Richiedere file invece di ricevere allegati e-mail

Il problema dei documenti via e-mail

Chi ha bisogno di documenti da altri li riceve di solito via e-mail. Questo porta a difficoltà note: gli allegati sono troppo grandi e non arrivano. Le foto vengono rimpicciolite nei messenger e sono sfocate. Più file arrivano in più e-mail e alla fine manca comunque qualcosa. E i documenti riservati si trovano poi non crittografati nella sua casella.

Per i suoi clienti è spesso altrettanto faticoso. Devono scoprire come si inviano file grandi e finiscono su servizi che non conoscono e di cui non si fidano.

Dalla sua parte costa tempo: raccoglie gli allegati da diverse e-mail, chiede i documenti mancanti e salva tutto a mano. Più clienti le inviano file, più cresce il lavoro. Con i documenti riservati si aggiunge la domanda per quanto tempo restano non crittografati nella casella e chi nel team vi ha accesso.

La soluzione: un link di caricamento

Invece di aspettare un’e-mail con allegati, manda al cliente un link. Lo apre nel browser, sceglie i file o li trascina dentro e li carica. I file arrivano direttamente a lei, nel suo account Fairsend. Il cliente non ha bisogno né di un account né di un programma.

Il vantaggio: lei decide la via. I file vengono crittografati nel browser del mittente prima del caricamento e lei riceve una notifica appena è arrivato qualcosa.

Anche la dimensione non è più un problema. Foto, scansioni e video arrivano nella qualità in cui il cliente li ha registrati e non come versione rimpicciolita da un messenger. Più file finiscono insieme in un’unica pratica invece di essere sparsi in tante e-mail.

Passo dopo passo: richiedere file con Fairsend

La funzione è disponibile in ogni account, anche nel piano gratuito. La dimensione consentita dei file caricati dipende dal suo piano: fino a 5 GB nel piano gratuito, fino a 100 GB nei piani a pagamento.

• Acceda a Fairsend e apra “Richiedi file”.
• Inserisca l’indirizzo e-mail della persona da cui le servono file e scriva brevemente di che cosa ha bisogno.
• Stabilisca per quanto tempo il link di caricamento è valido e, se necessario, lo protegga con una password.
• Il cliente riceve un’e-mail con il link, lo apre e carica i file.
• Lei riceve una notifica e scarica i file dal suo account.

Quando conviene soprattutto

Un link di caricamento è pratico ovunque riceva regolarmente documenti dall’esterno:

• Consulenza fiscale e contabilità: giustificativi, estratti conto e documenti annuali dei clienti.
• Studi legali: contratti, corrispondenza e foto probatorie dei clienti.
• Uffici del personale: candidature e certificati, senza che finiscano nella casella generale.
• Broker assicurativi e amministrazioni condominiali: foto dei danni, fatture e moduli.
• Agenzie e tipografie: dati di stampa, loghi e materiale grezzo in piena qualità.
• Studi medici e centri di consulenza: referti, richieste e certificati di pazienti o assistiti.

Ricevere in modo continuativo: il modulo sul suo sito web

Se non vuole inviare un link a parte per ogni richiesta, inserisca un modulo di caricamento nel suo sito web. Con Fairsend Secure Inbox i clienti caricano i loro file in qualsiasi momento tramite la sua pagina e ogni invio arriva come pratica a sé nella sua posta in arrivo. Decide lei quali informazioni vengono richieste e adatta il modulo al suo aspetto.

Secure Inbox è incluso dal piano Premium. La singola richiesta tramite link funziona in ogni account.

Consigli per una richiesta senza intoppi

• Scriva nella richiesta quali documenti le servono esattamente, ad esempio “certificazione unica 2025 ed estratti conto da gennaio a marzo”.
• Scelga un termine che lasci al cliente tempo a sufficienza, ma che non resti aperto più a lungo del necessario.
• Annunci brevemente l’e-mail, così il link non viene scambiato per spam.
• Scarichi i file con tempestività e li salvi nel suo sistema. Fairsend è un servizio di trasferimento e non un archivio.

Sicurezza per entrambe le parti

Un link di caricamento è volutamente limitato: consente solo di caricare file verso di lei, non di vedere altri file. Scade dopo il termine da lei scelto, poi non accetta più nulla. Con una password si assicura che possa caricare solo la persona prevista, anche se l’e-mail viene inoltrata.

Anche per il cliente questa via è più sicura di un allegato. I file vengono crittografati già nel suo browser e poi non si trovano nella sua posta inviata. E non deve cercarsi da solo un servizio a cui affidare i propri documenti.

Come spiegarlo ai suoi clienti

Molti clienti non conoscono ancora i link di caricamento. Una frase nella richiesta toglie l’incertezza, ad esempio: “La preghiamo di caricare i documenti tramite il link in questa e-mail. Non serve un account, i file vengono trasferiti in forma crittografata.” Se necessario, indichi un numero di telefono per eventuali domande.

Se imposta una password, la comunichi al cliente per telefono o per SMS, non nella stessa e-mail. Per occasioni ricorrenti, ad esempio la contabilità mensile, conviene un procedimento fisso: stesso termine, stessa descrizione, stessa archiviazione dopo la ricezione.

In breve

• Un link di caricamento risparmia ai suoi clienti la ricerca di una via per file grandi o riservati.
• I file vengono crittografati nel browser e arrivano direttamente nel suo account.
• Il mittente non ha bisogno né di un account né di un programma.
• Per la ricezione continuativa tramite il proprio sito web c’è Secure Inbox dal piano Premium.