Envoyer de gros fichiers : comment faire sans limite d’e-mail

Pourquoi les grosses pièces jointes échouent si souvent

La plupart des fournisseurs de messagerie limitent la taille d’un message à environ 20 à 25 Mo. Cela paraît beaucoup, mais ne suffit souvent même pas pour quelques photos en pleine résolution ou une longue présentation avec des vidéos. De plus, les pièces jointes sont recodées pour l’envoi et gagnent ainsi environ un tiers en taille. Un fichier de 18 Mo peut donc déjà dépasser la limite.

Même si votre propre fournisseur autorise de gros messages, c’est finalement la boîte du destinataire qui décide. Beaucoup d’entreprises fixent leurs propres limites, souvent plus basses. L’e-mail revient alors avec un message d’erreur, parfois seulement après plusieurs heures, ou disparaît silencieusement dans un filtre.

De grosses pièces jointes pèsent en outre durablement sur les deux boîtes. Elles restent dans le dossier « Envoyés », dans la boîte de réception et dans chaque sauvegarde, même quand plus personne n’en a besoin.

Les solutions habituelles et leurs inconvénients

Quand on atteint la limite, on a généralement recours à l’une de ces solutions :

• Découper le fichier en plusieurs parties réparties sur plusieurs e-mails : fastidieux, source d’erreurs, et le destinataire doit tout reconstituer.
• Compresser fortement ou réduire la résolution : le fichier devient plus petit, mais la qualité se perd. Pour des fichiers d’impression, des plans ou des données brutes, ce n’est pas envisageable.
• Partager un dossier dans un espace de stockage cloud : cela fonctionne, mais le partage reste souvent ouvert plus longtemps que nécessaire, et il faut ensuite faire le ménage soi-même.
• Clé USB ou disque dur par la poste : à l’abri des limites de taille, mais lent et sans preuve de qui a reçu quoi et quand.

Toutes ces solutions ont un point commun : elles font perdre du temps et ne disent pas si le fichier est bien arrivé.

La voie la plus simple : un lien plutôt qu’une pièce jointe

Avec un service d’envoi de fichiers, vous téléversez le fichier une fois et n’envoyez au destinataire qu’un lien. L’e-mail reste léger et arrive sans problème, et le destinataire télécharge le fichier quand il en a besoin. La taille du fichier n’a plus d’importance pour l’e-mail.

Ce qui compte, c’est ce qui arrive au fichier après le téléversement. Veillez à ce qu’il soit stocké chiffré, à ce qu’il soit supprimé automatiquement après un délai fixe et à ce que vous puissiez voir s’il a été téléchargé. Chez Fairsend, tout cela est configuré dès le départ.

Pas à pas avec Fairsend

Voici comment envoyer un gros fichier, même sans compte :

• Ouvrez fairsend.de et glissez les fichiers ou un dossier entier dans la zone de téléversement.
• Saisissez l’adresse e-mail du destinataire ou choisissez « Créer un lien » si vous voulez transmettre le lien vous-même.
• Pour un envoi par e-mail, vous confirmez une fois votre adresse d’expéditeur avec un code.
• Votre navigateur chiffre les fichiers et les téléverse. Le destinataire reçoit un e-mail avec le lien de téléchargement.
• Dès que le téléchargement a eu lieu, vous le voyez dans la liste de vos envois et vous recevez une notification.

Avec le forfait gratuit, les fichiers peuvent atteindre 5 GB, et l’envoi reste disponible 7 jours. Les forfaits payants autorisent des fichiers jusqu’à 100 GB, des durées plus longues et plusieurs destinataires. Pour un seul gros envoi, il existe un pass journalier à 4,90 €, valable 24 heures.

Si la connexion est interrompue

Avec plusieurs gigaoctets, le téléversement prend un certain temps, de quelques minutes à une heure ou plus selon votre connexion. C’est pourquoi Fairsend découpe les fichiers en petits blocs et les transfère par plusieurs connexions parallèles. Si la connexion est interrompue ou si l’ordinateur portable se met en veille, le téléversement reprend là où il s’était arrêté. Vous n’avez pas à tout recommencer.

Quelques conseils pour de très gros envois : utilisez si possible un câble ou un Wi-Fi stable, laissez la fenêtre du navigateur ouverte et désactivez le mode économie d’énergie pendant la durée du téléversement. Inutile de regrouper de nombreux petits fichiers dans une archive ZIP au préalable : vous pouvez glisser des dossiers entiers.

À quoi veiller pour les contenus confidentiels

Les gros fichiers sont souvent aussi des fichiers importants : contrats avec annexes, dossiers du personnel, plans ou données de patients. Une protection supplémentaire se justifie pour ces contenus. Vous pouvez protéger un envoi par un mot de passe que vous communiquez au destinataire par un autre canal, par exemple par téléphone. Vous pouvez limiter le nombre de téléchargements et faire supprimer l’envoi après le premier téléchargement.

Chez Fairsend, les fichiers sont chiffrés avec AES-256 dans votre navigateur avant d’être téléversés. Sur les serveurs en Allemagne, ils ne sont stockés que sous forme chiffrée, et la clé est conservée séparément, également chiffrée. À l’expiration du délai, tout est supprimé automatiquement et définitivement.

Plusieurs destinataires, équipes et envois récurrents

Un gros fichier ne va souvent pas à une seule personne. Avec les forfaits payants, vous ajoutez plusieurs destinataires à un envoi. Chacun reçoit son propre lien, et vous voyez pour chacun s’il a téléchargé et quand. C’est pratique pour envoyer des documents à toute une équipe de projet ou à plusieurs parties d’un même dossier.

Si vous écrivez régulièrement aux mêmes contacts, enregistrez-les dans le carnet d’adresses et lancez l’envoi directement depuis celui-ci. Dans un compte Team, tous les membres voient les envois communs, et des rôles définissent qui peut faire quoi. Des rappels signalent aux destinataires un envoi qu’ils n’ont pas encore récupéré, avant l’expiration du délai.

À quoi reconnaît-on un service de confiance

En envoyant de gros fichiers, vous confiez vos données à un tiers. Vérifiez donc au préalable où le fournisseur a son siège et où se trouvent les serveurs, si les fichiers sont stockés chiffrés et supprimés après un délai, et si le service utilise de la publicité ou du suivi. Des mentions légales claires et une politique de confidentialité compréhensible sont de bons signes. Pour les entreprises, il faut ajouter la question de savoir si le service propose des fonctions pour les équipes, comme des comptes partagés, des rôles et un journal des envois.

Fairsend est un service allemand. Les serveurs se trouvent en Allemagne, les données sont traitées selon le RGPD, et les pages fonctionnent sans cookies de suivi, sans scripts d’analyse ni de publicité.

En bref

• Les pièces jointes sont limitées à environ 20 à 25 Mo, et souvent moins chez le destinataire.
• Un lien de téléchargement contourne la limite sans qu’il faille réduire le fichier.
• Veillez au chiffrement, à la suppression automatique et à une preuve du téléchargement.
• Pour de très gros fichiers, un téléversement qui reprend après une interruption est utile.