Solicitar archivos en lugar de recibir adjuntos por correo

El problema de los documentos por correo electrónico

Quien necesita documentos de otros suele recibirlos por correo electrónico. Eso trae dificultades conocidas: los adjuntos son demasiado grandes y no llegan. Las fotos se reducen en los mensajeros y quedan borrosas. Varios archivos llegan en varios correos y al final siempre falta algo. Y los documentos confidenciales quedan después sin cifrar en su buzón.

Para sus clientes suele ser igual de laborioso. Tienen que averiguar cómo se envían archivos grandes y acaban en servicios que no conocen y en los que no confían.

De su lado, esto cuesta tiempo: busca adjuntos en distintos correos, reclama los documentos que faltan y lo guarda todo a mano. Cuantos más clientes le envían archivos, mayor es el esfuerzo. Con documentos confidenciales se añade la pregunta de cuánto tiempo permanecen sin cifrar en el buzón y quién del equipo tiene acceso a ellos.

La solución: un enlace de subida

En lugar de esperar un correo con adjuntos, envíe un enlace a su cliente. Lo abre en el navegador, elige los archivos o los arrastra y los sube. Los archivos llegan directamente a usted, a su cuenta de Fairsend. Su cliente no necesita para ello ni cuenta ni programa.

La ventaja: usted decide la vía. Los archivos se cifran en el navegador de quien los envía antes de subirse, y usted recibe un aviso en cuanto ha llegado algo.

Tampoco el tamaño es ya un problema. Las fotos, los escaneos y los vídeos llegan con la calidad con la que su cliente los grabó, y no como una versión reducida de un mensajero. Varios archivos llegan reunidos en un mismo trámite en lugar de repartidos en muchos correos.

Paso a paso: solicitar archivos con Fairsend

La función está disponible en cada cuenta, también en el plan gratuito. El tamaño permitido de los archivos subidos depende de su plan: hasta 5 GB en el plan gratuito, hasta 100 GB en los planes de pago.

• Inicie sesión en Fairsend y abra «Solicitar archivos».
• Introduzca la dirección de correo electrónico de la persona de quien necesita archivos y escriba brevemente lo que necesita.
• Defina cuánto tiempo es válido el enlace de subida y, si es necesario, protéjalo con una contraseña.
• Su cliente recibe un correo con el enlace, lo abre y sube los archivos.
• Usted recibe un aviso y descarga los archivos desde su cuenta.

Cuándo resulta especialmente útil

Un enlace de subida es práctico en todos los lugares donde recibe documentos del exterior con regularidad:

• Asesoría fiscal y contabilidad: justificantes, extractos bancarios y documentos anuales de los clientes.
• Despachos de abogados: contratos, correspondencia y fotos como prueba de los clientes.
• Departamentos de personal: solicitudes de empleo y justificantes, sin que acaben en el buzón general.
• Corredurías de seguros y administración de fincas: fotos de siniestros, facturas y formularios.
• Agencias e imprentas: datos de impresión, logos y material en bruto con calidad completa.
• Consultas y centros de asesoramiento: informes, solicitudes y justificantes de pacientes o clientes.

Recibir de forma permanente: el formulario en su sitio web

Si no quiere enviar un enlace propio para cada solicitud, integre un formulario de subida en su sitio web. Con Fairsend Secure Inbox, los clientes suben sus archivos en cualquier momento a través de su página, y cada envío llega como un trámite propio a su bandeja de entrada. Usted decide qué datos se piden y adapta el formulario a su imagen.

Secure Inbox está incluido a partir del plan Premium. La solicitud individual con un enlace funciona en cualquier cuenta.

Consejos para una solicitud sin complicaciones

• Escriba en la solicitud qué documentos necesita exactamente, por ejemplo «certificado de retenciones 2025 y extractos bancarios de enero a marzo».
• Elija un plazo que dé al cliente tiempo suficiente, pero que no quede abierto más tiempo del necesario.
• Anuncie brevemente el correo para que el enlace no se confunda con spam.
• Descargue los archivos sin demora y guárdelos en su propio sistema. Fairsend es un servicio de transferencia y no un archivo.

Seguridad para ambas partes

Un enlace de subida está limitado de forma deliberada: solo permite subir archivos hacia usted, no ver otros archivos. Caduca transcurrido el plazo que usted haya elegido, y después ya no acepta nada. Con una contraseña se asegura de que solo pueda subir archivos la persona prevista, aunque el correo se reenvíe.

Para su cliente, esta vía también es más segura que un adjunto. Los archivos se cifran ya en su navegador y después no quedan en su carpeta «Enviados». Y no tiene que buscar por su cuenta un servicio al que confiar sus documentos.

Cómo explicárselo a sus clientes

Muchos clientes aún no conocen los enlaces de subida. Una frase en la solicitud disipa la incertidumbre, por ejemplo: «Por favor, suba los documentos a través del enlace de este correo. No necesita ninguna cuenta, y los archivos se transmiten cifrados». Si es necesario, indique un número de teléfono para consultas.

Si establece una contraseña, comuníquela al cliente por teléfono o por SMS, no en el mismo correo. Para motivos recurrentes, como la contabilidad mensual, merece la pena un procedimiento fijo: el mismo plazo, la misma descripción y el mismo archivado tras la recepción.

En resumen

• Un enlace de subida ahorra a sus clientes buscar una vía para archivos grandes o confidenciales.
• Los archivos se cifran en el navegador y llegan directamente a su cuenta.
• Quien envía no necesita ni cuenta ni programa.
• Para la recepción permanente a través del propio sitio web existe Secure Inbox a partir de Premium.