Fájlok titkosított küldése: mire kell figyelni

Miért nem elég egy hétköznapi e-mail

Az e-mailt a levelezőszerverek között ma többnyire szállítási titkosítás védi. Ez megakadályozza, hogy valaki kövesse a kapcsolatot. A szervereken magukon az üzenetek mellékleteikkel azonban általában olvasható formában vannak: a saját szolgáltatónál, a címzett szolgáltatójánál és minden biztonsági mentésben. Aki hozzáfér ezek egyik postafiókjához, minden mellékletet lát, gyakran évekre visszamenőleg.

Ehhez jön, hogy egy e-mailt nem lehet visszahívni. Egy elgépelt cím, és az iratok rossz postafiókban landolnak. Bizalmas tartalmakhoz ezért többre van szükség, mint a kapcsolat védelme.

Személyes adatoknál a jogi oldal is hozzájön. A GDPR megfelelő technikai intézkedéseket követel az adatok védelmére, és példaként kifejezetten megnevezi a titkosítást. Hogy egyedi esetben mi megfelelő, az adatok fajtájától függ. Egészségügyi adatoknál, személyi anyagoknál vagy pénzügyi iratoknál a követelmények magasabbak, mint egy szórólaptervezetnél.

Szállítási titkosítás és fájltitkosítás

Fájlküldésnél érdemes kétféle titkosítást megkülönböztetni:

• A szállítási titkosítás (TLS, a „https” alapján ismerhető fel) az adatokat csak útközben védi. A célnál visszafejtve érkeznek meg.
• A fájltitkosítás magát a fájlt teszi olvashatatlanná. Tárolva is titkosítva marad, és csak a jogosult címzett számára válik újra olvashatóvá.

Bizalmas iratokhoz a kettőnek együtt kell működnie. A Fairsend mindkettőt használja: a fájlokat a böngészőjében AES-256-GCM-mel titkosítják, mielőtt elhagynák az eszközét, ezen felül az egész kapcsolat TLS-titkosított. A németországi szervereken a fájlok csak titkosítva vannak. A kulcsot ettől elkülönítve, szintén titkosítva tárolják.

A bevett módszerek áttekintése

Többféle lehetőség van fájlok titkosított küldésére. Főleg abban különböznek, mennyi munkát jelentenek a címzettnél:

• Titkosított ZIP-archívum: egy tömörítőprogrammal jelszavas, AES-titkosítású archívumot készít. Ez jól működik, amíg a címzettnek van megfelelő programja, és a jelszót külön közli. Figyeljen az AES-re, a régebbi ZIP-titkosítás gyengének számít.
• E-mail-titkosítás tanúsítványokkal vagy kulcspárokkal: nagyon biztonságos, de mindkét félnek be kell állítania. Új kapcsolatoknál ezen gyakran elbukik.
• Titkosított fájlküldés hivatkozással: feltölti a fájlt, a címzett a böngészőben megnyit egy hivatkozást. Nincs szüksége sem programra, sem fiókra.

Ügyfelekkel, megbízókkal vagy pályázókkal a mindennapokban a hivatkozás többnyire a legpraktikusabb út, mert a címzettnek nem kell semmit beállítania.

Jelszó és hivatkozás külön küldése

A jelszó csak akkor véd egy küldeményt, ha nem ugyanabban az üzenetben áll, mint a hivatkozás. Közölje második úton: telefonon, SMS-ben vagy személyes beszélgetésben. Így nem elég az e-mailt elfogni vagy véletlenül továbbítani.

A Fairsendnél a fizetős csomagokban jelszóval láthat el egy küldeményt. Alternatívaként az e-mail-kód letöltéskor egyszeri kódot kér, amely a címzett címére megy. Így csak az tudja megnyitni, aki hozzáfér ehhez a postafiókhoz, és Önnek nem kell jelszót továbbadnia.

Határidők, letöltési korlátok és törlés

Minél rövidebb ideig érhető el egy fájl, annál kisebb a kockázat. Ezért az alkalomhoz illő határidőt állítson be, például néhány napot egy aláíráshoz. Korlátozza a letöltések számát, ha csak egy személynek kell a fájl, vagy töröltesse a küldeményt az első letöltés után.

A Fairsend a küldeményeket a határidő lejárta után automatikusan és visszavonhatatlanul törli. Kuka vagy helyreállítás nincs. Az ingyenes csomagban a küldemény 7 napig érhető el, és az első letöltés után törlődik.

Nyomon követni, ki mit kapott meg

Fontos iratoknál éppen azt szeretné tudni, megérkeztek-e. A Fairsend minden küldeménynél mutatja az állapotot, és értesíti, amint letöltötték. Letöltés indításakor az időpontot, az IP-címet és a címzettet naplózzák, és a fájlok SHA-256 ellenőrző összegeivel együtt kézbesítési igazolássá foglalják. Így később igazolhatja, hogy melyik fájlt mikor töltötték le.

A csapatoknak szóló csomagokban auditnapló, a négy szem elve az érzékeny küldeményekhez és országalapú letöltési korlátozás (Geo-Lock) is hozzájön.

Amit a titkosítás nem tud megoldani

A titkosítás útközben és a szerveren védi a fájlokat. Nem véd minden kockázat ellen. Aki birtokában van a hivatkozásnak és adott esetben a jelszónak, megnyithatja a fájlt. A hivatkozást ezért csak a helyes címre küldje, és küldés előtt ellenőrizze a címeket, különösen a hasonló nevek esetén.

A két oldalon lévő eszközök is szerepet játszanak. Ha egy számítógépet kártevő fertőz, a legjobb titkosítás is keveset segít a küldésnél. Tartsa naprakészen az operációs rendszert és a böngészőt, és a letöltött iratokat ne tegye nyilvános mappákba. Letöltés után a fájl titkosítatlanul van a címzettnél, a további megőrzésért ő maga felel.

Csapatoknak és érzékeny területeknek

Ügyvédi irodákban, rendelőkben, személyzeti osztályokon vagy hatóságoknál gyakran belső szabályok vonatkoznak a küldésre. Ilyenkor hasznosak az egyes küldésen túlmutató funkciók: közös csapatfiók szerepkörökkel, auditnapló, amely rögzíti, ki mikor mit küldött, és a négy szem elve, amelyben egy második személy hagyja jóvá a küldeményt. Hogy az Ön adataira milyen kötelezettségek vonatkoznak, a legjobb az adatvédelmi tisztviselővel tisztázni.

Ellenőrzőlista bizalmas fájlokhoz

• A fájl már a feltöltés előtt titkosítva van, nem csak a szállítási úton.
• A címzettnek nincs szüksége saját programra és fiókra.
• Jelszó vagy egyszeri kód, a jelszó mindig második úton.
• Rövid határidő és korlátozott letöltések, utána automatikus törlés.
• Igazolás arról, hogy melyik fájlt mikor töltötték le.