Tiedostojen lähettäminen salattuna: mikä on tärkeää

Miksi tavallinen sähköposti ei riitä

Sähköposti on nykyään yleensä suojattu siirtosalauksella postipalvelimien välisellä matkalla. Se estää sen, ettei kukaan lue yhteyttä sivusta. Itse palvelimilla viestit liitteineen ovat kuitenkin yleensä luettavissa: oman palveluntarjoajan luona, vastaanottajan palveluntarjoajan luona ja kaikissa varmuuskopioissa. Se, joka pääsee jompaankumpaan postilaatikkoon, näkee kaikki liitteet, usein vuosien ajalta.

Lisäksi sähköpostia ei voi palauttaa. Yksi kirjoitusvirhe osoitteessa, ja asiakirjat ovat väärässä postilaatikossa. Luottamukselliselle sisällölle tarvitaan siksi muutakin kuin yhteyden suojaus.

Henkilötietojen kohdalla mukaan tulee lainsäädäntö. Tietosuoja-asetus edellyttää asianmukaisia teknisiä toimenpiteitä tietojen suojaamiseksi ja mainitsee salauksen nimenomaisesti esimerkkinä. Mikä on yksittäistapauksessa asianmukaista, riippuu tietojen laadusta. Terveystiedoissa, henkilöstöasiakirjoissa tai talousasiakirjoissa vaatimukset ovat korkeammat kuin esitteen luonnoksessa.

Siirtosalaus ja tiedostosalaus

Tiedostoja lähetettäessä kannattaa erottaa kaksi salauksen tapaa:

• Siirtosalaus (TLS, tunnistat siitä, että osoite alkaa ”https”) suojaa tiedot vain matkalla. Perillä ne saapuvat salaamattomina.
• Tiedostosalaus tekee itse tiedostosta lukukelvottoman. Se pysyy salattuna myös tallennettuna ja muuttuu luettavaksi vasta oikeutetulle vastaanottajalle.

Luottamuksellisille asiakirjoille molempien pitäisi olla käytössä. Fairsend käyttää molempia: tiedostot salataan selaimessasi AES-256-GCM:llä ennen kuin ne poistuvat laitteeltasi, ja lisäksi koko yhteys on TLS-salattu. Saksassa sijaitsevilla palvelimilla tiedostot ovat vain salattuina. Avain tallennetaan erikseen ja niin ikään salattuna.

Yleiset tavat lyhyesti

Tiedostoja voi lähettää salattuina usealla tavalla. Ne eroavat ennen kaikkea siinä, kuinka paljon vaivaa vastaanottajalle syntyy:

• Salattu ZIP-arkisto: pakkausohjelmalla luot arkiston, jossa on salasana ja AES-salaus. Se toimii hyvin, kunhan vastaanottajalla on sopiva ohjelma ja toimitat salasanan erikseen. Valitse AES, sillä vanhempaa ZIP-salausta pidetään heikkona.
• Sähköpostin salaus varmenteilla tai avainpareilla: erittäin turvallinen, mutta molemmilla osapuolilla pitää olla se otettuna käyttöön. Uusien yhteyshenkilöiden kanssa se kaatuu usein juuri tähän.
• Salattu tiedostojen lähetys linkillä: lataat tiedoston, vastaanottaja avaa linkin selaimessa. Hän ei tarvitse ohjelmaa eikä tiliä.

Arjessa asiakkaiden, päämiesten tai hakijoiden kanssa linkki on yleensä käytännöllisin tapa, koska vastaanottajan ei tarvitse ottaa mitään käyttöön.

Salasana ja linkki erikseen

Salasana suojaa lähetystä vain, jos sitä ei ole samassa viestissä kuin linkki. Kerro se toista kautta: puhelimessa, tekstiviestillä tai kasvokkain. Silloin ei riitä, että viesti siepataan tai välitetään vahingossa eteenpäin.

Fairsendissä suojaat lähetyksen salasanalla maksullisissa paketeissa. Vaihtoehtoisesti sähköpostikoodi pyytää latauksen yhteydessä kertakäyttökoodin, joka lähetetään vastaanottajan osoitteeseen. Silloin sen voi avata vain se, jolla on pääsy kyseiseen postilaatikkoon, eikä sinun tarvitse antaa salasanaa eteenpäin.

Määräajat, latausrajat ja poisto

Mitä lyhyemmän aikaa tiedosto on noudettavissa, sitä pienempi on riski. Aseta siis tilanteeseen sopiva määräaika, esimerkiksi muutama päivä allekirjoitusta varten. Rajoita latausten määrää, jos tiedostoa tarvitsee vain yksi henkilö, tai poista lähetys ensimmäisen latauksen jälkeen.

Fairsend poistaa lähetykset automaattisesti ja peruuttamattomasti määräajan päätyttyä. Roskakoria tai palautusta ei ole. Ilmaispaketissa lähetys on noudettavissa 7 päivää ja se poistetaan ensimmäisen latauksen jälkeen.

Jäljitä, kuka sai mitä

Etenkin tärkeiden asiakirjojen kohdalla haluat tietää, ovatko ne perillä. Fairsend näyttää jokaisen lähetyksen tilan ja ilmoittaa sinulle heti, kun tiedosto on ladattu. Latauksen alkaessa ajankohta, IP-osoite ja vastaanottaja kirjataan ylös ja yhdistetään tiedostojen SHA-256-tarkisteisiin toimitustodistukseksi. Näin voit myöhemmin osoittaa, mikä tiedosto noudettiin ja milloin.

Tiimeille tarkoitetuissa paketeissa mukana ovat lisäksi tarkastusloki, neljän silmän periaate arkaluonteisille lähetyksille ja latausten maarajaus.

Mihin salaus ei pysty

Salaus suojaa tiedostoja matkalla ja palvelimella. Se ei suojaa kaikilta riskeiltä. Se, jolla on linkki ja tarvittaessa salasana, voi avata tiedoston. Lähetä siksi linkki vain oikeaan osoitteeseen ja tarkista osoitteet ennen lähettämistä, erityisesti samankaltaisten nimien kohdalla.

Myös molempien osapuolten laitteilla on merkitystä. Jos tietokoneessa on haittaohjelma, paraskaan salaus lähetyksessä ei auta paljon. Pidä käyttöjärjestelmä ja selain ajan tasalla äläkä tallenna ladattuja asiakirjoja julkisiin kansioihin. Latauksen jälkeen tiedosto on vastaanottajalla salaamattomana, ja hän vastaa itse sen jatkosäilytyksestä.

Tiimeille ja arkaluonteisille aloille

Asianajotoimistoissa, vastaanotoilla, henkilöstöosastoilla ja viranomaisissa on usein sisäisiä sääntöjä lähettämiselle. Silloin hyödyllisiä ovat toiminnot, jotka ulottuvat yksittäistä lähetystä pidemmälle: yhteinen Team-tili rooleineen, tarkastusloki, joka kirjaa, kuka lähetti mitä ja milloin, sekä neljän silmän periaate, jossa toinen henkilö hyväksyy lähetyksen. Mitä velvoitteita tietoihisi sovelletaan, kannattaa selvittää tietosuojavastaavan kanssa.

Tarkistuslista luottamuksellisille tiedostoille

• Tiedosto salataan jo ennen latausta, ei vain siirtotiellä.
• Vastaanottaja ei tarvitse omaa ohjelmaa eikä tiliä.
• Salasana tai kertakäyttökoodi, salasana aina toista kautta.
• Lyhyt määräaika ja rajatut lataukset, sen jälkeen automaattinen poisto.
• Todiste siitä, milloin mikä tiedosto noudettiin.