Fairsend per enti pubblici e comuni
Scambi fascicoli, piani e perizie in forma crittografata, con ruoli, approvazione e registro delle attività.
La situazione
Uffici e comuni scambiano con cittadini, studi di progettazione e altri uffici documenti per pratiche edilizie, perizie, documenti del personale e atti di gara. Piani e scansioni sono spesso troppo grandi per le caselle e-mail, e i partner esterni non sono collegati alle procedure interne. Il personale ricorre allora a supporti di dati o a servizi di trasferimento liberamente disponibili, che nessuno riesce a controllare. Anche dati sociali e fascicoli del personale richiedono particolare cura nello scambio.
Come aiuta Fairsend
Accesso aziendale con Microsoft Entra ID da Team
I collaboratori accedono con l’account di servizio. Fairsend configura l’accesso per il suo team e vengono collegati solo i membri del team già esistenti.
Approvazione secondo il principio dei quattro occhi da Team
Una seconda persona approva l’invio prima della consegna. Proprietari e amministratori possono renderla obbligatoria per tutto il team.
Audit log da Team
Le azioni rilevanti per la sicurezza nel team vengono registrate. Questo supporta le verifiche interne.
Ricevere documenti con un link di caricamento
Cittadini e studi di progettazione caricano i documenti in forma crittografata, senza un proprio account.
Piani e fascicoli di grandi dimensioni da Team
Fino a 100 GB per invio, anche cartelle intere.
Server in Germania
I dati vengono conservati su server in Germania, e lì solo in forma crittografata. Alla scadenza del termine i file vengono eliminati automaticamente.
Piano adatto
Team
49,00 € / mese
oppure 490,00 € all’anno
- Fino a 100 GB per invio
- Disponibile fino a 365 giorni
Team offre ruoli, approvazione secondo il principio dei quattro occhi, audit log e invii di grandi dimensioni. Per molte postazioni ed esigenze particolari è disponibile Enterprise su richiesta.
Lavorare in team
I reparti lavorano come team con ruoli definiti, proprietari e amministratori vedono tutti gli invii del team. Protezione con password, codice per il destinatario e approvazione secondo il principio dei quattro occhi possono essere imposti a livello centrale, e scadenza e paesi consentiti possono essere preimpostati. Il suo reparto IT può collegare i collaboratori tramite l’accesso aziendale e il componente aggiuntivo per Outlook.
Come funzionano nel dettaglio crittografia, archiviazione e cancellazione è spiegato nella pagina Sicurezza.
Domande frequenti
È disponibile un contratto di trattamento dei dati?
Per il trattamento di dati personali per conto terzi di norma è necessario un contratto di trattamento (art. 28 GDPR). La preghiamo di contattarci prima dell’utilizzo tramite la pagina dei contatti, con l’oggetto Protezione dei dati.
Come concordiamo l’utilizzo con il responsabile della protezione dei dati?
Coinvolga per tempo il suo responsabile della protezione dei dati. Le informazioni tecniche sono nella pagina Sicurezza. Per domande può contattarci tramite la pagina dei contatti con l’oggetto Protezione dei dati.
Fairsend ha un’autorizzazione per il nostro Land o il nostro ente?
Fairsend non indica autorizzazioni di singoli Länder o enti. Se il servizio possa essere utilizzato presso di voi lo decide il suo ufficio in base alle proprie regole.
Fairsend sostituisce le procedure di settore o il fascicolo elettronico?
No. Fairsend è un servizio di trasferimento, non un archivio. Alla scadenza del termine i file vengono eliminati. Per fascicoli e notifiche formali continui a usare i canali previsti.
I cittadini hanno bisogno di un account?
No. Per caricare file con un link di caricamento e per scaricarli non serve alcun account. Ogni link di caricamento funziona una sola volta.
Come funziona il componente aggiuntivo per Outlook?
Funziona nel Outlook classico e nel nuovo Outlook, nonché in Outlook sul web. Carica i file e inserisce il link di download nell’e-mail. Il componente fa parte dei piani con accesso API, Team ed Enterprise.
Possiamo provare Fairsend in anticipo?
Sì. Il piano Free basta per un primo invio a un destinatario. Lì un invio può essere scaricato una sola volta per intero. Invii dati di servizio solo dopo aver concordato l’uso con il responsabile della protezione dei dati.