Enviar archivos grandes sin el límite del correo electrónico

Por qué fallan tan a menudo los adjuntos grandes

La mayoría de los proveedores de correo limitan el tamaño de un mensaje a unos 20 a 25 MB. Parece mucho, pero a menudo no basta ni para unas cuantas fotos en resolución completa o una presentación larga con vídeos. Además, los adjuntos se recodifican para el envío y con ello aumentan en torno a un tercio. Un archivo de 18 MB puede así superar ya el límite.

Incluso si su propio proveedor permite mensajes grandes, al final decide el buzón del destinatario. Muchas empresas fijan sus propios límites, a menudo más bajos. El correo vuelve entonces con un mensaje de error, a veces horas después, o desaparece sin avisar en un filtro.

Los adjuntos grandes, además, cargan de forma duradera ambos buzones. Permanecen en la carpeta «Enviados», en la bandeja de entrada y en cada copia de seguridad, aunque hace tiempo que nadie los necesite.

Las salidas habituales y sus inconvenientes

Quien llega al límite suele recurrir a una de estas opciones:

• Dividir el archivo en varias partes y repartirlas en varios correos: laborioso, propenso a errores, y el destinatario debe volver a juntarlo todo.
• Comprimir mucho o reducir la resolución: el archivo es más pequeño, pero se pierde calidad. En datos de impresión, planos o datos en bruto no es una opción.
• Compartir una carpeta en un almacenamiento en la nube: funciona, pero el acceso suele quedar abierto más tiempo del necesario y después tiene que ordenar usted mismo.
• Memoria USB o disco duro por correo postal: a salvo de límites de tamaño, pero lento y sin comprobante de quién recibió qué y cuándo.

Todas las opciones tienen algo en común: cuestan tiempo y dejan sin aclarar si el archivo ha llegado.

La vía más sencilla: un enlace en lugar de un adjunto

Con un servicio de envío de archivos, sube el archivo una sola vez y envía al destinatario solo un enlace. El correo sigue siendo pequeño y llega sin problemas, y el destinatario descarga el archivo cuando lo necesita. El tamaño del archivo deja de influir en el correo.

Lo importante es qué ocurre con el archivo después de subirlo. Procure que se almacene cifrado, que se elimine automáticamente tras un plazo fijo y que pueda ver si se ha descargado. En Fairsend esto viene configurado desde el principio.

Paso a paso con Fairsend

Así envía un archivo grande, también sin cuenta:

• Abra fairsend.de y arrastre los archivos o una carpeta completa al campo de subida.
• Introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario o elija «Crear solo enlace» si prefiere pasar usted mismo el enlace.
• Si envía por correo electrónico, confirme una vez su dirección de remitente con un código.
• Su navegador cifra los archivos y los sube. El destinatario recibe un correo con el enlace de descarga.
• En cuanto se haya descargado, lo verá en el resumen de envíos y recibirá un aviso.

En el plan gratuito son posibles archivos de hasta 5 GB, y el envío permanece disponible 7 días. Los planes de pago permiten archivos de hasta 100 GB, plazos más largos y varios destinatarios. Para un único envío grande hay un pase diario por 4,90 €, válido durante 24 horas.

Si se interrumpe la conexión

Con varios gigabytes, la subida lleva su tiempo: según la línea, de unos minutos a una hora o más. Por eso Fairsend divide los archivos en bloques pequeños y los transmite por varias conexiones en paralelo. Si la conexión se interrumpe o el portátil entra en suspensión, la subida continúa donde se quedó. No tiene que empezar de nuevo.

Algunos consejos para envíos muy grandes: use un cable o una red wifi estable siempre que pueda, deje abierta la ventana del navegador y desactive el modo de ahorro de energía mientras dure la subida. No necesita empaquetar antes muchos archivos pequeños en un ZIP, puede arrastrar carpetas completas.

En qué fijarse con contenidos confidenciales

Los archivos grandes suelen ser también archivos importantes: contratos con anexos, documentos de personal, planos o datos de pacientes. Para estos contenidos conviene una protección adicional. Puede proteger un envío con una contraseña que comunique al destinatario por otra vía, por ejemplo por teléfono. Puede limitar el número de descargas y hacer que el envío se elimine tras la primera descarga.

En Fairsend, los archivos se cifran con AES-256 ya en su navegador, antes de subirse. En los servidores de Alemania solo están almacenados cifrados, y la clave se guarda por separado y también cifrada. Al terminar el plazo, todo se elimina de forma automática e irreversible.

Varios destinatarios, equipos y envíos recurrentes

A menudo un archivo grande no va solo a una persona. En los planes de pago puede indicar varios destinatarios en un envío. Cada uno recibe su propio enlace, y usted ve de cada uno por separado si ha descargado y cuándo. Es práctico cuando envía documentos a todo un equipo de proyecto o a varios participantes de un trámite.

Si envía con regularidad a los mismos contactos, regístrelos en la libreta de direcciones e inicie el envío directamente desde allí. En una cuenta de equipo, todos los miembros ven los envíos compartidos, y los roles determinan quién puede hacer qué. Los recordatorios avisan a los destinatarios de un envío que aún no han recogido, antes de que venza el plazo.

Cómo reconocer un servicio de confianza

Al enviar archivos grandes, usted entrega sus datos. Por eso, compruebe de antemano dónde tiene su sede el proveedor y dónde están los servidores, si los archivos se almacenan cifrados y se eliminan tras un plazo, y si el servicio emplea publicidad o seguimiento. Un aviso legal claro y una política de privacidad comprensible son buenas señales. Para las empresas se añade la pregunta de si el servicio ofrece funciones para equipos, como cuentas compartidas, roles y un registro de los envíos.

Fairsend es un servicio de Alemania. Los servidores están en Alemania, los datos se tratan según el RGPD y las páginas funcionan sin cookies de seguimiento ni scripts de análisis o publicidad.

En resumen

• Los adjuntos de correo están limitados a unos 20 a 25 MB, y con frecuencia a menos en el buzón del destinatario.
• Un enlace de descarga evita el límite sin reducir el archivo.
• Fíjese en el cifrado, la eliminación automática y un comprobante de la descarga.
• Con archivos muy grandes ayuda una subida que continúa tras las interrupciones.