Inviare file grandi: come fare senza il limite dell’e-mail

Perché gli allegati grandi falliscono così spesso

La maggior parte dei provider e-mail limita la dimensione di un messaggio a circa da 20 a 25 MB. Sembra molto, ma spesso non basta nemmeno per qualche foto a piena risoluzione o per una presentazione lunga con video. In più, gli allegati vengono ricodificati per l’invio e diventano circa un terzo più grandi. Un file da 18 MB può quindi già superare il limite.

Anche se il suo provider consente messaggi grandi, alla fine decide la casella del destinatario. Molte aziende fissano limiti propri, spesso più bassi. L’e-mail torna indietro con un messaggio di errore, a volte solo dopo ore, oppure sparisce senza avviso in un filtro.

Gli allegati grandi appesantiscono inoltre in modo permanente entrambe le caselle. Restano nella posta inviata, nella posta in arrivo e in ogni copia di sicurezza, anche quando non servono più a nessuno.

Le soluzioni abituali e i loro punti deboli

Chi raggiunge il limite ricorre di solito a una di queste strade:

• Dividere il file in più parti e distribuirle su più e-mail: laborioso, soggetto a errori, e il destinatario deve ricomporre tutto.
• Comprimere molto o ridurre la risoluzione: il file diventa più piccolo, ma la qualità si perde. Per dati di stampa, piani o dati grezzi non è un’opzione.
• Condividere una cartella in uno spazio cloud: funziona, ma la condivisione resta spesso aperta più a lungo del necessario e poi deve riordinare lei stesso.
• Chiavetta USB o disco rigido per posta: al riparo dai limiti di dimensione, ma lento e senza una prova di chi ha ricevuto cosa e quando.

Tutte queste strade hanno in comune che richiedono tempo e lasciano aperto se il file sia arrivato.

La strada più semplice: un link invece di un allegato

Con un servizio di invio file carica il file una sola volta e manda al destinatario soltanto un link. L’e-mail resta piccola e arriva a destinazione, il destinatario scarica il file quando gli serve. La dimensione del file non conta più per l’e-mail.

Importante è che cosa succede al file dopo il caricamento. Faccia attenzione che venga salvato in forma crittografata, che sia eliminato automaticamente dopo un termine fisso e che lei possa vedere se è stato scaricato. Con Fairsend è impostato così fin dall’inizio.

Passo dopo passo con Fairsend

Così invia un file grande, anche senza account:

• Apra fairsend.de e trascini i file o un’intera cartella nel campo di caricamento.
• Inserisca l’indirizzo e-mail del destinatario oppure scelga “Crea link” se preferisce passare il link personalmente.
• Per l’invio via e-mail conferma una volta il suo indirizzo di mittente con un codice.
• Il suo browser crittografa i file e li carica. Il destinatario riceve un’e-mail con il link di download.
• Appena i file sono stati scaricati, lo vede nella panoramica degli invii e riceve una notifica.

Nel piano gratuito sono possibili file fino a 5 GB e l’invio resta disponibile per 7 giorni. I piani a pagamento consentono file fino a 100 GB, termini più lunghi e più destinatari. Per un singolo invio di grandi dimensioni c’è un pass giornaliero a 4,90 €, valido 24 ore.

Quando la connessione si interrompe

Con diversi gigabyte il caricamento richiede un po’ di tempo, da pochi minuti a un’ora e più, a seconda della linea. Per questo Fairsend divide i file in piccoli blocchi e li trasferisce su più connessioni parallele. Se la connessione cade o il portatile va in sospensione, il caricamento riprende da dove si era fermato. Non deve ricominciare da capo.

Alcuni consigli per invii molto grandi: usi, se possibile, un cavo o un Wi-Fi stabile, lasci aperta la finestra del browser e disattivi il risparmio energetico per la durata del caricamento. Non deve prima riunire tanti piccoli file in un archivio ZIP: può trascinare dentro intere cartelle.

A cosa fare attenzione con i contenuti riservati

I file grandi sono spesso anche file importanti: contratti con allegati, documenti del personale, piani o dati di pazienti. Per questi contenuti vale la pena una protezione in più. Può proteggere un invio con una password che comunica al destinatario per un’altra via, ad esempio per telefono. Può limitare il numero di download e far eliminare l’invio dopo il primo download.

Con Fairsend i file vengono crittografati con AES-256 già nel suo browser, prima di essere caricati. Sui server in Germania si trovano solo in forma crittografata, la chiave viene salvata separatamente e anch’essa in forma crittografata. Alla scadenza del termine tutto viene eliminato automaticamente e in modo irreversibile.

Più destinatari, team e invii ricorrenti

Spesso un file grande non va a una sola persona. Nei piani a pagamento inserisce più destinatari in un invio. Ognuno riceve il proprio link e per ciascuno vede singolarmente se e quando ha scaricato. È pratico quando invia documenti a un intero team di progetto o a più parti coinvolte in una pratica.

Se invia regolarmente agli stessi contatti, li salvi nella rubrica e avvii l’invio direttamente da lì. In un account Team tutti i membri vedono gli invii condivisi, i ruoli stabiliscono chi può fare cosa. I promemoria ricordano ai destinatari un invio che non hanno ancora ritirato, prima che il termine scada.

Da cosa riconosce un servizio affidabile

Quando invia file grandi, affida i suoi dati a terzi. Verifichi quindi in anticipo dove ha sede il fornitore e dove si trovano i server, se i file vengono salvati in forma crittografata ed eliminati dopo un termine e se il servizio usa pubblicità o tracciamento. Note legali chiare e un’informativa sulla privacy comprensibile sono buoni segnali. Per le aziende si aggiunge la domanda se il servizio offre funzioni per i team, ad esempio account condivisi, ruoli e un registro degli invii.

Fairsend è un servizio tedesco. I server si trovano in Germania, i dati vengono trattati secondo il GDPR e le pagine non usano cookie di tracciamento né script di analisi o pubblicitari.

In breve

• Gli allegati e-mail sono limitati a circa da 20 a 25 MB, presso il destinatario spesso ancora meno.
• Un link di download aggira il limite senza rimpicciolire il file.
• Faccia attenzione a crittografia, eliminazione automatica e a una prova del download.
• Con file molto grandi aiuta un caricamento che riprende dopo le interruzioni.