Pedir ficheiros em vez de anexo de e-mail

O problema dos documentos por e-mail

Quem precisa de documentos de outras pessoas recebe-os normalmente por e-mail. Isso traz dificuldades conhecidas: os anexos são demasiado grandes e não chegam. As fotografias são reduzidas nas aplicações de mensagens e ficam desfocadas. Vários ficheiros chegam em vários e-mails e, no fim, falta sempre qualquer coisa. E os documentos confidenciais ficam depois sem encriptação na sua caixa de correio.

Para os seus clientes, é muitas vezes igualmente trabalhoso. Têm de descobrir como se enviam ficheiros grandes e acabam em serviços que não conhecem e em que não confiam.

Do seu lado, isto custa tempo: junta anexos de vários e-mails, pede os documentos em falta e guarda tudo à mão. Quantos mais clientes lhe enviam ficheiros, maior é o esforço. Nos documentos confidenciais, acresce saber durante quanto tempo ficam sem encriptação na caixa de correio e quem na equipa tem acesso.

A solução: um link de carregamento

Em vez de esperar por um e-mail com anexos, envia um link ao seu cliente. Ele abre-o no navegador, escolhe os ficheiros ou arrasta-os e carrega-os. Os ficheiros chegam diretamente a si, à sua conta Fairsend. O seu cliente não precisa de conta nem de programa para isso.

A vantagem: é você que decide o caminho. Os ficheiros são encriptados no navegador do remetente antes de serem carregados e recebe um aviso assim que chegar alguma coisa.

O tamanho também deixa de ser um tema. Fotografias, digitalizações e vídeos chegam na qualidade em que o seu cliente os gravou, e não como versão reduzida de uma aplicação de mensagens. Vários ficheiros chegam reunidos num só processo, em vez de dispersos por muitos e-mails.

Passo a passo: pedir ficheiros com o Fairsend

A funcionalidade está disponível em todas as contas, também no plano gratuito. O tamanho dos ficheiros carregados depende do seu plano: até 5 GB no plano gratuito, até 100 GB nos planos pagos.

• Inicie sessão no Fairsend e abra “Pedir ficheiros”.
• Introduza o endereço de e-mail da pessoa de quem precisa de ficheiros e escreva brevemente o que necessita.
• Defina durante quanto tempo o link de carregamento é válido e, se necessário, proteja-o com uma palavra-passe.
• O seu cliente recebe um e-mail com o link, abre-o e carrega os ficheiros.
• É avisado e descarrega os ficheiros a partir da sua conta.

Quando compensa especialmente

Um link de carregamento é prático em todo o lado onde recebe regularmente documentos do exterior:

• Consultoria fiscal e contabilidade: comprovativos, extratos bancários e documentos anuais dos clientes.
• Escritórios de advogados: contratos, correspondência e fotografias de prova dos mandantes.
• Departamentos de pessoal: candidaturas e comprovativos, sem que acabem na caixa de correio geral.
• Mediadores de seguros e administradores de condomínios: fotografias de danos, faturas e formulários.
• Agências e gráficas: dados de impressão, logótipos e material em bruto em qualidade total.
• Consultórios e serviços de aconselhamento: relatórios, pedidos e comprovativos de doentes ou clientes.

Receber de forma permanente: o formulário no seu site

Se não quiser enviar um link próprio por cada pedido, integre um formulário de carregamento no seu site. Com o Fairsend Secure Inbox, os clientes carregam os seus ficheiros a qualquer momento através da sua página, e cada envio chega como processo próprio à sua caixa de entrada. Define quais os dados pedidos e adapta o formulário ao seu aspeto.

O Secure Inbox está incluído a partir do plano Premium. O pedido individual por link funciona em todas as contas.

Sugestões para um pedido sem problemas

• Escreva no pedido que documentos precisa exatamente, por exemplo “declaração de rendimentos de 2025 e extratos bancários de janeiro a março”.
• Escolha um prazo que dê tempo suficiente ao cliente, mas que não fique aberto mais tempo do que o necessário.
• Anuncie o e-mail brevemente, para que o link não seja tomado por spam.
• Descarregue os ficheiros depressa e guarde-os no seu próprio sistema. O Fairsend é um serviço de transferência e não um arquivo.

Segurança para ambos os lados

Um link de carregamento é propositadamente limitado: só permite carregar para si, não ver outros ficheiros. Expira no prazo que definir e depois já não aceita nada. Com uma palavra-passe, garante que só a pessoa pretendida pode carregar, mesmo que o e-mail seja reencaminhado.

Para o seu cliente, o caminho também é mais seguro do que um anexo. Os ficheiros são encriptados já no seu navegador e depois não ficam na pasta “Enviados”. E não tem de procurar sozinho um serviço a quem confiar os seus documentos.

Como o explicar aos seus clientes

Muitos clientes ainda não conhecem links de carregamento. Uma frase no pedido tira a incerteza, por exemplo: “Carregue os documentos através do link neste e-mail. Não precisa de conta para isso, os ficheiros são transmitidos encriptados.” Indique, se necessário, um número de telefone para esclarecimentos.

Se definir uma palavra-passe, comunique-a ao cliente por telefone ou por SMS, e não no mesmo e-mail. Em situações recorrentes, como a contabilidade mensal, compensa um procedimento fixo: o mesmo prazo, a mesma descrição, o mesmo arquivo após a receção.

Em resumo

• Um link de carregamento poupa aos seus clientes a procura de uma forma de enviar ficheiros grandes ou confidenciais.
• Os ficheiros são encriptados no navegador e chegam diretamente à sua conta.
• O remetente não precisa de conta nem de programa.
• Para a receção permanente através do próprio site, existe o Secure Inbox a partir do Premium.