Fairsend henkilöstöosastoille ja palkkatoimistoille
Lähetä ja vastaanota palkkalaskelmat, työsopimukset ja hakemukset salattuina.
Lähtötilanne
Henkilöstöosastot ja palkkatoimistot käsittelevät päivittäin palkkalaskelmia, työsopimuksia, todistuksia, sairauslomatodistuksia ja hakuasiakirjoja. Niissä on palkkoja, pankkitietoja ja osin terveystietoja, eli GDPR:n 9 artiklan mukaisia tietoja. Palkkalista väärässä postilaatikossa osuu kerralla moniin työntekijöihin. Hakemukset saapuvat sähköpostiliitteinä yhteisiin postilaatikoihin ja jäävät sinne usein suunniteltua pidemmäksi aikaa.
Näin Fairsend auttaa
Latauswidget hakemuksille alkaen Team
Hakijat lähettävät sinulle asiakirjoja uran verkkosivusi kortin kautta. Jokainen vastaanotto muodostaa oman pyynnön. Päätät itse, mille verkkosivuille widgetin saa upottaa.
Neljän silmän hyväksyntä alkaen Team
Palkkalistat ja sopimukset lähtevät vasta, kun toinen henkilö on hyväksynyt ne.
Salasanasuojaus alkaen Premium
Salasanan annat erillään linkistä.
Kertakäyttökoodi sähköpostilla alkaen Premium
Vastaanottaja vahvistaa osoitteensa koodilla ennen latausta. Tiimi voi määrätä tämän kaikille lähetyksille.
Tarkastusloki alkaen Team
Turvallisuuden kannalta merkittävät toimenpiteet tiimissä kirjataan, esimerkiksi uudet lähetykset ja roolimuutokset.
Pyydä asiakirjat tiedostopyyntölinkillä
Työntekijät tai palkkatoimiston asiakkaat lähettävät todisteet salattuina ilman omaa tiliä.
Sopiva paketti
Team
49,00 € / kk
tai 490,00 € vuodessa
- Enintään 100 GB lähetystä kohden
- Saatavilla enintään 365 päivää
Team sisältää latauswidgetin, neljän silmän hyväksynnän, tarkastuslokin ja useita paikkoja henkilöstöosastolle tai palkkatoimistolle.
Työskentely tiimissä
Henkilöstöosasto työskentelee tiiminä kiinteillä rooleilla, jolloin vain oikeutetut muuttavat asetuksia. Huomaa, että omistajat ja ylläpitäjät näkevät kaikki tiimin lähetykset. Yrityskirjautumisella työntekijät kirjautuvat Microsoft Entra ID:n kautta, ja Outlook-lisäosalla he lähettävät suoraan sähköpostista.
Salauksen, tallennuksen ja poiston yksityiskohdat löydät sivulta Turvallisuus.
Usein kysytyt kysymykset
Sopiiko Fairsend palkkalaskelmien kuukausittaiseen lähettämiseen?
Yksittäisiin lähetyksiin sopii. Fairsend ei ole työntekijöiden portaali. Jos haluat automatisoida paljon lähetyksiä, käytä Team-paketista alkaen REST-rajapintaa.
Kuinka kauan hakemukset säilyvät Fairsendissä?
Paketin määräajan päättymiseen asti. Sen jälkeen ne poistetaan automaattisesti. Jatkokäsittelystä ja poistosta omissa järjestelmissäsi päätät itse.
Voimmeko sovittaa widgetin omaan ulkoasuumme?
Liität widgetin verkkosivullesi koodilla tai käytät linkkiä. Otsikon ja tekstin määrität itse, samoin päiväkohtaisen vastaanottorajan.
Kuka näkee lähetyksemme?
Omistajat ja ylläpitäjät näkevät kaikki tiimin lähetykset. Asetuksella ”Vain tiimin jäsenet” uudet lähetykset ovat noudettavissa vain kirjautuneille tiimin jäsenille. Roolit kannattaa siksi antaa harkiten.
Tarvitsevatko työntekijät tilin?
Eivät. Tiedostojen lataamiseen ja lähettämiseen tiedostopyyntölinkin kautta ei.
Riittääkö ilmaispaketti?
Yksittäisiin lähetyksiin yhdelle vastaanottajalle riittää. Lähetys on siellä noudettavissa yhden täydellisen latauksen ajan. Salasanasuojaus kuuluu Premiumista alkaen, hyväksyntä ja widget Team-paketista alkaen.