Fairsend para escritórios de advogados
Envie minutas de contratos, peças processuais e processos encriptados a clientes, com comprovativo do acesso.
A situação
Peças processuais, minutas de contratos, procurações e consultas de processos estão sujeitas ao segredo profissional e são muitas vezes grandes demais para um anexo de e-mail. Se um anexo for para o endereço errado, já não se pode recuperar. As partilhas em pastas na cloud ficam muitas vezes abertas mais tempo do que o necessário. Ao mesmo tempo, deve ser possível comprovar quando um cliente realmente acedeu aos documentos.
Como o Fairsend ajuda
Comprovativo de entrega
Vê quando o seu envio foi descarregado. Após o download completo, são guardados como valor de controlo o momento, o destinatário e as somas de verificação SHA-256 dos ficheiros.
Proteção por palavra-passe para documentos especialmente confidenciais a partir de Premium
Proteja um envio com uma palavra-passe que comunica separadamente do link.
Código do destinatário por e-mail a partir de Premium
O cliente confirma o seu endereço antes do download com um código enviado para esse endereço. Um link reencaminhado deixa de bastar para o download.
Aprovação por quatro olhos a partir de Team
Uma segunda pessoa da equipa aprova o envio antes de ser entregue. Isto ajuda em peças que devem ser revistas mais uma vez antes do envio.
Suplemento do Outlook a partir de Team
Carrega ficheiros diretamente do Outlook, aproveita anexos existentes e insere o link de download no e-mail.
Prazo de expiração próprio a partir de Premium
Define durante quanto tempo o link é válido. Depois, os ficheiros são eliminados automaticamente.
Exemplo de utilização: Secure Inbox
Os clientes carregam documentos com o número do processo através do site do seu escritório. Na caixa de entrada encontra cada envio por número do processo, nome ou remetente.
Plano adequado
Team
49,00 € / mês
ou 490,00 € por ano
- Até 100 GB por envio
- Disponível até 365 dias
O plano Team inclui aprovação por quatro olhos, registo de auditoria, o suplemento do Outlook e vários lugares para o escritório.
Trabalhar em equipa
Cria uma equipa, convida colegas por e-mail e atribui funções. Proprietários e administradores veem todos os envios da equipa e podem tornar obrigatórios para todo o escritório a proteção por palavra-passe, o código do destinatário ou a aprovação por quatro olhos. O registo de auditoria regista as ações relevantes para a segurança na equipa.
Como funcionam em pormenor a encriptação, o armazenamento e a eliminação está explicado na página Segurança.
Perguntas frequentes
O Fairsend substitui a caixa postal eletrónica especial dos advogados?
Não. O Fairsend é um serviço de envio de ficheiros. Para a comunicação com os tribunais, continue a usar os meios previstos para esse fim. O Fairsend destina-se à troca com clientes e parceiros, por exemplo com documentos grandes.
Como comunico a palavra-passe aos clientes?
De preferência por um canal diferente do link, por exemplo por telefone ou numa reunião. A proteção por palavra-passe existe a partir do Premium. Uma palavra-passe perdida não pode ser recuperada, e os documentos têm de ser enviados de novo.
O que mostra o comprovativo de entrega?
Mostra quando cada destinatário concluiu o download, a partir de que endereço IP, juntamente com as somas de verificação SHA-256 dos ficheiros. É uma indicação técnica. Como deve ser avaliada em cada caso, decide o próprio.
Quem pode aprovar na aprovação por quatro olhos?
Podem aprovar proprietários e administradores da equipa, mas não o próprio remetente. A aprovação só é possível no envio por e-mail, não num simples link.
O plano Free chega para envios individuais?
Para um envio único a um destinatário, sim. No plano Free, um envio fica disponível para um download completo e depois os ficheiros são eliminados. Proteção por palavra-passe e prazos de expiração próprios existem a partir do Premium.
Como é que os clientes me enviam documentos?
Cria um link de carregamento e envia-o ao cliente. Ele carrega os ficheiros encriptados, sem precisar de conta. Cada link de carregamento funciona uma só vez. A partir do Premium, protege-o com uma palavra-passe.
A aprovação e o código do destinatário aplicam-se também no suplemento do Outlook?
Não. O suplemento insere um link de download no seu e-mail. A aprovação por quatro olhos e o código do destinatário aplicam-se ao envio por e-mail através do Fairsend. Pode definir uma palavra-passe também no suplemento.