Fairsend per studi legali
Invii bozze di contratto, atti e fascicoli ai clienti in forma crittografata, con prova del download.
La situazione
Atti, bozze di contratto, procure e consultazioni di fascicoli sono coperti dal segreto professionale e spesso troppo grandi per un allegato e-mail. Se un allegato va all’indirizzo sbagliato, non si può più recuperare. Le condivisioni nelle cartelle cloud restano spesso aperte più a lungo del necessario. Allo stesso tempo deve essere possibile ricostruire quando un cliente ha effettivamente scaricato i documenti.
Come aiuta Fairsend
Prova di consegna
Vede quando il suo invio è stato scaricato. Dopo il download completo vengono salvati come valore di controllo l’orario, il destinatario e i checksum SHA-256 dei file.
Protezione con password per documenti particolarmente riservati da Premium
Protegga un invio con una password che comunica separatamente dal link.
Codice per il destinatario via e-mail da Premium
Il cliente conferma il proprio indirizzo prima del download con un codice inviato a quell’indirizzo. Un link inoltrato non basta quindi per scaricare.
Approvazione secondo il principio dei quattro occhi da Team
Una seconda persona del team approva l’invio prima della consegna. È utile per gli atti che devono essere controllati ancora una volta prima dell’invio.
Componente aggiuntivo per Outlook da Team
Carica i file direttamente da Outlook, riprende gli allegati esistenti e inserisce il link di download nell’e-mail.
Scadenza personalizzata da Premium
Decide lei per quanto tempo il link resta valido. Poi i file vengono eliminati automaticamente.
Esempio di utilizzo: Secure Inbox
I clienti caricano documenti con il numero di pratica tramite il sito del Suo studio legale. Nella posta in arrivo trova ogni invio per numero di pratica, nome o mittente.
Piano adatto
Team
49,00 € / mese
oppure 490,00 € all’anno
- Fino a 100 GB per invio
- Disponibile fino a 365 giorni
Team offre approvazione secondo il principio dei quattro occhi, audit log, il componente aggiuntivo per Outlook e più postazioni per lo studio.
Lavorare in team
Crea un team, invita colleghi e colleghe via e-mail e assegna i ruoli. Proprietari e amministratori vedono tutti gli invii del team e possono rendere obbligatori per tutto lo studio protezione con password, codice per il destinatario o approvazione secondo il principio dei quattro occhi. L’audit log registra le azioni rilevanti per la sicurezza nel team.
Come funzionano nel dettaglio crittografia, archiviazione e cancellazione è spiegato nella pagina Sicurezza.
Domande frequenti
Fairsend sostituisce il processo telematico o i canali ufficiali verso i tribunali?
No. Fairsend è un servizio per l’invio di file. Per la comunicazione con i tribunali continui a usare i canali previsti. Fairsend è pensato per lo scambio con clienti e partner, ad esempio per documenti voluminosi.
Come comunico la password ai clienti?
Meglio su un canale diverso da quello del link, ad esempio per telefono o durante un appuntamento. La protezione con password è disponibile da Premium. Una password persa non può essere ripristinata, e dovrà quindi inviare di nuovo i documenti.
Cosa mostra la prova di consegna?
Mostra quando quale destinatario ha scaricato tutto, da quale indirizzo IP, insieme ai checksum SHA-256 dei file. È un’indicazione tecnica. Come valutarla nel caso concreto lo decide lei.
Chi può approvare nell’approvazione secondo il principio dei quattro occhi?
Possono approvare proprietari e amministratori del team, non il mittente stesso. L’approvazione è possibile solo per l’invio via e-mail, non per un semplice link.
Il piano Free basta per singoli invii?
Per un singolo invio a un destinatario sì. Nel piano Free un invio può essere scaricato una sola volta per intero, poi i file vengono eliminati. Protezione con password e scadenze personalizzate sono disponibili da Premium.
Come mi inviano i documenti i clienti?
Crea un link di caricamento e lo invia al cliente. Il cliente carica i file in forma crittografata e non ha bisogno di un account. Ogni link di caricamento funziona una sola volta. Da Premium lo protegge con una password.
Approvazione e codice per il destinatario valgono anche nel componente aggiuntivo per Outlook?
No. Il componente aggiuntivo inserisce un link di download nella sua e-mail. Approvazione secondo il principio dei quattro occhi e codice per il destinatario valgono per l’invio via e-mail tramite Fairsend. Una password può impostarla anche nel componente aggiuntivo.