Jak poslat velké soubory bez limitu e-mailu

Proč velké přílohy tak často selhávají

Většina poskytovatelů e-mailu omezuje velikost zprávy zhruba na 20 až 25 MB. Zní to jako hodně, ale často to nestačí ani na několik fotografií v plném rozlišení nebo delší prezentaci s videi. K tomu přistupuje, že se přílohy při odeslání překódují a přitom zvětší zhruba o třetinu. Soubor o velikosti 18 MB tak může limit už překročit.

I když váš vlastní poskytovatel velké zprávy povoluje, rozhoduje nakonec schránka příjemce. Mnoho firem má vlastní, často nižší limity. E-mail se pak vrátí s chybovým hlášením, někdy až po hodinách, nebo beze stopy zmizí v nějakém filtru.

Velké přílohy navíc trvale zatěžují obě schránky. Zůstávají ve složce Odeslané, v doručené poště i v každé záloze, přestože je už dávno nikdo nepotřebuje.

Obvyklé východisko a jeho háčky

Kdo narazí na limit, sahá většinou po jednom z těchto řešení:

• Rozdělit soubor na několik částí a poslat je v několika e-mailech: namáhavé, náchylné k chybám a příjemce musí vše znovu složit.
• Silně komprimovat nebo snížit rozlišení: soubor se zmenší, ale ztratí se kvalita. U tiskových dat, plánů nebo surových dat to není možnost.
• Sdílet složku v cloudovém úložišti: funguje to, ale sdílení často zůstává otevřené déle, než je nutné, a později musíte sami uklízet.
• USB flash disk nebo pevný disk poštou: bez omezení velikosti, ale pomalé a bez dokladu o tom, kdo co a kdy obdržel.

Všem těmto řešením je společné, že stojí čas a nechávají otevřené, zda soubor dorazil.

Jednodušší cesta: odkaz místo přílohy

U služby pro odesílání souborů nahrajete soubor jednou a příjemci pošlete jen odkaz. E-mail zůstane malý a spolehlivě dorazí, příjemce si soubor stáhne, až ho bude potřebovat. Velikost souboru už pro e-mail nehraje roli.

Důležité je, co se se souborem děje po nahrání. Dbejte na to, aby se ukládal zašifrovaný, aby se po pevně stanovené lhůtě automaticky smazal a abyste viděli, zda byl stažen. U služby Fairsend je to nastaveno od začátku.

Krok za krokem s Fairsend

Takto pošlete velký soubor, i bez účtu:

• Otevřete fairsend.de a přetáhněte soubory nebo celou složku do pole pro nahrávání.
• Zadejte e-mailovou adresu příjemce, nebo zvolte „Vytvořit odkaz“, pokud chcete odkaz předat sami.
• Při odeslání e-mailem jednou potvrdíte svou adresu odesílatele kódem.
• Váš prohlížeč soubory zašifruje a nahraje je. Příjemce dostane e-mail s odkazem ke stažení.
• Jakmile je zásilka stažena, uvidíte to v přehledu zásilek a dostanete upozornění.

V bezplatném tarifu jsou možné soubory do velikosti 5 GB a zásilka zůstává k dispozici 7 dní. Placené tarify umožňují soubory do velikosti 100 GB, delší lhůty a více příjemců. Pro jednorázové velké odeslání je k dispozici denní pas za 4,90 €, který platí 24 hodin.

Když se spojení přeruší

U několika gigabajtů nahrávání nějakou dobu trvá, podle připojení od několika minut po hodinu i déle. Fairsend proto soubory dělí na malé bloky a přenáší je přes několik paralelních spojení. Pokud se spojení přeruší nebo notebook přejde do úsporného režimu, nahrávání pokračuje tam, kde skončilo. Nemusíte začínat znovu.

Několik tipů pro velmi velké zásilky: pokud možno používejte kabel nebo stabilní Wi-Fi, nechte okno prohlížeče otevřené a po dobu nahrávání vypněte úsporný režim. Mnoho malých souborů není nutné předem balit do archivu ZIP, můžete do pole přetáhnout celé složky.

Na co dbát u důvěrného obsahu

Velké soubory jsou často také důležité soubory: smlouvy s přílohami, personální podklady, plány nebo údaje o pacientech. U takového obsahu se vyplatí dodatečná ochrana. Zásilku můžete opatřit heslem, které příjemci sdělíte jinou cestou, například telefonicky. Můžete omezit počet stažení a nechat zásilku po prvním stažení smazat.

U služby Fairsend se soubory šifrují pomocí AES-256 už ve vašem prohlížeči, než se nahrají. Na serverech v Německu jsou uloženy pouze zašifrované, klíč se ukládá odděleně od nich a rovněž zašifrovaný. Po uplynutí lhůty se vše automaticky a nevratně smaže.

Více příjemců, týmy a opakovaná odeslání

Velký soubor často nepatří jen jedné osobě. V placených tarifech zadáte do jedné zásilky více příjemců. Každý dostane vlastní odkaz a u každého zvlášť vidíte, zda a kdy soubor stáhl. To se hodí, pokud posíláte podklady celému projektovému týmu nebo několika účastníkům jednoho případu.

Pokud pravidelně posíláte stejným kontaktům, založte je v adresáři a zásilku zahajte přímo odtud. V týmovém účtu vidí všichni členové společné zásilky a role určují, kdo co smí. Připomenutí upozorní příjemce na zásilku, kterou ještě nevyzvedli, než lhůta vyprší.

Podle čeho poznáte důvěryhodnou službu

Při odesílání velkých souborů dáváte svá data z ruky. Předem proto ověřte, kde má poskytovatel sídlo a kde stojí servery, zda se soubory ukládají zašifrované a po uplynutí lhůty mažou a zda služba používá reklamu nebo sledování. Dobrým znamením jsou jasné právní údaje poskytovatele a srozumitelné zásady ochrany osobních údajů. U firem přistupuje otázka, zda služba nabízí funkce pro týmy, například společné účty, role a protokol zásilek.

Fairsend je služba z Německa. Servery stojí v Německu, data se zpracovávají podle GDPR a stránky se obejdou bez sledovacích cookies, analytických i reklamních skriptů.

Stručné shrnutí

• E-mailové přílohy jsou omezeny zhruba na 20 až 25 MB, u příjemce často ještě méně.
• Odkaz ke stažení limit obejde, aniž by se soubor zmenšoval.
• Dbejte na šifrování, automatické mazání a doklad o stažení.
• U velmi velkých souborů pomůže nahrávání, které po přerušení pokračuje.