Inviare file crittografati: cosa conta davvero

Perché una normale e-mail non basta

Oggi un’e-mail è di solito protetta da una crittografia del trasporto nel percorso tra i server di posta. Questo impedisce che qualcuno legga la connessione. Sui server stessi, però, i messaggi con i loro allegati sono in genere leggibili: presso il proprio provider, presso il provider del destinatario e in tutte le copie di sicurezza. Chi ottiene accesso a una di queste caselle vede tutti gli allegati, spesso per anni.

A ciò si aggiunge che un’e-mail non si può richiamare. Un errore di battitura nell’indirizzo e i documenti finiscono nella casella sbagliata. Per i contenuti riservati serve quindi più della protezione della connessione.

Per i dati personali si aggiunge l’aspetto giuridico. Il GDPR richiede misure tecniche adeguate per proteggere i dati e cita espressamente la crittografia come esempio. Che cosa sia adeguato nel singolo caso dipende dal tipo di dati. Per dati sanitari, fascicoli del personale o documenti finanziari i requisiti sono più alti che per la bozza di un volantino.

Crittografia del trasporto e crittografia dei file

Nell’invio di file conviene distinguere due tipi di crittografia:

• La crittografia del trasporto (TLS, riconoscibile da “https”) protegge i dati solo durante il percorso. A destinazione arrivano decrittografati.
• La crittografia dei file rende illeggibile il file stesso. Resta crittografato anche quando è salvato e torna leggibile solo per il destinatario autorizzato.

Per i documenti riservati dovrebbero essere presenti entrambe. Fairsend usa entrambe: i file vengono crittografati nel suo browser con AES-256-GCM prima di lasciare il suo dispositivo e inoltre l’intera connessione è crittografata con TLS. Sui server in Germania i file si trovano solo in forma crittografata. La chiave viene salvata separatamente e anch’essa in forma crittografata.

Le strade più comuni in sintesi

Ci sono diverse possibilità di inviare file in forma crittografata. Si distinguono soprattutto per quanto lavoro comportano al destinatario:

• Archivio ZIP crittografato: con un programma di compressione crea un archivio con password e crittografia AES. Funziona bene finché il destinatario ha un programma adatto e lei trasmette la password separatamente. Faccia attenzione ad AES, la vecchia crittografia ZIP è considerata debole.
• Crittografia delle e-mail con certificati o coppie di chiavi: molto sicura, ma entrambe le parti devono averla configurata. Con i nuovi contatti spesso fallisce per questo motivo.
• Invio di file crittografato tramite link: carica il file, il destinatario apre un link nel browser. Non ha bisogno né di un programma né di un account.

Per l’uso quotidiano con clienti, assistiti o candidati il link è di solito la strada più pratica, perché il destinatario non deve configurare nulla.

Inviare password e link separatamente

Una password protegge un invio solo se non si trova nello stesso messaggio del link. La comunichi per una seconda via: al telefono, per SMS o di persona. Così non basta intercettare l’e-mail o inoltrarla per errore.

Con Fairsend protegge un invio con una password nei piani a pagamento. In alternativa, il codice e-mail richiede al download un codice monouso, che viene inviato all’indirizzo del destinatario. Così può aprire solo chi ha accesso a quella casella e lei non deve passare nessuna password.

Termini, limiti di download ed eliminazione

Quanto meno tempo un file resta disponibile, tanto più piccolo è il rischio. Fissi quindi un termine adatto all’occasione, ad esempio pochi giorni per una firma. Limiti il numero di download se il file serve a una sola persona, oppure faccia eliminare l’invio dopo il primo download.

Fairsend elimina gli invii alla scadenza del termine, automaticamente e in modo irreversibile. Non esistono un cestino né un ripristino. Nel piano gratuito un invio resta disponibile per 7 giorni e viene eliminato dopo il primo download.

Verificare chi ha ricevuto cosa

Soprattutto per documenti importanti vuole sapere se sono arrivati. Fairsend mostra per ogni invio lo stato e la avvisa appena è stato scaricato. All’avvio di un download vengono registrati data e ora, indirizzo IP e destinatario, che insieme ai checksum SHA-256 dei file formano una prova di consegna. Così può dimostrare in seguito quale file è stato scaricato e quando.

Nei piani per i team si aggiungono un registro di audit, il principio dei quattro occhi per gli invii sensibili e un blocco geografico (Geo-Lock) per i download.

Cosa la crittografia non può fare

La crittografia protegge i file durante il percorso e sul server. Non protegge da tutti i rischi. Chi ha il link ed eventualmente la password può aprire il file. Invii quindi il link solo all’indirizzo giusto e controlli gli indirizzi prima dell’invio, soprattutto con nomi simili.

Contano anche i dispositivi di entrambe le parti. Se un computer è infettato da software dannoso, la migliore crittografia nell’invio serve a poco. Mantenga aggiornati sistema operativo e browser e non salvi i documenti scaricati in cartelle pubbliche. Dopo il download il file si trova non crittografato presso il destinatario, che è responsabile della conservazione successiva.

Per team e ambiti sensibili

In studi legali, studi medici, uffici del personale o enti pubblici valgono spesso regole interne per l’invio. Sono utili allora funzioni che vanno oltre il singolo invio: un account Team condiviso con ruoli, un registro di audit che documenta chi ha inviato cosa e quando e il principio dei quattro occhi, in cui una seconda persona approva un invio. Quali obblighi valgono per i suoi dati lo chiarisca al meglio con il suo responsabile della protezione dei dati.

Lista di controllo per file riservati

• Il file viene crittografato già prima del caricamento, non solo durante il trasporto.
• Il destinatario non ha bisogno di un programma proprio né di un account.
• Password o codice monouso, la password sempre per una seconda via.
• Termine breve e download limitati, poi eliminazione automatica.
• Una prova di quando quale file è stato scaricato.