Fairsend pour les notaires et les commissaires aux comptes
Échangez projets, comptes annuels et pièces d’audit chiffrés, avec validation et téléchargement traçable.
Le contexte
Projets d’actes, extraits du registre foncier et statuts de sociétés contiennent des informations personnelles et économiques, tout comme les comptes annuels, les rapports d’audit et les expertises d’évaluation. Ces deux professions sont tenues au secret professionnel. Plusieurs intervenants sont souvent concernés, et une erreur d’adresse touche alors plusieurs parties à la fois. Lors des audits, de gros volumes de données s’accumulent en outre, trop importants pour une pièce jointe.
Comment Fairsend vous aide
Principe des 4 yeux à partir de Team
Une deuxième personne de l’équipe valide l’envoi avant sa livraison. Un projet ou un rapport ne part ainsi qu’après vérification.
Protection par mot de passe à partir de Premium
Vous transmettez le mot de passe séparément du lien, par exemple par téléphone.
Demander des documents par lien de téléversement
Intervenants et clients vous téléversent des documents chiffrés via un lien, sans compte.
Preuve de livraison
Pour chaque destinataire, vous voyez quand il a tout téléchargé. Les sommes de contrôle SHA-256 indiquent de quels fichiers il s’agissait.
Journal d’audit à partir de Team
Les actions liées à la sécurité au sein de l’équipe sont consignées, par exemple les nouveaux envois et les changements de rôle. Cela aide lors des contrôles internes.
Gros dossiers d’audit à partir de Team
Jusqu’à 100 GB par envoi, dossiers entiers compris. Si la connexion est interrompue, le téléversement reprend là où il s’est arrêté.
Forfait adapté
Team
49,00 € / mois
ou 490,00 € par an
- Jusqu’à 100 GB par envoi
- Disponible jusqu’à 365 jours
Team comprend le principe des 4 yeux, le journal d’audit, les gros envois et plusieurs postes pour l’étude ou l’équipe d’audit.
Travailler en équipe
Les collaborateurs travaillent avec des rôles fixes dans une équipe commune. Les propriétaires et les admins voient tous les envois de l’équipe et peuvent rendre le principe des 4 yeux obligatoire. Vous gérez clients et intervenants dans le carnet d’adresses commun.
Le fonctionnement détaillé du chiffrement, du stockage et de la suppression est décrit sur la page Sécurité.
Questions fréquentes
Fairsend remplace-t-il les voies vers le registre foncier et les registres officiels ?
Non. Pour les échanges juridiques électroniques officiels, continuez à utiliser les voies prévues à cet effet. Fairsend est destiné aux échanges avec les intervenants et les clients.
Puis-je envoyer un projet à plusieurs intervenants en même temps ?
Oui, par e-mail à plusieurs destinataires. Le nombre par envoi dépend du forfait. Vous voyez les téléchargements pour chaque destinataire.
Le principe des 4 yeux peut-il être imposé ?
Oui. Les propriétaires et les admins peuvent le rendre obligatoire pour tous les envois de l’équipe. Les envois ne partent alors que par e-mail, et l’expéditeur ne peut pas se valider lui-même.
Combien de temps les documents restent-ils disponibles ?
Aussi longtemps que vous le définissez à l’envoi, dans le cadre de votre forfait. Ensuite, les fichiers sont supprimés automatiquement. Fairsend est un service de transfert et ne remplace pas une conservation dans vos propres systèmes.
Les destinataires peuvent-ils confirmer leur identité ?
À partir de Premium, vous pouvez activer un code destinataire. Le destinataire confirme ainsi qu’il a accès à son adresse e-mail. Ce n’est pas une vérification de la personne.
Le forfait Free suffit-il ?
Pour un envoi unique à un destinataire, oui. Un envoi peut y être téléchargé une fois en entier. La validation et le journal d’audit sont disponibles à partir de Team.