Demander des fichiers plutôt que par pièce jointe

Le problème des documents reçus par e-mail

Quand on a besoin de documents d’autres personnes, on les reçoit le plus souvent par e-mail. Cela entraîne des difficultés bien connues : les pièces jointes sont trop grosses et n’arrivent pas. Les photos sont réduites dans les messageries et deviennent floues. Plusieurs fichiers arrivent dans plusieurs e-mails, et il manque quand même quelque chose à la fin. Et les documents confidentiels se retrouvent ensuite non chiffrés dans votre boîte.

Pour vos clients, c’est souvent tout aussi pénible. Ils doivent trouver comment envoyer de gros fichiers et échouent sur des services qu’ils ne connaissent pas et auxquels ils ne font pas confiance.

De votre côté, cela prend du temps : vous rassemblez les pièces jointes dispersées dans différents e-mails, relancez pour les documents manquants et enregistrez tout à la main. Plus vous avez de clients qui vous envoient des fichiers, plus la charge augmente. Pour les documents confidentiels, on se demande en plus combien de temps ils restent non chiffrés dans la boîte et qui y a accès dans l’équipe.

La solution : un lien de téléversement

Plutôt que d’attendre un e-mail avec des pièces jointes, vous envoyez un lien à votre client. Il l’ouvre dans le navigateur, sélectionne les fichiers ou les glisse dans la page, puis les téléverse. Les fichiers arrivent directement chez vous, dans votre compte Fairsend. Votre client n’a besoin ni de compte ni de logiciel pour cela.

L’avantage : c’est vous qui déterminez la voie. Les fichiers sont chiffrés dans le navigateur de l’expéditeur avant d’être téléversés, et vous recevez une notification dès que quelque chose est arrivé.

La taille n’est plus non plus un sujet. Photos, scans et vidéos arrivent dans la qualité où votre client les a enregistrés, et non sous la forme d’une version réduite passée par une messagerie. Plusieurs fichiers arrivent réunis dans un même dossier de suivi plutôt que dispersés dans de nombreux e-mails.

Pas à pas : demander des fichiers avec Fairsend

La fonction est disponible dans tous les comptes, y compris avec le forfait gratuit. La taille autorisée des fichiers téléversés dépend de votre forfait : jusqu’à 5 GB avec le forfait gratuit, jusqu’à 100 GB avec les forfaits payants.

• Connectez-vous à Fairsend et ouvrez « Demander des fichiers ».
• Saisissez l’adresse e-mail de la personne dont vous avez besoin des fichiers et indiquez brièvement ce qu’il vous faut.
• Fixez la durée de validité du lien de téléversement et protégez-le au besoin par un mot de passe.
• Votre client reçoit un e-mail avec le lien, l’ouvre et téléverse les fichiers.
• Vous êtes prévenu et téléchargez les fichiers depuis votre compte.

Quand c’est particulièrement utile

Un lien de téléversement est pratique partout où vous recevez régulièrement des documents de l’extérieur :

• Conseil fiscal et comptabilité : justificatifs, relevés de compte et documents annuels de vos clients.
• Cabinets d’avocats : contrats, courriers et photos servant de preuves de la part des mandants.
• Services du personnel : candidatures et justificatifs, sans qu’ils atterrissent dans la boîte générale.
• Courtiers en assurance et gestion immobilière : photos de sinistre, factures et formulaires.
• Agences et imprimeries : fichiers d’impression, logos et rushes en pleine qualité.
• Cabinets médicaux et services de conseil : résultats, demandes et justificatifs de patients ou de personnes conseillées.

Recevoir en continu : le formulaire sur votre site web

Si vous ne voulez pas envoyer un lien distinct pour chaque demande, intégrez un formulaire de téléversement à votre site web. Avec Fairsend Secure Inbox, vos clients téléversent leurs fichiers à tout moment depuis votre site, et chaque envoi arrive comme un dossier distinct dans votre boîte de réception. Vous déterminez quelles informations sont demandées et adaptez le formulaire à votre identité visuelle.

Secure Inbox est incluse à partir du forfait Premium. La demande individuelle par lien fonctionne dans tous les comptes.

Conseils pour une demande sans accroc

• Précisez dans la demande les documents dont vous avez exactement besoin, par exemple « attestation fiscale 2025 et relevés de compte de janvier à mars ».
• Choisissez un délai qui laisse assez de temps au client, sans rester ouvert inutilement longtemps.
• Annoncez brièvement l’e-mail, pour que le lien ne soit pas pris pour un spam.
• Téléchargez les fichiers rapidement et rangez-les dans votre propre système. Fairsend est un service de transfert, pas une archive.

La sécurité des deux côtés

Un lien de téléversement est volontairement limité : il permet uniquement d’envoyer des fichiers vers vous, pas de consulter d’autres fichiers. Il expire à l’issue du délai que vous avez choisi, et n’accepte plus rien ensuite. Avec un mot de passe, vous vous assurez que seule la personne visée peut téléverser, même si l’e-mail est transféré.

Pour votre client aussi, cette voie est plus sûre qu’une pièce jointe. Les fichiers sont chiffrés dès son navigateur et ne restent pas dans son dossier « Envoyés ». Et il n’a pas à chercher lui-même un service auquel confier ses documents.

Comment l’expliquer à vos clients

Beaucoup de clients ne connaissent pas encore les liens de téléversement. Une phrase dans la demande lève l’incertitude, par exemple : « Veuillez téléverser les documents via le lien de cet e-mail. Vous n’avez pas besoin de compte, les fichiers sont transmis chiffrés. » Indiquez au besoin un numéro de téléphone pour les questions.

Si vous définissez un mot de passe, communiquez-le au client par téléphone ou par SMS, pas dans le même e-mail. Pour les occasions récurrentes, comme la comptabilité mensuelle, un déroulement fixe est utile : même délai, même description, même classement après réception.

En bref

• Un lien de téléversement évite à vos clients de chercher un moyen d’envoyer des fichiers volumineux ou confidentiels.
• Les fichiers sont chiffrés dans le navigateur et arrivent directement dans votre compte.
• L’expéditeur n’a besoin ni de compte ni de logiciel.
• Pour une réception continue via votre propre site web, il existe Secure Inbox à partir de Premium.