Skicka krypterade filer: det här är viktigt

Varför ett vanligt mejl inte räcker

Ett mejl skyddas i dag oftast av transportkryptering på vägen mellan e-postservrar. Det hindrar någon från att läsa med i anslutningen. På själva servrarna ligger meddelandena med sina bilagor däremot som regel läsbara: hos den egna leverantören, hos mottagarens leverantör och i alla säkerhetskopior. Den som får tillgång till en av de e-postlådorna ser alla bilagor, ofta i flera år.

Dessutom går ett mejl inte att hämta tillbaka. Ett stavfel i adressen, och handlingarna ligger i fel e-postlåda. För konfidentiellt innehåll behöver du därför mer än skydd av anslutningen.

För personuppgifter tillkommer den rättsliga sidan. GDPR kräver lämpliga tekniska åtgärder för att skydda uppgifterna och nämner kryptering uttryckligen som exempel. Vad som är lämpligt i det enskilda fallet beror på uppgifternas art. För hälsodata, personalakter eller finansiella handlingar är kraven högre än för ett utkast till ett flygblad.

Transportkryptering och filkryptering

Vid filöverföring lönar det sig att skilja mellan två slags kryptering:

• Transportkryptering (TLS, känns igen på ”https”) skyddar data bara på vägen. Vid målet kommer de fram avkrypterade.
• Filkryptering gör själva filen oläsbar. Den förblir krypterad även när den är lagrad och blir först läsbar igen för den behöriga mottagaren.

För konfidentiella handlingar bör båda samverka. Fairsend använder båda: Filerna krypteras i din webbläsare med AES-256-GCM innan de lämnar din enhet, och dessutom är hela anslutningen TLS-krypterad. På servrarna i Tyskland ligger filerna bara krypterade. Nyckeln lagras separat och likaså krypterad.

De vanliga vägarna i överblick

Det finns flera sätt att skicka filer krypterade. De skiljer sig framför allt i hur mycket arbete det blir hos mottagaren:

• Krypterat ZIP-arkiv: Med ett packprogram skapar du ett arkiv med lösenord och AES-kryptering. Det fungerar bra så länge mottagaren har ett lämpligt program och du skickar lösenordet separat. Välj AES, den äldre ZIP-krypteringen anses svag.
• E-postkryptering med certifikat eller nyckelpar: mycket säkert, men båda sidor måste ha ställt in det. Med nya kontakter faller det ofta på det.
• Krypterad filöverföring med länk: Du laddar upp filen, mottagaren öppnar en länk i webbläsaren. Hen behöver varken program eller konto.

För vardagen med kunder, klienter eller sökande är länken oftast det praktiskaste sättet, eftersom mottagaren inte behöver ställa in något.

Skicka lösenord och länk åtskilda

Ett lösenord skyddar en försändelse bara om det inte står i samma meddelande som länken. Meddela det på ett andra sätt: per telefon, med sms eller i ett personligt samtal. Då räcker det inte att fånga upp mejlet eller att av misstag vidarebefordra det.

Hos Fairsend ger du en försändelse lösenordsskydd i de betalda abonnemangen. Alternativt begär e-postkoden en engångskod vid nedladdningen, som skickas till mottagarens adress. Då kan bara den öppna som har tillgång till den e-postlådan, och du behöver inte lämna ut något lösenord.

Tidsgränser, nedladdningsgränser och radering

Ju kortare tid en fil kan hämtas, desto mindre är risken. Sätt därför en tid som passar tillfället, till exempel några dagar för en underskrift. Begränsa antalet nedladdningar om bara en person behöver filen, eller låt försändelsen raderas efter den första nedladdningen.

Fairsend raderar försändelser automatiskt och oåterkalleligt när tiden har gått ut. Någon papperskorg eller återställning finns inte. I det kostnadsfria abonnemanget kan en försändelse hämtas i 7 dagar och raderas efter den första nedladdningen.

Spåra vem som har fått vad

Särskilt vid viktiga handlingar vill du veta om de har kommit fram. Fairsend visar status för varje försändelse och meddelar dig så snart den har laddats ned. När en nedladdning startar loggas tidpunkt, IP-adress och mottagare och sammanställs med filernas SHA-256-kontrollsummor till ett leveransbevis. Så kan du senare belägga vilken fil som hämtades när.

I planerna för team tillkommer en granskningslogg, fyraögonsprincipen för känsliga försändelser och Geo-Lock, alltså en landsbegränsning för nedladdningar.

Vad kryptering inte kan åstadkomma

Kryptering skyddar filer på vägen och på servern. Den skyddar inte mot alla risker. Den som har länken och i förekommande fall lösenordet kan öppna filen. Skicka därför länken bara till rätt adress och kontrollera adresser före sändning, särskilt vid namn som liknar varandra.

Även enheterna på båda sidor spelar roll. Om en dator har drabbats av skadlig kod hjälper den bästa kryptering vid sändningen föga. Håll operativsystem och webbläsare uppdaterade och lägg inte nedladdade handlingar i öppna mappar. Efter nedladdningen ligger filen okrypterad hos mottagaren, för den fortsatta förvaringen ansvarar hen själv.

För team och känsliga områden

På advokatbyråer, mottagningar, personalavdelningar eller myndigheter gäller ofta interna regler för utskick. Då är funktioner som går utöver det enskilda utskicket till hjälp: ett gemensamt teamkonto med roller, en granskningslogg som visar vem som skickade vad och när, och fyraögonsprincipen, där en andra person godkänner en försändelse. Vilka skyldigheter som gäller för dina data klargör du bäst med ditt dataskyddsombud.

Checklista för konfidentiella filer

• Filen krypteras redan före uppladdningen, inte bara på transportvägen.
• Mottagaren behöver inget eget program och inget konto.
• Lösenord eller engångskod, lösenordet alltid på ett andra sätt.
• Kort tid och begränsade nedladdningar, därefter automatisk radering.
• Ett bevis på när vilken fil hämtades.