Enviar archivos cifrados: qué es lo importante

Por qué un correo normal no basta

Un correo electrónico suele estar hoy protegido por un cifrado de transporte en el trayecto entre servidores de correo. Eso impide que alguien lea la conexión. En los propios servidores, en cambio, los mensajes con sus adjuntos suelen estar legibles: en su proveedor, en el del destinatario y en todas las copias de seguridad. Quien obtiene acceso a uno de estos buzones ve todos los adjuntos, a menudo durante años.

Además, un correo no se puede recuperar. Un error al escribir la dirección y los documentos acaban en el buzón equivocado. Para los contenidos confidenciales necesita, por tanto, algo más que la protección de la conexión.

Con datos personales se añade el aspecto jurídico. El RGPD exige medidas técnicas adecuadas para proteger los datos y menciona expresamente el cifrado como ejemplo. Qué es adecuado en cada caso depende del tipo de datos. Con datos de salud, expedientes de personal o documentos financieros, los requisitos son mayores que con el borrador de un folleto.

Cifrado de transporte y cifrado de archivos

En el envío de archivos conviene distinguir dos tipos de cifrado:

• El cifrado de transporte (TLS, reconocible por «https») protege los datos solo durante el trayecto. En el destino llegan descifrados.
• El cifrado de archivos hace ilegible el propio archivo. Permanece cifrado aunque esté almacenado y solo vuelve a ser legible para el destinatario autorizado.

Para documentos confidenciales deberían combinarse ambos. Fairsend utiliza los dos: los archivos se cifran en su navegador con AES-256-GCM antes de salir de su dispositivo, y además toda la conexión está cifrada con TLS. En los servidores de Alemania, los archivos solo están almacenados cifrados. La clave se guarda por separado y también cifrada.

Las vías habituales de un vistazo

Hay varias formas de enviar archivos cifrados. Se diferencian sobre todo en cuánto trabajo supone para el destinatario:

• Archivo ZIP cifrado: con un programa de compresión crea un archivo con contraseña y cifrado AES. Funciona bien mientras el destinatario tenga un programa adecuado y usted le transmita la contraseña por separado. Procure usar AES, pues el cifrado ZIP más antiguo se considera débil.
• Cifrado de correo con certificados o pares de claves: muy seguro, pero ambas partes deben haberlo configurado. Con contactos nuevos suele fallar por esto.
• Envío de archivos cifrado con un enlace: usted sube el archivo y el destinatario abre un enlace en el navegador. No necesita ni programa ni cuenta.

Para el día a día con clientes, mandantes o candidatos, el enlace suele ser la vía más práctica, porque el destinatario no tiene que configurar nada.

Enviar la contraseña y el enlace por separado

Una contraseña solo protege un envío si no figura en el mismo mensaje que el enlace. Comuníquela por una segunda vía: por teléfono, por SMS o en persona. Así no basta con interceptar el correo o reenviarlo por error.

En Fairsend, en los planes de pago puede proteger un envío con una contraseña. Como alternativa, el código por correo solicita en la descarga un código de un solo uso que se envía a la dirección del destinatario. Así solo puede abrirlo quien tenga acceso a ese buzón, y usted no tiene que pasar ninguna contraseña.

Plazos, límites de descarga y eliminación

Cuanto menos tiempo esté disponible un archivo, menor es el riesgo. Por eso, fije un plazo que se ajuste al motivo, por ejemplo unos días para una firma. Limite el número de descargas si solo una persona necesita el archivo, o haga que el envío se elimine tras la primera descarga.

Fairsend elimina los envíos automáticamente y de forma irreversible al terminar el plazo. No hay papelera ni recuperación. En el plan gratuito, un envío permanece disponible 7 días y se elimina tras la primera descarga.

Comprobar quién ha recibido qué

Precisamente con documentos importantes quiere saber si han llegado. Fairsend muestra el estado de cada envío y le avisa en cuanto se ha descargado. Al iniciarse una descarga se registran la hora, la dirección IP y el destinatario, y se reúnen con las sumas de comprobación SHA-256 de los archivos en un comprobante de entrega. Así puede acreditar después qué archivo se descargó y cuándo.

En los planes para equipos se añaden un registro de auditoría, el principio de los cuatro ojos para envíos sensibles y un bloqueo geográfico para las descargas.

Lo que el cifrado no puede lograr

El cifrado protege los archivos por el camino y en el servidor. No protege frente a todos los riesgos. Quien tiene el enlace y, en su caso, la contraseña puede abrir el archivo. Por eso, envíe el enlace solo a la dirección correcta y compruebe las direcciones antes de enviar, sobre todo con nombres parecidos.

También influyen los dispositivos de ambas partes. Si un equipo está infectado con software malicioso, el mejor cifrado en el envío sirve de poco. Mantenga actualizados el sistema operativo y el navegador y no guarde los documentos descargados en carpetas públicas. Tras la descarga, el archivo queda sin cifrar en poder del destinatario, que es responsable de su conservación posterior.

Para equipos y áreas sensibles

En despachos, consultas, departamentos de personal o administraciones suelen regir normas internas para el envío. Entonces resultan útiles las funciones que van más allá del envío individual: una cuenta de equipo compartida con roles, un registro de auditoría que recoge quién envió qué y cuándo, y el principio de los cuatro ojos, en el que una segunda persona autoriza un envío. Qué obligaciones se aplican a sus datos lo aclara mejor con su delegada o delegado de protección de datos.

Lista de comprobación para archivos confidenciales

• El archivo se cifra ya antes de subirse, no solo durante el transporte.
• El destinatario no necesita programa propio ni cuenta.
• Contraseña o código de un solo uso, y la contraseña siempre por una segunda vía.
• Plazo corto y descargas limitadas, y después eliminación automática.
• Un comprobante de cuándo se descargó cada archivo.