Dateien anfordern statt per E-Mail-Anhang

Das Problem mit Unterlagen per E-Mail

Wer Unterlagen von anderen braucht, bekommt sie meist per E-Mail. Das führt zu bekannten Schwierigkeiten: Die Anhänge sind zu groß und kommen nicht an. Fotos werden in Messengern verkleinert und sind unscharf. Mehrere Dateien kommen in mehreren Mails, und am Ende fehlt doch etwas. Und vertrauliche Unterlagen liegen danach unverschlüsselt in Ihrem Postfach.

Für Ihre Kunden ist es oft ebenso mühsam. Sie müssen herausfinden, wie man große Dateien verschickt, und landen bei Diensten, die sie nicht kennen und denen sie nicht trauen.

Auf Ihrer Seite kostet das Zeit: Sie suchen Anhänge in verschiedenen Mails zusammen, fragen fehlende Unterlagen nach und speichern alles von Hand ab. Je mehr Kunden Ihnen Dateien schicken, desto größer wird der Aufwand. Bei vertraulichen Unterlagen kommt die Frage hinzu, wie lange sie unverschlüsselt im Postfach liegen und wer im Team darauf Zugriff hat.

Die Lösung: ein Upload-Link

Statt auf eine Mail mit Anhängen zu warten, schicken Sie Ihrem Kunden einen Link. Er öffnet ihn im Browser, wählt die Dateien aus oder zieht sie hinein und lädt sie hoch. Die Dateien landen direkt bei Ihnen, in Ihrem Fairsend-Konto. Ihr Kunde braucht dafür kein Konto und kein Programm.

Der Vorteil: Sie bestimmen den Weg. Die Dateien werden im Browser des Absenders verschlüsselt, bevor sie hochgeladen werden, und Sie bekommen eine Benachrichtigung, sobald etwas angekommen ist.

Auch die Größe ist kein Thema mehr. Fotos, Scans und Videos kommen in der Qualität an, in der Ihr Kunde sie aufgenommen hat, und nicht als verkleinerte Fassung aus einem Messenger. Mehrere Dateien landen gesammelt in einem Vorgang statt verteilt auf viele Mails.

Schritt für Schritt: Dateien mit Fairsend anfordern

Die Funktion steht in jedem Konto zur Verfügung, auch im kostenlosen Tarif. Wie groß die hochgeladenen Dateien sein dürfen, richtet sich nach Ihrem Tarif: bis 5 GB im kostenlosen Tarif, bis 100 GB in den bezahlten Tarifen.

• Melden Sie sich bei Fairsend an und öffnen Sie „Dateien anfordern“.
• Tragen Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, von der Sie Dateien brauchen, und schreiben Sie kurz, was Sie benötigen.
• Legen Sie fest, wie lange der Upload-Link gültig ist, und schützen Sie ihn bei Bedarf mit einem Passwort.
• Ihr Kunde bekommt eine Mail mit dem Link, öffnet ihn und lädt die Dateien hoch.
• Sie werden benachrichtigt und laden die Dateien aus Ihrem Konto herunter.

Wann sich das besonders lohnt

Ein Upload-Link ist überall dort praktisch, wo Sie regelmäßig Unterlagen von außen bekommen:

• Steuerberatung und Buchhaltung: Belege, Kontoauszüge und Jahresunterlagen von Mandanten.
• Kanzleien: Verträge, Schriftverkehr und Beweisfotos von Mandanten.
• Personalabteilungen: Bewerbungen und Nachweise, ohne dass sie im allgemeinen Postfach landen.
• Versicherungsmakler und Hausverwaltungen: Schadensfotos, Rechnungen und Formulare.
• Agenturen und Druckereien: Druckdaten, Logos und Rohmaterial in voller Qualität.
• Praxen und Beratungsstellen: Befunde, Anträge und Nachweise von Patienten oder Klienten.

Dauerhaft annehmen: das Formular auf Ihrer Website

Wenn Sie nicht für jede Anfrage einen eigenen Link verschicken möchten, binden Sie ein Upload-Formular in Ihre Website ein. Mit Fairsend Secure Inbox laden Kunden ihre Dateien jederzeit über Ihre Seite hoch, jede Einsendung landet als eigener Vorgang in Ihrem Posteingang. Sie bestimmen, welche Angaben abgefragt werden, und passen das Formular an Ihr Erscheinungsbild an.

Secure Inbox ist ab dem Tarif Premium enthalten. Die einzelne Anforderung per Link funktioniert in jedem Konto.

Tipps für eine reibungslose Anforderung

• Schreiben Sie in die Anfrage, welche Unterlagen Sie genau brauchen, etwa „Lohnsteuerbescheinigung 2025 und Kontoauszüge Januar bis März“.
• Wählen Sie eine Frist, die dem Kunden genug Zeit lässt, aber nicht unnötig lange offen bleibt.
• Kündigen Sie die Mail kurz an, damit der Link nicht im Spam-Verdacht untergeht.
• Laden Sie die Dateien zeitnah herunter und legen Sie sie in Ihrem eigenen System ab. Fairsend ist ein Transferdienst und kein Archiv.

Sicherheit für beide Seiten

Ein Upload-Link ist bewusst eingeschränkt: Er erlaubt nur das Hochladen zu Ihnen, nicht das Ansehen anderer Dateien. Er läuft nach der von Ihnen gewählten Frist ab, danach nimmt er nichts mehr an. Mit einem Passwort stellen Sie sicher, dass nur die gemeinte Person hochladen kann, auch wenn die Mail weitergeleitet wird.

Für Ihren Kunden ist der Weg ebenfalls sicherer als ein Anhang. Die Dateien werden schon in seinem Browser verschlüsselt und liegen danach nicht in seinem Ordner „Gesendet“. Und er muss sich nicht selbst einen Dienst suchen, dem er seine Unterlagen anvertraut.

So erklären Sie es Ihren Kunden

Viele Kunden kennen Upload-Links noch nicht. Ein Satz in der Anfrage nimmt die Unsicherheit, zum Beispiel: „Bitte laden Sie die Unterlagen über den Link in dieser Mail hoch. Sie brauchen dafür kein Konto, die Dateien werden verschlüsselt übertragen.“ Nennen Sie bei Bedarf eine Telefonnummer für Rückfragen.

Wenn Sie ein Passwort setzen, teilen Sie es dem Kunden am Telefon oder per SMS mit, nicht in derselben Mail. Bei wiederkehrenden Anlässen, etwa der monatlichen Buchhaltung, lohnt sich ein fester Ablauf: gleiche Frist, gleiche Beschreibung, gleiche Ablage nach dem Eingang.

Kurz zusammengefasst

• Ein Upload-Link erspart Ihren Kunden die Suche nach einem Weg für große oder vertrauliche Dateien.
• Die Dateien werden im Browser verschlüsselt und landen direkt in Ihrem Konto.
• Der Absender braucht kein Konto und kein Programm.
• Für dauerhaften Empfang über die eigene Website gibt es Secure Inbox ab Premium.