Enviar ficheiros encriptados: o que importa

Porque é que um e-mail normal não chega

Hoje, um e-mail está normalmente protegido por encriptação do transporte no caminho entre servidores de correio. Isso impede que alguém leia a ligação. Nos próprios servidores, porém, as mensagens com os respetivos anexos ficam, em regra, legíveis: no seu fornecedor, no fornecedor do destinatário e em todas as cópias de segurança. Quem obtiver acesso a uma destas caixas de correio vê todos os anexos, muitas vezes durante anos.

Acresce que um e-mail não pode ser recuperado. Um erro de digitação no endereço e os documentos ficam na caixa de correio errada. Para conteúdos confidenciais, precisa por isso de mais do que a proteção da ligação.

No caso de dados pessoais, há ainda o lado jurídico. O RGPD exige medidas técnicas adequadas para proteger os dados e cita expressamente a encriptação como exemplo. O que é adequado em cada caso depende do tipo de dados. Em dados de saúde, processos de pessoal ou documentos financeiros, as exigências são maiores do que num rascunho de panfleto.

Encriptação do transporte e encriptação de ficheiros

No envio de ficheiros, vale a pena distinguir dois tipos de encriptação:

• A encriptação do transporte (TLS, reconhecível pelo “https”) protege os dados apenas no caminho. No destino, chegam desencriptados.
• A encriptação de ficheiros torna o próprio ficheiro ilegível. Permanece encriptado mesmo quando está guardado e só volta a ser legível para o destinatário autorizado.

Para documentos confidenciais, as duas devem andar juntas. O Fairsend utiliza ambas: os ficheiros são encriptados no seu navegador com AES-256-GCM antes de saírem do seu dispositivo e, além disso, toda a ligação é encriptada com TLS. Nos servidores na Alemanha, os ficheiros ficam guardados apenas encriptados. A chave é guardada separadamente e também encriptada.

As opções habituais num relance

Há várias formas de enviar ficheiros encriptados. Distinguem-se sobretudo pelo esforço que exigem ao destinatário:

• Arquivo ZIP encriptado: com um programa de compressão, cria um arquivo com palavra-passe e encriptação AES. Funciona bem enquanto o destinatário tiver um programa adequado e a palavra-passe for comunicada em separado. Use AES, a encriptação ZIP mais antiga é considerada fraca.
• Encriptação de e-mail com certificados ou pares de chaves: muito segura, mas ambos os lados têm de a ter configurado. Com contactos novos, falha muitas vezes por isso.
• Envio encriptado de ficheiros por link: carrega o ficheiro e o destinatário abre um link no navegador. Não precisa de programa nem de conta.

No dia a dia com clientes, mandantes ou candidatos, o link é normalmente a forma mais prática, porque o destinatário não tem de configurar nada.

Enviar a palavra-passe e o link em separado

Uma palavra-passe só protege um envio se não estiver na mesma mensagem que o link. Comunique-a por um segundo canal: ao telefone, por SMS ou pessoalmente. Assim, não basta intercetar o e-mail ou reencaminhá-lo por engano.

No Fairsend, nos planos pagos, protege um envio com uma palavra-passe. Em alternativa, o código do destinatário pede, no download, um código único enviado para o endereço do destinatário. Assim, só abre quem tiver acesso a essa caixa de correio, e não tem de transmitir nenhuma palavra-passe.

Prazos, limites de downloads e eliminação

Quanto menos tempo um ficheiro estiver disponível, menor é o risco. Defina por isso um prazo adequado ao motivo, por exemplo alguns dias para uma assinatura. Limite o número de downloads quando só uma pessoa precisa do ficheiro, ou faça com que o envio seja eliminado após o primeiro download.

O Fairsend elimina os envios de forma automática e definitiva quando o prazo termina. Não existe reciclagem nem recuperação. No plano gratuito, um envio fica disponível durante 7 dias e é eliminado após o primeiro download.

Saber quem recebeu o quê

Sobretudo em documentos importantes, quer saber se chegaram. O Fairsend mostra o estado de cada envio e avisa-o assim que for descarregado. No início de um download, são registados a hora, o endereço IP e o destinatário, que são reunidos num comprovativo de entrega com as somas de verificação SHA-256 dos ficheiros. Assim pode comprovar mais tarde que ficheiro foi descarregado e quando.

Nos planos para equipas acrescem um registo de auditoria, o princípio dos quatro olhos para envios sensíveis e um Geo-Lock para downloads.

O que a encriptação não pode fazer

A encriptação protege os ficheiros em trânsito e no servidor. Não protege contra todos os riscos. Quem tiver o link e, se for o caso, a palavra-passe pode abrir o ficheiro. Envie por isso o link apenas para o endereço correto e verifique os endereços antes de enviar, sobretudo no caso de nomes parecidos.

Os dispositivos de ambos os lados também contam. Se um computador estiver infetado com software malicioso, a melhor encriptação no envio pouco ajuda. Mantenha o sistema operativo e o navegador atualizados e não guarde documentos descarregados em pastas públicas. Depois do download, o ficheiro fica sem encriptação junto do destinatário, que é o responsável pela sua conservação posterior.

Para equipas e áreas sensíveis

Em escritórios de advogados, consultórios, departamentos de pessoal ou autoridades, aplicam-se muitas vezes regras internas para o envio. Nesse caso, são úteis funcionalidades que vão além do envio individual: uma conta Team partilhada com funções, um registo de auditoria que documenta quem enviou o quê e quando, e o princípio dos quatro olhos, em que uma segunda pessoa aprova um envio. Que obrigações se aplicam aos seus dados, esclareça-o de preferência com o seu encarregado da proteção de dados.

Lista de verificação para ficheiros confidenciais

• O ficheiro é encriptado já antes do carregamento, e não apenas no transporte.
• O destinatário não precisa de programa próprio nem de conta.
• Palavra-passe ou código único, com a palavra-passe sempre por um segundo canal.
• Prazo curto e downloads limitados, seguidos de eliminação automática.
• Um comprovativo de quando e que ficheiro foi descarregado.