Envoyer des fichiers chiffrés : l’essentiel à savoir

Pourquoi un e-mail ordinaire ne suffit pas

Entre serveurs de messagerie, un e-mail est aujourd’hui le plus souvent protégé par un chiffrement du transport. Cela empêche quelqu’un de lire la connexion. Sur les serveurs eux-mêmes, en revanche, les messages et leurs pièces jointes sont en règle générale lisibles : chez votre fournisseur, chez celui du destinataire et dans toutes les sauvegardes. Quiconque accède à l’une de ces boîtes voit toutes les pièces jointes, souvent pendant des années.

S’y ajoute qu’un e-mail ne peut pas être rappelé. Une faute de frappe dans l’adresse, et les documents se retrouvent dans la mauvaise boîte. Pour des contenus confidentiels, il vous faut donc davantage que la protection de la connexion.

Pour les données à caractère personnel, l’aspect juridique s’ajoute. Le RGPD exige des mesures techniques appropriées pour protéger les données et cite expressément le chiffrement comme exemple. Ce qui est approprié dans un cas donné dépend de la nature des données. Pour des données de santé, des dossiers du personnel ou des documents financiers, les exigences sont plus élevées que pour le projet d’un prospectus.

Chiffrement du transport et chiffrement des fichiers

Pour l’envoi de fichiers, il vaut la peine de distinguer deux types de chiffrement :

• Le chiffrement du transport (TLS, reconnaissable à « https ») ne protège les données que pendant le trajet. À l’arrivée, elles sont déchiffrées.
• Le chiffrement des fichiers rend le fichier lui-même illisible. Il reste chiffré même une fois stocké, et ne redevient lisible que pour le destinataire autorisé.

Pour des documents confidentiels, les deux devraient se combiner. Fairsend utilise les deux : les fichiers sont chiffrés dans votre navigateur avec AES-256-GCM avant de quitter votre appareil, et la connexion entière est en plus chiffrée en TLS. Sur les serveurs en Allemagne, les fichiers ne sont stockés que sous forme chiffrée. La clé est conservée séparément, également chiffrée.

Les solutions courantes en un coup d’œil

Il existe plusieurs façons d’envoyer des fichiers chiffrés. Elles se distinguent surtout par l’effort demandé au destinataire :

• Archive ZIP chiffrée : avec un logiciel de compression, vous créez une archive protégée par un mot de passe avec chiffrement AES. Cela fonctionne bien tant que le destinataire dispose d’un logiciel adapté et que vous lui transmettez le mot de passe séparément. Choisissez AES, l’ancien chiffrement ZIP est considéré comme faible.
• Chiffrement des e-mails avec certificats ou paires de clés : très sûr, mais les deux parties doivent l’avoir configuré. Avec de nouveaux contacts, c’est souvent ce qui bloque.
• Envoi de fichiers chiffrés par lien : vous téléversez le fichier, le destinataire ouvre un lien dans le navigateur. Il n’a besoin ni de logiciel ni de compte.

Au quotidien avec des clients, des mandants ou des candidats, le lien est le plus souvent la solution la plus pratique, car le destinataire n’a rien à configurer.

Envoyer le mot de passe et le lien séparément

Un mot de passe ne protège un envoi que s’il ne figure pas dans le même message que le lien. Communiquez-le par un second canal : au téléphone, par SMS ou lors d’un entretien. Il ne suffit alors plus d’intercepter l’e-mail ou de le transférer par erreur.

Chez Fairsend, vous protégez un envoi par mot de passe avec les forfaits payants. Sinon, le code destinataire par e-mail demande, au moment du téléchargement, un code à usage unique envoyé à l’adresse du destinataire. Seule la personne qui a accès à cette boîte peut alors ouvrir l’envoi, et vous n’avez pas de mot de passe à transmettre.

Délais, limites de téléchargement et suppression

Plus un fichier reste disponible peu de temps, plus le risque est faible. Fixez donc un délai adapté à l’occasion, par exemple quelques jours pour une signature. Limitez le nombre de téléchargements si une seule personne a besoin du fichier, ou faites supprimer l’envoi après le premier téléchargement.

Fairsend supprime les envois automatiquement et définitivement à l’expiration du délai. Il n’y a ni corbeille ni restauration. Avec le forfait gratuit, un envoi reste disponible 7 jours et est supprimé après le premier téléchargement.

Savoir qui a reçu quoi

Pour les documents importants surtout, vous voulez savoir s’ils sont arrivés. Fairsend affiche l’état de chaque envoi et vous prévient dès qu’il y a eu un téléchargement. Au début d’un téléchargement, l’heure, l’adresse IP et le destinataire sont consignés et réunis avec les sommes de contrôle SHA-256 des fichiers en une preuve de livraison. Vous pouvez ainsi établir plus tard quel fichier a été récupéré et quand.

Les forfaits pour les équipes ajoutent un journal d’audit, le principe des 4 yeux pour les envois sensibles et un Geo-Lock pour les téléchargements.

Ce que le chiffrement ne peut pas faire

Le chiffrement protège les fichiers en route et sur le serveur. Il ne protège pas contre tous les risques. Quiconque possède le lien et, le cas échéant, le mot de passe peut ouvrir le fichier. N’envoyez donc le lien qu’à la bonne adresse et vérifiez les adresses avant l’envoi, surtout pour des noms qui se ressemblent.

Les appareils des deux côtés jouent aussi un rôle. Si un ordinateur est infecté par un logiciel malveillant, le meilleur chiffrement à l’envoi n’y change pas grand-chose. Gardez le système d’exploitation et le navigateur à jour, et n’enregistrez pas les documents téléchargés dans des dossiers publics. Après le téléchargement, le fichier se trouve non chiffré chez le destinataire, qui est lui-même responsable de la suite de sa conservation.

Pour les équipes et les domaines sensibles

Dans les cabinets, les services du personnel ou les administrations, des règles internes s’appliquent souvent à l’envoi. Des fonctions qui vont au-delà de l’envoi individuel sont alors utiles : un compte Team commun avec des rôles, un journal d’audit qui consigne qui a envoyé quoi et quand, et le principe des 4 yeux, selon lequel une deuxième personne valide un envoi. Les obligations qui s’appliquent à vos données sont à clarifier de préférence avec votre délégué à la protection des données.

Liste de contrôle pour les fichiers confidentiels

• Le fichier est chiffré avant même le téléversement, pas seulement pendant le transport.
• Le destinataire n’a besoin ni de logiciel propre ni de compte.
• Mot de passe ou code à usage unique, le mot de passe toujours par un second canal.
• Délai court et téléchargements limités, puis suppression automatique.
• Une preuve de quel fichier a été récupéré et quand.