Enviar ficheiros grandes: como fazê-lo sem o limite do e-mail

Porque é que os anexos grandes falham tantas vezes

A maioria dos fornecedores de e-mail limita o tamanho de uma mensagem a cerca de 20 a 25 MB. Parece muito, mas muitas vezes não chega sequer para algumas fotografias em resolução total ou para uma apresentação mais longa com vídeos. Acresce que os anexos são recodificados para o envio e ficam cerca de um terço maiores. Um ficheiro de 18 MB pode assim ultrapassar o limite.

Mesmo que o seu fornecedor permita mensagens grandes, a decisão final cabe à caixa de correio do destinatário. Muitas empresas definem limites próprios, frequentemente mais baixos. O e-mail volta então com uma mensagem de erro, por vezes só horas depois, ou desaparece em silêncio num filtro.

Os anexos grandes sobrecarregam ainda, de forma duradoura, ambas as caixas de correio. Ficam na pasta “Enviados”, na caixa de entrada e em todas as cópias de segurança, mesmo quando já ninguém precisa deles.

As soluções habituais e os seus inconvenientes

Quem chega ao limite recorre normalmente a uma destas soluções:

• Dividir o ficheiro em várias partes e distribuí-las por vários e-mails: trabalhoso, sujeito a erros, e o destinatário tem de voltar a juntar tudo.
• Comprimir muito ou reduzir a resolução: o ficheiro fica mais pequeno, mas perde-se qualidade. Em dados de impressão, plantas ou dados em bruto, não é uma opção.
• Partilhar uma pasta num armazenamento na cloud: funciona, mas a partilha fica muitas vezes aberta mais tempo do que o necessário e depois tem de ser você a limpar.
• Pen USB ou disco por correio: sem limites de tamanho, mas lento e sem comprovativo de quem recebeu o quê e quando.

Todas estas soluções têm em comum o facto de custarem tempo e de deixarem em aberto se o ficheiro chegou.

O caminho mais simples: um link em vez de um anexo

Num serviço de envio de ficheiros, carrega o ficheiro uma só vez e envia ao destinatário apenas um link. O e-mail continua pequeno e chega com segurança, e o destinatário descarrega o ficheiro quando precisar. O tamanho do ficheiro deixa de ter importância para o e-mail.

O que importa é o que acontece ao ficheiro depois do carregamento. Verifique se fica guardado de forma encriptada, se é eliminado automaticamente ao fim de um prazo fixo e se pode ver se foi descarregado. No Fairsend, tudo isto está configurado desde o início.

Passo a passo com o Fairsend

Assim envia um ficheiro grande, mesmo sem conta:

• Abra fairsend.de e arraste os ficheiros ou uma pasta inteira para o campo de carregamento.
• Introduza o endereço de e-mail do destinatário ou escolha “Criar link”, se preferir transmitir o link pessoalmente.
• No envio por e-mail, confirme uma vez o seu endereço de remetente com um código.
• O seu navegador encripta os ficheiros e carrega-os. O destinatário recebe um e-mail com o link de download.
• Assim que o download for feito, vê-o na lista de envios e recebe um aviso.

No plano gratuito são possíveis ficheiros até 5 GB e o envio fica disponível durante 7 dias. Os planos pagos permitem ficheiros até 100 GB, prazos mais longos e vários destinatários. Para um único envio grande existe um passe diário por 4,90 €, válido durante 24 horas.

Quando a ligação cai

Com vários gigabytes, o carregamento demora um pouco, de alguns minutos a uma hora ou mais, consoante a ligação. Por isso, o Fairsend divide os ficheiros em pequenos blocos e transmite-os por várias ligações em paralelo. Se a ligação cair ou o portátil entrar em suspensão, o carregamento continua onde parou. Não tem de recomeçar do princípio.

Algumas sugestões para envios muito grandes: sempre que possível, use um cabo ou uma rede Wi-Fi estável, deixe a janela do navegador aberta e desative a poupança de energia durante o carregamento. Não precisa de juntar muitos ficheiros pequenos num arquivo ZIP, pode arrastar pastas inteiras.

O que deve ter em conta nos conteúdos confidenciais

Os ficheiros grandes são muitas vezes também ficheiros importantes: contratos com anexos, documentos de pessoal, plantas ou dados de doentes. Para estes conteúdos vale a pena uma proteção adicional. Pode proteger um envio com uma palavra-passe que comunica ao destinatário por outro canal, por exemplo por telefone. Pode limitar o número de downloads e fazer com que o envio seja eliminado após o primeiro download.

No Fairsend, os ficheiros são encriptados com AES-256 no seu navegador antes de serem carregados. Nos servidores na Alemanha ficam guardados apenas encriptados, e a chave é guardada separadamente e também encriptada. Terminado o prazo, tudo é eliminado de forma automática e definitiva.

Vários destinatários, equipas e envios recorrentes

Muitas vezes, um ficheiro grande não se destina a uma só pessoa. Nos planos pagos, indica vários destinatários num envio. Cada um recebe o seu próprio link e vê, para cada um deles, se e quando descarregou. É prático quando envia documentos a toda uma equipa de projeto ou a vários intervenientes num processo.

Se envia regularmente para os mesmos contactos, registe-os no livro de endereços e inicie o envio diretamente a partir daí. Numa conta Team, todos os membros veem os envios partilhados e as funções definem quem pode fazer o quê. Os lembretes avisam os destinatários de um envio que ainda não levantaram, antes de o prazo terminar.

Como reconhecer um serviço de confiança

Ao enviar ficheiros grandes, deixa os seus dados nas mãos de outrem. Por isso, verifique de antemão onde o fornecedor tem sede e onde estão os servidores, se os ficheiros são guardados encriptados e eliminados ao fim de um prazo, e se o serviço utiliza publicidade ou rastreamento. Uma identificação clara do responsável e uma política de privacidade compreensível são bons sinais. No caso das empresas, acresce saber se o serviço oferece funcionalidades para equipas, como contas partilhadas, funções e um registo dos envios.

O Fairsend é um serviço da Alemanha. Os servidores estão na Alemanha, os dados são tratados nos termos do RGPD e as páginas dispensam cookies de rastreamento e scripts de análise ou de publicidade.

Em resumo

• Os anexos de e-mail estão limitados a cerca de 20 a 25 MB, e muitas vezes a menos junto do destinatário.
• Um link de download contorna o limite sem reduzir o ficheiro.
• Verifique a encriptação, a eliminação automática e um comprovativo do download.
• Em ficheiros muito grandes, ajuda um carregamento que continua após interrupções.