine E-Mail nicht zurückgeholt werden kann. Ein Tippfehler in der Adresse, und die Unterlagen liegen im falschen Postfach. Für vertrauliche Inhalte brauchen Sie deshalb mehr als den Schutz der Verbindung.

Bei personenbezogenen Daten kommt die rechtliche Seite hinzu. Die DSGVO verlangt angemessene technische Maßnahmen zum Schutz der Daten und nennt die Verschlüsselung dabei ausdrücklich als Beispiel. Was im Einzelfall angemessen ist, hängt von der Art der Daten ab. Bei Gesundheitsdaten, Personalakten oder Finanzunterlagen sind die Anforderungen höher als bei einem Flyer-Entwurf.

Transportverschlüsselung und Dateiverschlüsselung

Beim Dateiversand lohnt es sich, zwei Arten von Verschlüsselung zu unterscheiden:

• Transportverschlüsselung (TLS, erkennbar am „https“) schützt die Daten nur auf dem Weg. Am Ziel kommen sie entschlüsselt an.
• Dateiverschlüsselung macht die Datei selbst unlesbar. Sie bleibt verschlüsselt, auch wenn sie gespeichert ist, und wird erst für den berechtigten Empfänger wieder lesbar.

Für vertrauliche Unterlagen sollten beide zusammenkommen. Fairsend nutzt beides: Die Dateien werden in Ihrem Browser mit AES-256-GCM verschlüsselt, bevor sie Ihr Gerät verlassen, und zusätzlich ist die ganze Verbindung TLS-verschlüsselt. Auf den Servern in Deutschland liegen die Dateien nur verschlüsselt. Der Schlüssel wird getrennt davon und ebenfalls verschlüsselt gespeichert.

Die gängigen Wege im Überblick

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dateien verschlüsselt zu verschicken. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie viel Aufwand beim Empfänger entsteht:

• Verschlüsseltes ZIP-Archiv: Mit einem Packprogramm erstellen Sie ein Archiv mit Passwort und AES-Verschlüsselung. Das klappt gut, solange der Empfänger ein passendes Programm hat und Sie das Passwort getrennt übermitteln. Achten Sie auf AES, die ältere ZIP-Verschlüsselung gilt als schwach.
• E-Mail-Verschlüsselung mit Zertifikaten oder Schlüsselpaaren: sehr sicher, aber beide Seiten müssen sie eingerichtet haben. Mit neuen Kontakten scheitert es daran oft.
• Verschlüsselter Dateiversand per Link: Sie laden die Datei hoch, der Empfänger öffnet einen Link im Browser. Er braucht weder Programm noch Konto.

Für den Alltag mit Kunden, Mandanten oder Bewerbern ist der Link meist der praktischste Weg, weil der Empfänger nichts einrichten muss.

Passwort und Link getrennt verschicken

Ein Passwort schützt eine Sendung nur, wenn es nicht in derselben Nachricht steht wie der Link. Teilen Sie es auf einem zweiten Weg mit: am Telefon, per SMS oder im persönlichen Gespräch. So reicht es nicht, nur die Mail abzufangen oder versehentlich weiterzuleiten.

Bei Fairsend versehen Sie eine Sendung in den bezahlten Tarifen mit einem Passwort. Alternativ fordert der E-Mail-Code beim Download einen Einmalcode an, der an die Adresse des Empfängers geht. Damit kann nur öffnen, wer Zugriff auf dieses Postfach hat, und Sie müssen kein Passwort weitergeben.

Fristen, Download-Grenzen und Löschung

Je kürzer eine Datei abrufbar ist, desto kleiner ist das Risiko. Legen Sie deshalb eine Frist fest, die zum Anlass passt, etwa ein paar Tage für eine Unterschrift. Begrenzen Sie die Zahl der Downloads, wenn nur eine Person die Datei braucht, oder lassen Sie die Sendung nach dem ersten Download löschen.

Fairsend löscht Sendungen nach Ablauf der Frist automatisch und unwiderruflich. Einen Papierkorb oder eine Wiederherstellung gibt es nicht. Im kostenlosen Tarif bleibt eine Sendung 7 Tage abrufbar und wird nach dem ersten Download gelöscht.

Nachvollziehen, wer was erhalten hat

Gerade bei wichtigen Unterlagen wollen Sie wissen, ob sie angekommen sind. Fairsend zeigt für jede Sendung den Status und benachrichtigt Sie, sobald heruntergeladen wurde. Beim Start eines Downloads werden Zeitpunkt, IP-Adresse und Empfänger protokolliert und mit den SHA-256-Prüfsummen der Dateien zu einem Zustellnachweis zusammengefasst. So können Sie später belegen, welche Datei wann abgerufen wurde.

In den Tarifen für Teams kommen ein Audit-Log, das 4-Augen-Prinzip für sensible Sendungen und eine Länderbeschränkung für Downloads hinzu.

Was Verschlüsselung nicht leisten kann

Verschlüsselung schützt Dateien unterwegs und auf dem Server. Sie schützt nicht vor allen Risiken. Wer den Link und gegebenenfalls das Passwort hat, kann die Datei öffnen. Schicken Sie den Link deshalb nur an die richtige Adresse und prüfen Sie Adressen vor dem Senden, besonders bei Namen, die sich ähneln.

Auch die Geräte auf beiden Seiten spielen eine Rolle. Ist ein Rechner mit Schadsoftware befallen, hilft die beste Verschlüsselung beim Versand wenig. Halten Sie Betriebssystem und Browser aktuell und laden Sie heruntergeladene Unterlagen nicht in öffentliche Ordner. Nach dem Download liegt die Datei unverschlüsselt beim Empfänger, für die weitere Aufbewahrung ist er selbst verantwortlich.

Für Teams und sensible Bereiche

In Kanzleien, Praxen, Personalabteilungen oder Behörden gelten oft interne Regeln für den Versand. Hilfreich sind dann Funktionen, die über den einzelnen Versand hinausgehen: ein gemeinsames Team-Konto mit Rollen, ein Audit-Log, das festhält, wer wann was gesendet hat, und das 4-Augen-Prinzip, bei dem eine zweite Person eine Sendung freigibt. Welche Pflichten für Ihre Daten gelten, klären Sie am besten mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Checkliste für vertrauliche Dateien

• Die Datei wird schon vor dem Hochladen verschlüsselt, nicht nur auf dem Transportweg.
• Der Empfänger braucht kein eigenes Programm und kein Konto.
• Passwort oder Einmalcode, das Passwort immer auf einem zweiten Weg.
• Kurze Frist und begrenzte Downloads, danach automatische Löschung.
• Ein Nachweis, wann welche Datei abgerufen wurde.