Fairsend pro advokátní kanceláře
Návrhy smluv, podání a spisy šifrovaně posílejte klientům, s doložením, kdy si je stáhli.
Výchozí situace
Podání, návrhy smluv, plné moci a nahlížení do spisů podléhají profesní povinnosti mlčenlivosti a jsou často příliš velké pro přílohu e-mailu. Pokud příloha odejde na špatnou adresu, nelze ji vzít zpět. Sdílení v cloudových složkách zůstává často otevřené déle, než je nutné. Zároveň má být dohledatelné, kdy si klient podklady skutečně stáhl.
Jak Fairsend pomáhá
Doklad o doručení
Vidíte, kdy byla vaše zásilka stažena. Po úplném stažení se jako kontrolní hodnota uloží čas, příjemce a kontrolní součty SHA-256 souborů.
Ochrana heslem pro zvlášť důvěrné podklady od Premium
Zásilku chraňte heslem, které předáte odděleně od odkazu.
Kód příjemce e-mailem od Premium
Klient před stažením potvrdí svou adresu kódem, který se odešle na tuto adresu. Přeposlaný odkaz pak ke stažení nestačí.
Schválení čtyřma očima od Team
Druhá osoba v týmu zásilku schválí, než bude doručena. To pomáhá u podání, která se mají před odesláním ještě jednou zkontrolovat.
Doplněk pro Outlook od Team
Soubory nahráváte přímo z Outlooku, převezmete stávající přílohy a odkaz ke stažení vložíte do e-mailu.
Vlastní doba platnosti od Premium
Sami určíte, jak dlouho odkaz platí. Poté se soubory automaticky smažou.
Příklad použití: Secure Inbox
Klienti nahrávají podklady se spisovou značkou přes web vaší kanceláře. Ve schránce najdete každé odeslání podle spisové značky, jména nebo odesílatele.
Vhodný tarif
Team
49,00 € / měsíc
nebo 490,00 € ročně
- Až 100 GB na zásilku
- K dispozici až 365 dní
Team nabízí schválení čtyřma očima, auditní protokol, doplněk pro Outlook a více míst pro kancelář.
Práce v týmu
Založíte tým, kolegy pozvete e-mailem a přidělíte role. Vlastníci a administrátoři vidí všechny týmové zásilky a mohou pro celou kancelář předepsat ochranu heslem, kód příjemce nebo schválení čtyřma očima. Auditní protokol zaznamenává akce důležité pro zabezpečení v týmu.
Jak přesně funguje šifrování, ukládání a mazání, najdete na stránce Zabezpečení.
Časté otázky
Nahrazuje Fairsend datovou schránku nebo jiný úřední kanál?
Ne. Fairsend je služba pro odesílání souborů. Pro komunikaci se soudy používejte nadále k tomu určené cesty. Fairsend je určen pro výměnu s klienty a partnery, například u velkých podkladů.
Jak předám klientům heslo?
Nejlépe jinou cestou než odkaz, například telefonicky nebo při schůzce. Ochrana heslem je k dispozici od Premium. Ztracené heslo nelze obnovit, podklady pak pošlete znovu.
Co doklad o doručení ukazuje?
Ukazuje, kdy který příjemce z které IP adresy zásilku úplně stáhl, spolu s kontrolními součty SHA-256 souborů. Jde o technický údaj. Jak jej posoudit v konkrétním případě, rozhodujete sami.
Kdo smí při schválení čtyřma očima schvalovat?
Schvalovat smějí vlastníci a administrátoři týmu, odesílatel sám ne. Schválení je možné jen u odeslání e-mailem, nikoli u samotného odkazu.
Stačí bezplatný tarif pro jednotlivé zásilky?
Pro jednotlivé odeslání jednomu příjemci ano. V bezplatném tarifu lze zásilku jednou úplně stáhnout, poté se soubory smažou. Ochrana heslem a vlastní doba platnosti jsou k dispozici od Premium.
Jak mi klienti posílají podklady?
Vytvoříte odkaz pro nahrávání a pošlete jej klientovi. Soubory nahraje šifrovaně a nepotřebuje k tomu účet. Každý odkaz pro nahrávání funguje jednou. Od Premium jej chráníte heslem.
Platí schválení a kód příjemce i v doplňku pro Outlook?
Ne. Doplněk vloží do e-mailu odkaz ke stažení. Schválení čtyřma očima a kód příjemce platí při odeslání e-mailem přes Fairsend. Heslo můžete nastavit i v doplňku.