Vyžádat soubory místo e-mailové přílohy

Problém s podklady v e-mailu

Kdo potřebuje podklady od ostatních, dostává je většinou e-mailem. To vede ke známým potížím: přílohy jsou příliš velké a nedorazí. Fotografie se v komunikátorech zmenší a jsou rozmazané. Více souborů přichází ve více e-mailech a nakonec stejně něco chybí. A důvěrné podklady pak leží nezašifrované ve vaší schránce.

Pro vaše zákazníky je to často stejně namáhavé. Musí zjišťovat, jak se posílají velké soubory, a končí u služeb, které neznají a kterým nedůvěřují.

Na vaší straně to stojí čas: příslušné přílohy sbíráte z různých e-mailů, dotazujete se na chybějící podklady a vše ručně ukládáte. Čím více zákazníků vám soubory posílá, tím větší je námaha. U důvěrných podkladů přistupuje otázka, jak dlouho leží nezašifrované ve schránce a kdo z týmu k nim má přístup.

Řešení: odkaz pro nahrávání

Místo čekání na e-mail s přílohami pošlete zákazníkovi odkaz. Ten ho otevře v prohlížeči, vybere soubory nebo je přetáhne a nahraje. Soubory přistanou přímo u vás, ve vašem účtu Fairsend. Váš zákazník k tomu nepotřebuje ani účet, ani program.

Výhoda: cestu určujete vy. Soubory se šifrují v prohlížeči odesílatele, než se nahrají, a jakmile něco dorazí, dostanete upozornění.

Ani velikost už není problém. Fotografie, skeny a videa dorazí v kvalitě, v jaké je váš zákazník pořídil, a ne jako zmenšená verze z komunikátoru. Více souborů přistane pohromadě v jednom případu místo rozptýlení do mnoha e-mailů.

Krok za krokem: vyžádání souborů přes Fairsend

Funkce je k dispozici v každém účtu, i v bezplatném tarifu. Jak velké smějí nahrané soubory být, se řídí vaším tarifem: do 5 GB v bezplatném tarifu, do 100 GB v placených tarifech.

• Přihlaste se ke službě Fairsend a otevřete „Vyžádat soubory“.
• Zadejte e-mailovou adresu osoby, od které soubory potřebujete, a stručně napište, co potřebujete.
• Určete, jak dlouho bude odkaz pro nahrávání platný, a podle potřeby ho chraňte heslem.
• Váš zákazník dostane e-mail s odkazem, otevře ho a nahraje soubory.
• Dostanete upozornění a soubory si stáhnete ze svého účtu.

Kdy se to obzvlášť vyplatí

Odkaz pro nahrávání se hodí všude, kde pravidelně dostáváte podklady zvenčí:

• Daňové poradenství a účetnictví: doklady, výpisy z účtu a roční podklady od klientů.
• Advokátní kanceláře: smlouvy, korespondence a důkazní fotografie od klientů.
• Personální oddělení: žádosti o zaměstnání a doklady, aniž by skončily ve společné schránce.
• Pojišťovací makléři a správci nemovitostí: fotografie škod, faktury a formuláře.
• Agentury a tiskárny: tisková data, loga a surový materiál v plné kvalitě.
• Ordinace a poradny: nálezy, žádosti a doklady od pacientů nebo klientů.

Trvalý příjem: formulář na vašem webu

Pokud nechcete posílat zvláštní odkaz pro každou žádost, vložte do svého webu formulář pro nahrávání. S Fairsend Secure Inbox nahrávají zákazníci své soubory kdykoli přes váš web a každé odeslání skončí jako samostatný případ ve vaší doručené poště. Sami určíte, jaké údaje se mají vyžadovat, a formulář přizpůsobíte svému vzhledu.

Secure Inbox je zahrnuta od tarifu Premium. Jednotlivé vyžádání odkazem funguje v každém účtu.

Tipy pro hladké vyžádání

• Napište do žádosti, jaké podklady přesně potřebujete, například „Potvrzení o zdanitelných příjmech za rok 2025 a výpisy z účtu leden až březen“.
• Zvolte lhůtu, která dá zákazníkovi dost času, ale nezůstává zbytečně dlouho otevřená.
• E-mail krátce předem ohlaste, aby odkaz nezapadl v podezření na spam.
• Soubory si stáhněte brzy a uložte je do vlastního systému. Fairsend je služba pro přenos, ne archiv.

Bezpečnost pro obě strany

Odkaz pro nahrávání je záměrně omezený: umožňuje jen nahrávání k vám, ne prohlížení jiných souborů. Po lhůtě, kterou zvolíte, vyprší a poté už nic nepřijme. Heslem zajistíte, že může nahrávat jen zamýšlená osoba, i když se e-mail přepošle.

Pro vašeho zákazníka je tato cesta rovněž bezpečnější než příloha. Soubory se šifrují už v jeho prohlížeči a poté neleží v jeho složce Odeslané. A nemusí si sám hledat službu, které by své podklady svěřil.

Jak to vysvětlit zákazníkům

Mnoho zákazníků odkazy pro nahrávání ještě nezná. Jedna věta v žádosti odstraní nejistotu, například: „Nahrajte prosím podklady přes odkaz v tomto e-mailu. Nepotřebujete k tomu účet, soubory se přenášejí zašifrované.“ Podle potřeby uveďte telefonní číslo pro dotazy.

Pokud nastavíte heslo, sdělte ho zákazníkovi telefonicky nebo SMS, ne ve stejném e-mailu. U opakovaných příležitostí, například měsíčního účetnictví, se vyplatí pevný postup: stejná lhůta, stejný popis, stejné uložení po přijetí.

Stručné shrnutí

• Odkaz pro nahrávání ušetří vašim zákazníkům hledání cesty pro velké nebo důvěrné soubory.
• Soubory se šifrují v prohlížeči a přistanou přímo ve vašem účtu.
• Odesílatel nepotřebuje ani účet, ani program.
• Pro trvalý příjem přes vlastní web je k dispozici Secure Inbox od tarifu Premium.