Skicka stora filer: så går det utan e-postgräns

Varför stora bilagor så ofta misslyckas

De flesta e-postleverantörer begränsar storleken på ett meddelande till ungefär 20 till 25 MB. Det låter mycket, men räcker ofta inte ens till några foton i full upplösning eller en längre presentation med videor. Dessutom kodas bilagor om vid sändning och blir därigenom ungefär en tredjedel större. En fil på 18 MB kan alltså redan ligga över gränsen.

Även om din egen leverantör tillåter stora meddelanden är det till slut mottagarens e-postlåda som avgör. Många företag har egna, ofta lägre gränser. Mejlet kommer då tillbaka som ett felmeddelande, ibland först efter flera timmar, eller försvinner tyst i ett filter.

Stora bilagor belastar dessutom båda e-postlådorna för all framtid. De blir liggande i mappen Skickat, i inkorgen och i varje säkerhetskopia, även när ingen längre behöver dem.

De vanliga utvägarna och deras nackdelar

Den som når gränsen väljer oftast någon av dessa vägar:

• Dela upp filen i flera delar och skicka den i flera mejl: besvärligt, felbenäget, och mottagaren måste sätta ihop allt igen.
• Komprimera hårt eller sänka upplösningen: filen blir mindre, men kvalitet går förlorad. För tryckdata, ritningar eller rådata är det inget alternativ.
• Dela en mapp i en molnlagring: fungerar, men delningen förblir ofta öppen längre än nödvändigt, och du måste städa själv senare.
• USB-minne eller hårddisk med posten: fritt från storleksgränser, men långsamt och utan bevis på vem som fått vad och när.

Gemensamt för alla vägar: de tar tid och lämnar öppet om filen har kommit fram.

Det enklare sättet: en länk i stället för en bilaga

Hos en tjänst för filöverföring laddar du upp filen en gång och skickar bara en länk till mottagaren. Mejlet förblir litet och kommer säkert fram, och mottagaren laddar ned filen när hen behöver den. Filens storlek spelar ingen roll längre för mejlet.

Det viktiga är vad som händer med filen efter uppladdningen. Se till att den lagras krypterad, att den raderas automatiskt efter en fast tid och att du kan se om den har laddats ned. Hos Fairsend är det så inställt från början.

Steg för steg med Fairsend

Så här skickar du en stor fil, även utan konto:

• Öppna fairsend.de och dra filerna eller en hel mapp till uppladdningsfältet.
• Ange mottagarens e-postadress eller välj ”Skapa länk” om du vill skicka länken vidare själv.
• Vid utskick med e-post bekräftar du din avsändaradress en gång med en kod.
• Din webbläsare krypterar filerna och laddar upp dem. Mottagaren får ett mejl med nedladdningslänken.
• Så snart filerna har laddats ned ser du det i översikten över dina försändelser och får ett meddelande.

I det kostnadsfria abonnemanget är filer upp till 5 GB möjliga, och försändelsen kan hämtas i 7 dagar. De betalda abonnemangen tillåter filer upp till 100 GB, längre tider och flera mottagare. För ett enstaka stort utskick finns ett dagspass för 4,90 € som gäller i 24 timmar.

När anslutningen bryts

Vid flera gigabyte tar uppladdningen en stund, beroende på uppkopplingen från några minuter till en timme eller mer. Fairsend delar därför upp filer i små block och överför dem över flera parallella anslutningar. Om anslutningen bryts eller datorn går i viloläge fortsätter uppladdningen där den slutade. Du behöver inte börja om från början.

Några tips för mycket stora försändelser: Använd om möjligt kabel eller ett stabilt wifi, låt webbläsarfönstret vara öppet och stäng av energisparläget så länge uppladdningen pågår. Många små filer behöver du inte packa i ett ZIP-arkiv först, du kan dra in hela mappar.

Det här bör du tänka på med konfidentiellt innehåll

Stora filer är ofta också viktiga filer: avtal med bilagor, personalhandlingar, ritningar eller patientuppgifter. För sådant innehåll lönar det sig med ett extra skydd. Du kan ge en försändelse ett lösenord som du meddelar mottagaren på annat sätt, till exempel per telefon. Du kan begränsa antalet nedladdningar och låta försändelsen raderas efter den första nedladdningen.

Hos Fairsend krypteras filerna med AES-256 redan i din webbläsare, innan de laddas upp. På servrarna i Tyskland ligger de bara krypterade, och nyckeln lagras separat och likaså krypterad. När tiden har gått ut raderas allt automatiskt och oåterkalleligt.

Flera mottagare, team och återkommande försändelser

Ofta går en stor fil till fler än en person. I de betalda abonnemangen anger du flera mottagare i en försändelse. Var och en får sin egen länk, och du ser för varje mottagare om och när hen har laddat ned. Det är praktiskt när du skickar handlingar till ett helt projektteam eller till flera parter i ett ärende.

Om du ofta skickar till samma kontakter lägger du in dem i adressboken och startar försändelsen direkt därifrån. I ett teamkonto ser alla medlemmar de gemensamma försändelserna, och roller avgör vem som får göra vad. Påminnelser uppmärksammar mottagare på en försändelse som de ännu inte hämtat, innan tiden går ut.

Så känner du igen en pålitlig tjänst

När du skickar stora filer lämnar du ifrån dig dina data. Kontrollera därför i förväg var leverantören har sitt säte och var servrarna står, om filerna lagras krypterade och raderas efter en viss tid och om tjänsten använder reklam eller spårning. En tydlig företagsinformation och en begriplig integritetspolicy är goda tecken. För företag tillkommer frågan om tjänsten har funktioner för team, till exempel gemensamma konton, roller och en logg över försändelserna.

Fairsend är en tjänst från Tyskland. Servrarna står i Tyskland, data behandlas enligt GDPR, och sidorna klarar sig utan spårningscookies samt analys- eller reklamskript.

Kort sammanfattat

• E-postbilagor är begränsade till ungefär 20 till 25 MB, hos mottagaren ofta ännu mindre.
• En nedladdningslänk kringgår gränsen utan att filen behöver göras mindre.
• Se till att tjänsten har kryptering, automatisk radering och bevis på nedladdningen.
• Vid mycket stora filer hjälper en uppladdning som fortsätter efter avbrott.