Posílání šifrovaných souborů: na čem záleží

Proč běžný e-mail nestačí

E-mail je na cestě mezi poštovními servery dnes většinou chráněn šifrováním přenosu. To brání tomu, aby někdo spojení odposlouchával. Na samotných serverech ale zprávy s přílohami zpravidla leží v čitelné podobě: u vlastního poskytovatele, u poskytovatele příjemce i ve všech zálohách. Kdo získá přístup k jedné z těchto schránek, vidí všechny přílohy, často po léta.

K tomu přistupuje, že e-mail nelze vzít zpět. Překlep v adrese a podklady leží ve špatné schránce. Pro důvěrný obsah proto potřebujete víc než ochranu spojení.

U osobních údajů přistupuje i právní stránka. GDPR vyžaduje přiměřená technická opatření na ochranu údajů a šifrování přitom výslovně uvádí jako příklad. Co je přiměřené v konkrétním případě, závisí na druhu údajů. U zdravotních údajů, osobních spisů nebo finančních podkladů jsou požadavky vyšší než u návrhu letáku.

Šifrování přenosu a šifrování souborů

U odesílání souborů se vyplatí rozlišovat dva druhy šifrování:

• Šifrování přenosu (TLS, poznáte ho podle „https“) chrání data jen na cestě. V cíli dorazí dešifrovaná.
• Šifrování souboru činí nečitelným samotný soubor. Zůstává zašifrovaný, i když je uložen, a čitelným se stane až pro oprávněného příjemce.

U důvěrných podkladů by se měly spojit obě. Fairsend používá obojí: soubory se šifrují ve vašem prohlížeči pomocí AES-256-GCM, než opustí vaše zařízení, a navíc je celé spojení šifrováno pomocí TLS. Na serverech v Německu jsou soubory uloženy pouze zašifrované. Klíč se ukládá odděleně od nich a rovněž zašifrovaný.

Běžné způsoby ve stručném přehledu

Existuje několik možností, jak soubory poslat zašifrované. Liší se především tím, kolik práce vzniká u příjemce:

• Šifrovaný archiv ZIP: pomocí programu pro balení vytvoříte archiv s heslem a šifrováním AES. Funguje to dobře, pokud má příjemce vhodný program a heslo mu sdělíte odděleně. Dbejte na AES, starší šifrování ZIP se považuje za slabé.
• Šifrování e-mailů pomocí certifikátů nebo párů klíčů: velmi bezpečné, ale obě strany je musí mít nastavené. U nových kontaktů to často ztroskotá právě na tom.
• Šifrované odeslání souborů odkazem: soubor nahrajete a příjemce otevře odkaz v prohlížeči. Nepotřebuje ani program, ani účet.

Pro každodenní styk se zákazníky, klienty nebo uchazeči je odkaz většinou nejpraktičtější cestou, protože příjemce nemusí nic nastavovat.

Heslo a odkaz posílejte odděleně

Heslo chrání zásilku jen tehdy, pokud nestojí ve stejné zprávě jako odkaz. Sdělte je druhou cestou: telefonem, SMS nebo při osobním rozhovoru. Pak nestačí zachytit nebo omylem přeposlat jen e-mail.

U služby Fairsend zásilku v placených tarifech opatříte heslem. Alternativně lze při stažení vyžadovat jednorázový kód z e-mailu, který přijde na adresu příjemce. Otevřít tak může jen ten, kdo má přístup k této schránce, a vy nemusíte heslo předávat.

Lhůty, limity stažení a mazání

Čím kratší dobu je soubor dostupný, tím menší je riziko. Stanovte proto lhůtu, která odpovídá účelu, například několik dní na podpis. Omezte počet stažení, pokud soubor potřebuje jen jedna osoba, nebo nechte zásilku po prvním stažení smazat.

Fairsend po uplynutí lhůty zásilky automaticky a nevratně maže. Koš ani obnovení neexistuje. V bezplatném tarifu zůstává zásilka k dispozici 7 dní a po prvním stažení se smaže.

Dohledatelnost, kdo co obdržel

Právě u důležitých podkladů chcete vědět, zda dorazily. Fairsend zobrazuje u každé zásilky stav a upozorní vás, jakmile bylo staženo. Při zahájení stahování se zaznamená čas, IP adresa a příjemce a spolu s kontrolními součty SHA-256 souborů se shrnou do dokladu o doručení. Později tak můžete doložit, který soubor byl kdy stažen.

V tarifech pro týmy přibývá auditní protokol, princip čtyř očí pro citlivé zásilky a omezení stahování na určité země.

Co šifrování nezvládne

Šifrování chrání soubory na cestě a na serveru. Nechrání před všemi riziky. Kdo má odkaz a případně heslo, může soubor otevřít. Odkaz proto posílejte jen na správnou adresu a adresy před odesláním kontrolujte, zejména u podobných jmen.

Roli hrají i zařízení na obou stranách. Je-li počítač napaden škodlivým softwarem, nepomůže při odesílání ani nejlepší šifrování. Udržujte operační systém a prohlížeč aktuální a stažené podklady neukládejte do veřejných složek. Po stažení leží soubor u příjemce nezašifrovaný a za jeho další uložení odpovídá sám.

Pro týmy a citlivá prostředí

V advokátních kancelářích, ordinacích, personálních odděleních nebo úřadech často platí interní pravidla pro odesílání. Pomáhají pak funkce, které přesahují jednotlivé odeslání: společný týmový účet s rolemi, auditní protokol, který zaznamenává, kdo kdy co odeslal, a princip čtyř očí, při kterém zásilku schvaluje druhá osoba. Jaké povinnosti platí pro vaše údaje, nejlépe vyjasníte s pověřencem pro ochranu osobních údajů.

Kontrolní seznam pro důvěrné soubory

• Soubor se šifruje už před nahráním, ne jen na přenosové cestě.
• Příjemce nepotřebuje vlastní program ani účet.
• Heslo nebo jednorázový kód, heslo vždy druhou cestou.
• Krátká lhůta a omezený počet stažení, poté automatické smazání.
• Doklad o tom, kdy byl který soubor stažen.