Große Dateien versenden: so geht es ohne E-Mail-Limit

Warum große Anhänge so oft scheitern

Die meisten E-Mail-Anbieter begrenzen die Größe einer Nachricht auf etwa 20 bis 25 MB. Das klingt nach viel, reicht aber oft nicht einmal für ein paar Fotos in voller Auflösung oder eine längere Präsentation mit Videos. Dazu kommt: Anhänge werden für den Versand umkodiert und dabei rund ein Drittel größer. Eine Datei mit 18 MB kann so schon über der Grenze liegen.

Selbst wenn Ihr eigener Anbieter große Nachrichten erlaubt, entscheidet am Ende das Postfach des Empfängers. Viele Firmen setzen eigene, oft niedrigere Grenzen. Die Mail kommt dann als Fehlermeldung zurück, manchmal erst Stunden später, oder sie verschwindet stillschweigend in einem Filter.

Große Anhänge belasten außerdem beide Postfächer dauerhaft. Sie bleiben im Ordner „Gesendet“, im Posteingang und in jeder Sicherung liegen, auch wenn sie längst niemand mehr braucht.

Die üblichen Auswege und ihre Haken

Wer an das Limit stößt, greift meist zu einem dieser Wege:

• Datei in mehrere Teile zerlegen und auf mehrere Mails verteilen: mühsam, fehleranfällig, und der Empfänger muss alles wieder zusammensetzen.
• Stark komprimieren oder die Auflösung verringern: Die Datei wird kleiner, aber Qualität geht verloren. Bei Druckdaten, Plänen oder Rohdaten ist das keine Option.
• Einen Ordner in einem Cloud-Speicher freigeben: funktioniert, aber die Freigabe bleibt oft länger offen als nötig, und Sie müssen später selbst aufräumen.
• USB-Stick oder Festplatte per Post: sicher vor Größenlimits, aber langsam und ohne Nachweis, wer wann was erhalten hat.

Gemeinsam ist allen Wegen: Sie kosten Zeit und lassen offen, ob die Datei angekommen ist.

Der einfachere Weg: ein Link statt eines Anhangs

Bei einem Dateiversand-Dienst laden Sie die Datei einmal hoch und schicken dem Empfänger nur einen Link. Die Mail bleibt klein und kommt sicher an, der Empfänger lädt die Datei herunter, wenn er sie braucht. Die Größe der Datei spielt für die Mail keine Rolle mehr.

Wichtig ist, was mit der Datei nach dem Hochladen passiert. Achten Sie darauf, dass sie verschlüsselt gespeichert wird, dass sie nach einer festen Frist automatisch gelöscht wird und dass Sie sehen können, ob sie heruntergeladen wurde. Bei Fairsend ist das von Anfang an so eingestellt.

Schritt für Schritt mit Fairsend

So senden Sie eine große Datei, auch ohne Konto:

• Öffnen Sie fairsend.de und ziehen Sie die Dateien oder einen ganzen Ordner in das Upload-Feld.
• Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein oder wählen Sie „Link erstellen“, wenn Sie den Link selbst weitergeben möchten.
• Beim Versand per E-Mail bestätigen Sie Ihre Absenderadresse einmal mit einem Code.
• Ihr Browser verschlüsselt die Dateien und lädt sie hoch. Der Empfänger bekommt eine Mail mit dem Download-Link.
• Sobald heruntergeladen wurde, sehen Sie es in der Sendungsübersicht und bekommen eine Benachrichtigung.

Im kostenlosen Tarif sind Dateien bis 5 GB möglich, die Sendung bleibt 7 Tage abrufbar. Die bezahlten Tarife erlauben Dateien bis 100 GB, längere Fristen und mehrere Empfänger. Für einen einzelnen großen Versand gibt es einen Tagespass für 4,90 €, der 24 Stunden gilt.

