Fairsend viranomaisille ja kunnille
Vaihda asiakirjoja, suunnitelmia ja lausuntoja salattuina, rooleilla, hyväksynnällä ja lokilla.
Lähtötilanne
Virastot ja kunnat vaihtavat rakennuslupa-asiakirjoja, lausuntoja, henkilöstöasiakirjoja ja hankinta-asiakirjoja kansalaisten, suunnittelutoimistojen ja muiden tahojen kanssa. Suunnitelmat ja skannaukset ovat usein liian suuria sähköpostille, eivätkä ulkoiset kumppanit ole yhteydessä sisäisiin erityisjärjestelmiin. Silloin työntekijät turvautuvat tallennusvälineisiin tai vapaasti saatavilla oleviin siirtopalveluihin, joista kenelläkään ei ole yleiskuvaa. Myös sosiaalitiedot ja henkilöstöasiakirjat vaativat vaihdossa erityistä huolellisuutta.
Näin Fairsend auttaa
Yrityskirjautuminen Microsoft Entra ID:llä alkaen Team
Työntekijät kirjautuvat työtunnuksellaan. Fairsend ottaa kirjautumisen käyttöön tiimillesi, ja vain olemassa olevat tiimin jäsenet yhdistetään.
Neljän silmän hyväksyntä alkaen Team
Toinen henkilö hyväksyy lähetyksen ennen kuin se toimitetaan. Omistajat ja ylläpitäjät voivat määrätä tämän koko tiimille.
Tarkastusloki alkaen Team
Turvallisuuden kannalta merkittävät toimenpiteet tiimissä kirjataan. Se tukee sisäisiä tarkastuksia.
Ota asiakirjat vastaan tiedostopyyntölinkillä
Kansalaiset ja suunnittelutoimistot lähettävät asiakirjat salattuina ilman omaa tiliä.
Suuret suunnitelmat ja asiakirjat alkaen Team
Enintään 100 GB lähetystä kohden, myös kokonaiset kansiot.
Palvelimet Saksassa
Tiedot tallennetaan palvelimille Saksassa, ja vain salattuina. Määräajan päätyttyä tiedostot poistetaan automaattisesti.
Sopiva paketti
Team
49,00 € / kk
tai 490,00 € vuodessa
- Enintään 100 GB lähetystä kohden
- Saatavilla enintään 365 päivää
Team sisältää roolit, neljän silmän hyväksynnän, tarkastuslokin ja suuret lähetykset. Suurille paikkamäärille ja poikkeaville vaatimuksille on Enterprise sopimuksen mukaan.
Työskentely tiimissä
Yksiköt työskentelevät tiimeinä kiinteillä rooleilla, ja omistajat ja ylläpitäjät näkevät kaikki tiimin lähetykset. Salasanasuojauksen, kertakäyttökoodin ja neljän silmän hyväksynnän voi määrätä keskitetysti sekä esiasettaa vanhenemisajan ja sallitut maat. IT-osastosi voi yhdistää työntekijät yrityskirjautumisen ja Outlook-lisäosan kautta.
Salauksen, tallennuksen ja poiston yksityiskohdat löydät sivulta Turvallisuus.
Usein kysytyt kysymykset
Onko käytettävissä henkilötietojen käsittelysopimus?
Henkilötietojen käsittelyyn toisen lukuun tarvitset yleensä käsittelysopimuksen. Ota meihin yhteyttä ennen käyttöönottoa yhteystietosivun kautta, aiheena tietosuoja.
Miten sovimme käytöstä tietosuojavastaavan kanssa?
Ota tietosuojavastaava mukaan ajoissa. Tekniset tiedot ovat Turvallisuus-sivulla. Lisäkysymyksissä hän tavoittaa meidät yhteystietosivun kautta, aiheena tietosuoja.
Onko Fairsendillä hyväksyntä meidän maallemme tai ylläpitäjällemme?
Fairsend ei ilmoita yksittäisten maiden tai ylläpitäjien hyväksyntöjä. Sen, voidaanko palvelua käyttää, ratkaisee organisaatiosi omien ohjeidensa mukaan.
Korvaako Fairsend erityisjärjestelmät tai sähköisen asiakirjahallinnan?
Ei. Fairsend on siirtopalvelu, ei arkisto. Määräajan päätyttyä tiedostot poistetaan. Asiakirjoille ja viralliselle tiedoksiannolle käytä edelleen niille tarkoitettuja reittejä.
Tarvitsevatko kansalaiset tilin?
Eivät. Tiedostojen lähettämiseen tiedostopyyntölinkin kautta ja lataamiseen ei tarvita tiliä. Jokainen tiedostopyyntölinkki toimii kerran.
Miten Outlook-lisäosa toimii?
Se toimii perinteisessä ja uudessa Outlookissa sekä Outlookissa verkossa. Lähetät tiedostot ja lisäät latauslinkin sähköpostiin. Lisäosa kuuluu paketteihin, joissa on API-käyttö, sekä Team- ja Enterprise-pakettiin.
Voimmeko kokeilla Fairsendiä etukäteen?
Voitte. Ilmaispaketti riittää ensimmäiseen lähetykseen yhdelle vastaanottajalle. Lähetys on siellä noudettavissa yhden täydellisen latauksen ajan. Työtehtäviin liittyviä tietoja kannattaa lähettää vasta tietosuojavastaavan kanssa sovittuaan.