Fairsend dla urzędów i gmin
Akta, plany i opinie wymieniane w postaci szyfrowanej, z rolami, zatwierdzaniem i protokołem.
Sytuacja wyjściowa
Urzędy i gminy wymieniają dokumenty wniosków budowlanych, opinie, dokumenty kadrowe i dokumentację zamówień z obywatelami, biurami planistycznymi i innymi jednostkami. Plany i skany są często zbyt duże dla skrzynek e-mail, a zewnętrzni partnerzy nie są podłączeni do wewnętrznych systemów dziedzinowych. Wtedy pracownicy sięgają po nośniki danych lub ogólnodostępne usługi transferu, nad którymi nikt nie ma przeglądu. Dane socjalne i akta osobowe wymagają przy wymianie szczególnej staranności.
Jak pomaga Fairsend
Logowanie firmowe przez Microsoft Entra ID od Team
Pracownicy logują się kontem służbowym. Fairsend konfiguruje logowanie dla Państwa zespołu, łączone są tylko istniejące osoby z zespołu.
Zatwierdzenie według zasady czterech oczu od Team
Druga osoba zatwierdza przesyłkę, zanim zostanie doręczona. Właściciele i administratorzy mogą to wymagać dla całego zespołu.
Dziennik audytu od Team
Czynności istotne dla bezpieczeństwa w zespole są rejestrowane. Wspiera to kontrole wewnętrzne.
Przyjmowanie dokumentów przez link do przesyłania
Obywatele i biura planistyczne przesyłają dokumenty w postaci zaszyfrowanej, bez własnego konta.
Duże plany i akta od Team
Do 100 GB na przesyłkę, także całe foldery.
Serwery w Niemczech
Dane są przechowywane na serwerach w Niemczech, tylko w postaci zaszyfrowanej. Po upływie terminu pliki są automatycznie usuwane.
Odpowiedni plan
Team
49,00 € / miesiąc
lub 490,00 € rocznie
- Do 100 GB na przesyłkę
- Dostępne do 365 dni
Team zapewnia role, zatwierdzanie według zasady czterech oczu, dziennik audytu i duże przesyłki. Dla wielu miejsc i odmiennych wymagań dostępny jest Enterprise po uzgodnieniu.
Praca w zespole
Wydziały pracują jako zespół ze stałymi rolami, właściciele i administratorzy widzą wszystkie przesyłki zespołu. Ochronę hasłem, kod odbiorcy i zatwierdzanie według zasady czterech oczu można wymagać centralnie, a termin ważności i dozwolone kraje ustawić z góry. Państwa dział IT może podłączyć pracowników przez logowanie firmowe i dodatek do programu Outlook.
Szczegóły szyfrowania, przechowywania i usuwania opisuje strona Bezpieczeństwo.
Najczęstsze pytania
Czy jest umowa powierzenia przetwarzania danych?
Do przetwarzania danych osobowych na zlecenie potrzebują Państwo z reguły umowy powierzenia przetwarzania. Prosimy o kontakt przed wdrożeniem przez stronę kontaktową, temat: ochrona danych.
Jak uzgodnić wdrożenie z inspektorem ochrony danych?
Prosimy włączyć inspektora ochrony danych na wczesnym etapie. Informacje techniczne znajdują się na stronie Bezpieczeństwo. W razie pytań może się z nami skontaktować przez stronę kontaktową, wybierając temat: ochrona danych.
Czy Fairsend ma dopuszczenie dla naszego kraju związkowego lub organu prowadzącego?
Fairsend nie podaje dopuszczeń poszczególnych krajów związkowych ani organów prowadzących. O tym, czy usługa może być u Państwa stosowana, decyduje Państwa jednostka zgodnie z własnymi wymogami.
Czy Fairsend zastępuje systemy dziedzinowe lub elektroniczną teczkę akt?
Nie. Fairsend jest usługą transferu, nie archiwum. Po upływie terminu pliki są usuwane. Do akt i formalnych doręczeń należy nadal korzystać z przewidzianych do tego dróg.
Czy obywatele potrzebują konta?
Nie. Do przesyłania przez link do przesyłania i do pobierania konto nie jest potrzebne. Każdy link do przesyłania działa jednokrotnie.
Jak działa dodatek do programu Outlook?
Działa w klasycznym i nowym Outlooku oraz w Outlooku w przeglądarce. Przesyłają Państwo pliki i wstawiają link do pobrania do wiadomości. Dodatek należy do planów z dostępem do API, Team i Enterprise.
Czy możemy wcześniej przetestować Fairsend?
Tak. Plan Free wystarcza na pierwszą wysyłkę do jednego odbiorcy. Przesyłkę można tam pobrać jednokrotnie w całości. Dane służbowe należy wysyłać dopiero po uzgodnieniu z inspektorem ochrony danych.