Begär filer i stället för e-postbilaga

Problemet med handlingar via e-post

Den som behöver handlingar från andra får dem oftast med e-post. Det leder till välkända svårigheter: Bilagorna är för stora och kommer inte fram. Foton görs mindre i chattappar och blir suddiga. Flera filer kommer i flera mejl, och till slut saknas ändå något. Och konfidentiella handlingar ligger sedan okrypterade i din e-postlåda.

För dina kunder är det ofta lika besvärligt. De måste ta reda på hur man skickar stora filer och hamnar hos tjänster som de inte känner till och inte litar på.

För din del kostar det tid: Du letar ihop bilagor från olika mejl, frågar efter saknade handlingar och sparar allt för hand. Ju fler kunder som skickar filer till dig, desto större blir arbetet. För konfidentiella handlingar tillkommer frågan om hur länge de ligger okrypterade i e-postlådan och vem i teamet som har åtkomst till dem.

Lösningen: en uppladdningslänk

I stället för att vänta på ett mejl med bilagor skickar du en länk till din kund. Kunden öppnar den i webbläsaren, väljer filerna eller drar in dem och laddar upp dem. Filerna hamnar direkt hos dig, i ditt Fairsend-konto. Din kund behöver varken konto eller program för det.

Fördelen: Du bestämmer vägen. Filerna krypteras i avsändarens webbläsare innan de laddas upp, och du får ett meddelande så snart något har kommit fram.

Inte heller storleken är något problem längre. Foton, skanningar och videor kommer fram i den kvalitet som din kund spelade in dem i, och inte som en förminskad version från en chattapp. Flera filer samlas i ett och samma ärende i stället för att vara utspridda över många mejl.

Steg för steg: begär filer med Fairsend

Funktionen finns i varje konto, även i det kostnadsfria abonnemanget. Hur stora de uppladdade filerna får vara beror på ditt abonnemang: upp till 5 GB i det kostnadsfria abonnemanget, upp till 100 GB i de betalda abonnemangen.

• Logga in hos Fairsend och öppna ”Begär filer”.
• Ange e-postadressen till den person som du behöver filer av och skriv kort vad du behöver.
• Bestäm hur länge uppladdningslänken ska gälla och skydda den vid behov med ett lösenord.
• Din kund får ett mejl med länken, öppnar den och laddar upp filerna.
• Du får ett meddelande och laddar ned filerna från ditt konto.

När det lönar sig särskilt

En uppladdningslänk är praktisk överallt där du regelbundet får handlingar utifrån:

• Skatterådgivning och bokföring: underlag, kontoutdrag och årshandlingar från klienter.
• Advokatbyråer: avtal, korrespondens och bevisfoton från klienter.
• Personalavdelningar: ansökningar och intyg, utan att de hamnar i den gemensamma e-postlådan.
• Försäkringsförmedlare och fastighetsförvaltare: skadefoton, fakturor och formulär.
• Byråer och tryckerier: tryckdata, logotyper och råmaterial i full kvalitet.
• Mottagningar och rådgivningsställen: provsvar, ansökningar och intyg från patienter eller klienter.

Ta emot löpande: formuläret på din webbplats

Om du inte vill skicka en egen länk för varje förfrågan bäddar du in ett uppladdningsformulär på din webbplats. Med Fairsend Secure Inbox laddar kunder upp sina filer när som helst via din sida, och varje inskickat ärende hamnar som ett eget ärende i din inkorg. Du bestämmer vilka uppgifter som efterfrågas och anpassar formuläret efter ditt utseende.

Secure Inbox ingår från abonnemanget Premium. Den enskilda förfrågan med länk fungerar i varje konto.

Tips för en smidig förfrågan

• Skriv i förfrågan exakt vilka handlingar du behöver, till exempel ”Kontrolluppgift 2025 och kontoutdrag januari till mars”.
• Välj en tid som ger kunden tillräckligt med tid men som inte förblir öppen onödigt länge.
• Förvarna kunden kort om mejlet, så att länken inte förs bort av misstanke om skräppost.
• Ladda ned filerna snabbt och lägg dem i ditt eget system. Fairsend är en överföringstjänst och inget arkiv.

Säkerhet för båda sidor

En uppladdningslänk är medvetet begränsad: Den tillåter bara uppladdning till dig, inte att se andra filer. Den går ut efter den tid som du har valt, därefter tar den inte emot något. Med ett lösenord ser du till att bara den avsedda personen kan ladda upp, även om mejlet vidarebefordras.

För din kund är vägen också säkrare än en bilaga. Filerna krypteras redan i kundens webbläsare och ligger därefter inte i mappen Skickat. Och kunden behöver inte själv leta efter en tjänst som hen anförtror sina handlingar.

Så förklarar du det för dina kunder

Många kunder känner ännu inte till uppladdningslänkar. En mening i förfrågan tar bort osäkerheten, till exempel: ”Ladda upp handlingarna via länken i det här mejlet. Du behöver inget konto, filerna överförs krypterade.” Ange vid behov ett telefonnummer för följdfrågor.

Om du sätter ett lösenord meddelar du det till kunden per telefon eller med sms, inte i samma mejl. Vid återkommande tillfällen, till exempel den månatliga bokföringen, lönar det sig med ett fast förlopp: samma tid, samma beskrivning, samma förvaring efter ankomst.

Kort sammanfattat

• En uppladdningslänk besparar dina kunder letandet efter ett sätt för stora eller konfidentiella filer.
• Filerna krypteras i webbläsaren och hamnar direkt i ditt konto.
• Avsändaren behöver inget konto och inget program.
• För löpande mottagning via den egna webbplatsen finns Secure Inbox från Premium.