Wenn die Verbindung abreißt

Bei mehreren Gigabyte dauert das Hochladen eine Weile, je nach Leitung von wenigen Minuten bis zu einer Stunde und mehr. Fairsend teilt Dateien deshalb in kleine Blöcke und überträgt sie über mehrere parallele Verbindungen. Bricht die Verbindung ab oder geht der Laptop in den Ruhezustand, setzt der Upload dort wieder an, wo er aufgehört hat. Sie müssen nicht von vorn beginnen.

Ein paar Tipps für sehr große Sendungen: Nutzen Sie nach Möglichkeit ein Kabel oder ein stabiles WLAN, lassen Sie das Browserfenster geöffnet und schalten Sie den Energiesparmodus für die Dauer des Uploads ab. Viele kleine Dateien müssen Sie nicht vorher zu einem ZIP-Archiv packen, Sie können ganze Ordner hineinziehen.

Worauf Sie bei vertraulichen Inhalten achten sollten

Große Dateien sind oft auch wichtige Dateien: Verträge mit Anlagen, Personalunterlagen, Pläne oder Patientendaten. Für solche Inhalte lohnt sich ein zusätzlicher Schutz. Sie können eine Sendung mit einem Passwort versehen, das Sie dem Empfänger auf anderem Weg mitteilen, etwa telefonisch. Sie können die Zahl der Downloads begrenzen und die Sendung nach dem ersten Download löschen lassen.

Bei Fairsend werden Dateien schon in Ihrem Browser mit AES-256 verschlüsselt, bevor sie hochgeladen werden. Auf den Servern in Deutschland liegen sie nur verschlüsselt, der Schlüssel wird getrennt davon und ebenfalls verschlüsselt gespeichert. Nach Ablauf der Frist wird alles automatisch und unwiderruflich gelöscht.

Mehrere Empfänger, Teams und wiederkehrende Sendungen

Oft geht eine große Datei nicht nur an eine Person. In den bezahlten Tarifen tragen Sie mehrere Empfänger in eine Sendung ein. Jeder bekommt seinen eigenen Link, und Sie sehen für jeden einzeln, ob und wann er heruntergeladen hat. Das ist praktisch, wenn Sie Unterlagen an ein ganzes Projektteam oder an mehrere Beteiligte eines Vorgangs schicken.

Wenn Sie regelmäßig an dieselben Kontakte senden, legen Sie sie im Adressbuch an und starten die Sendung direkt von dort. In einem Team-Konto sehen alle Mitglieder die gemeinsamen Sendungen, Rollen legen fest, wer was darf. Erinnerungen weisen Empfänger auf eine Sendung hin, die sie noch nicht abgeholt haben, bevor die Frist abläuft.

Woran Sie einen vertrauenswürdigen Dienst erkennen

Beim Versand großer Dateien geben Sie Ihre Daten aus der Hand. Prüfen Sie deshalb vorab, wo der Anbieter seinen Sitz hat und wo die Server stehen, ob die Dateien verschlüsselt gespeichert und nach einer Frist gelöscht werden und ob der Dienst Werbung oder Tracking einsetzt. Ein klares Impressum und eine verständliche Datenschutzerklärung sind gute Zeichen. Für Firmen kommt die Frage hinzu, ob der Dienst Funktionen für Teams bietet, etwa gemeinsame Konten, Rollen und ein Protokoll der Sendungen.

Fairsend ist ein Dienst aus Deutschland. Die Server stehen in Deutschland, Daten werden nach der DSGVO verarbeitet, und die Seiten kommen ohne Tracking-Cookies, Analyse- oder Werbeskripte aus.

Kurz zusammengefasst

• E-Mail-Anhänge sind auf etwa 20 bis 25 MB begrenzt, beim Empfänger oft noch weniger.
• Ein Download-Link umgeht das Limit, ohne die Datei zu verkleinern.
• Achten Sie auf Verschlüsselung, automatische Löschung und einen Nachweis über den Download.
• Bei sehr großen Dateien hilft ein Upload, der nach Abbrüchen weiterläuft.